Электронный документооборот с налоговой: преимущества взаимодействия

Содержание:

Регламенты ЭДО
Преимущества ЭДО с ФНС
Алгоритм взаимодействия с ФНС
Выводы

Взаимодействие налогоплательщиков и фискальных органов – регламентированный по форме, способам и срокам процесс. Любое выявленное налоговиками несоответствие на бумажном носителе может приравниваться к непредставлению отчетности с привлечением к административной ответственности в виде штрафных санкций. Электронный обмен исключает неактуальность представляемых печатных бланков, сокращает количество допускаемых ошибок и неточностей, а также гарантирует доставку адресату и защиту от несанкционированного доступа.

Регламенты ЭДО

Налоговое законодательство предоставляет хозяйствующим субъектам право выбора формата предоставления деклараций и расчетов авансовых платежей (п. 1 ст. 80 НК РФ). Поскольку электронный документооборот с налоговой службой считается юридически значимым, то при выборе данного способа взаимодействия обмен должен осуществляться с наложением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП):

по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через внешних операторов ЭДО, обеспечивающих функциональность автоматической генерации документации в форматы, утверждаемые и периодически обновляемые ФНС;

при помощи настроенной системы электронного документооборота (СЭД), способной работать в формате XML или имеющей возможность создать механизмы интеграции с программными продуктами и сервисами налоговых органов.

Ежегодно на законодательном уровне увеличивается перечень отчетов и компаний, обязанных переходить на электронный способ взаимодействия с ФНС. В числе последних новшеств, касающихся юридических лиц – обязанность представления бухгалтерской отчетности в электронном виде на новый информационный ресурс с 01.01.2020 года.

Плательщики НДС обязаны представлять декларации, а также пояснения и сопутствующие учетные регистры (книги покупок и продаж, журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур) в цифровом формате. При этом процедура выставления счетов-фактур продавцом для получения права на вычет по НДС покупателем предусматривает взаимодействие через оператора (п. 1 ст. 169 НК РФ, Приказ Минфина России от 05.02.2021 года № 14н).

Регламенты ЭДО – это разработанные методические рекомендации по организации документального обмена с налоговым органом. Обновленный порядок взаимодействия, утвержденный приказом ФНС РФ № ЕД-7-2/448@ от 16.07.2020 года, прописал:

последовательность документооборота;

применяемые программные продукты участниками информационного взаимодействия;

спектр делегируемых полномочий;

обязанность по обеспечению средствами криптографической защиты.

Действие организационно-распорядительного акта распространяется на текущие декларации и расчеты, а также на предоставление документов по требованию налоговиков. Перед внедрением ЭДО с ФНС налогоплательщику целесообразно внести корректировки в учетную политику и сформировать круг лиц, доступных к взаимодействию в системе.

Преимущества ЭДО с ФНС

В переходе на электронный документооборот заинтересованы как представители ФНС, так и налогоплательщики, предпочитающие обоюдно перевести «общение» в цифровой формат. Взаимодействие в электронной форме дает ряд преимуществ хозяйствующим субъектам, включая:

Ускорение документооборота. По каждому представленному отчету налогоплательщик может отслеживать статус и своевременно получать уведомления о необходимости редактирования. Если ФНС направила извещение о вводе, то помимо принятия это означает отражение информации в лицевом счете. Компания или ИП, желающие произвести сверку расчетов по конкретному налогу, могут иметь уверенность во включении в формуляр результирующих показателей.

Экономию временных и финансовых ресурсов. Ответственное лицо вправе выбирать удобное время суток для взаимодействия без привязки к интервалу работы подразделения налоговой службы. Налогоплательщик автоматически освобождается от необходимости простаивания в очередях, растущих в геометрической прогрессии по мере приближения предельного срока сдачи. Дополнительные сложности возникают у холдингов, обязанных направлять отчетность в ФНС по месту расположения и регистрации филиалов или представительств, что требует расходов на срочную доставку в структурное подразделение или почтовую пересылку в территориальный налоговый орган.

Сокращение количества ошибок с необходимостью внесения корректировок. Электронный документооборот с ФНС проходит автоматическую проверку, касающуюся корректности заполнения отчетных форм и систематических обновлений программами операторов. Косметические изменения печатного бланка считаются основанием для отказа в принятии отчета на бумажном носителе. Так замена утверждающего нормативно-правового акта, указанного в «шапке» документа, даже не коснувшаяся заполнения измененных приложений для компании приводит к непринятию.

Защиту от утери. Электронный документ направляется для обработки на предусмотренный сервис, а бумажный носитель может «затеряться в лабиринтах» налогового органа. В выигрышной ситуации оказывается налогоплательщик, заручившийся отметкой подразделения ФНС о получении отчета, иначе субъекту хозяйствования грозят финансовые санкции за непредставление отчетности в предусмотренный законодательством срок.

Переход в электронный формат защищает документы компании от несанкционированного изучения сторонними лицами и ликвидирует возникновение ненужных вопросов у представителей ФНС. Например, отправка требований налогоплательщику по почте при несовпадении юридического адреса с фактическим местом осуществления деятельности способствует попаданию субъекта предпринимательства под пристальный налоговый контроль. Налоговики могут проводить проверку адреса на массовость и детально изучать показатели отчетности, особенно при невыполнении установленных нормативов налоговой нагрузки.

Алгоритм взаимодействия с ФНС

Представление отчетности в электронном формате через оператора ЭДО осуществляется по отработанной схеме, где каждому участнику делегированы полномочия и предусмотрена зона ответственности. Механизм трехстороннего взаимодействия предусматривает четкую последовательность операций с формированием документального поэтапного подтверждения, включающего:

1. Отправку отчетного документа налогоплательщиком в ФНС. Сформированный первичный документ, скрепленный УКЭП адресанта, шифруется и направляется адресату. Далее фигуранты действуют по алгоритму:

посредник (оператор ЭДО) формирует подтверждение даты отправки в момент получения документа с одновременным направлением обоим участникам;

получатели (налогоплательщик и налоговый орган) автоматически подписывают извещение, подтверждающее получение даты отправки, с параллельной отсылкой оператору.

2. Подтверждение факта поступления отчетного документа на сервер ФНС. Через посредника производится автоматическая отсылка сформированного документального приложения налоговой службой налогоплательщику в зависимости от промежуточного итога:

извещение о получение первичного документа, означающего расшифровку отчета на входе и продолжение документооборота;

сообщение об ошибке, свидетельствующее о некорректности зашифрованных данных, прекращении обмена документами и необходимости организации нового ЭДО С ФНС после внесения исправлений.

3. Промежуточный результат взаимодействия по факту подачи отчетности. В зависимости от «ответной реакции» форматно-логического контроля налогового органа на представленный документ через оператора ЭДО налогоплательщику направляется:

квитанция о приеме, подтверждающая факт выполнения обязательства по представлению отчетности, но не означающая принятие отчета налоговиками;

уведомление об отказе, свидетельствующее об отклонении отчетного документа с указанием причин и необходимости повтора отправки после внесения корректировок.

4. Окончательный результат обработки представленного документа в ФНС. В зависимости от появления либо отсутствия вопросов у инспекторов, осуществляющих ввод данных, налоговый орган в аналогичном порядке через посредника направляет налогоплательщику:

извещение о вводе, свидетельствующее о принятии отчета и переносе указанных сведений в информационные ресурсы системы в разрезе лицевого счета;

уведомление об уточнении, содержащее нефундаментальное несогласие, требующее представления пояснений либо направления корректирующего отчета с внесением соответствующих исправлений.

Выводы

Полный цикл электронного документооборота с налоговой инспекцией при автоматическом функционировании приемного комплекса по одному отчету не может превышать трех банковских дней. При этом время регламентируется по каждому этапу для всех сторон-участников. Посредническая миссия оператора ЭДО заключается не только в создании площадки для электронного обмена, но и в контроле взаимодействия между фискальным органом и налогоплательщикам по срокам и этапам.

Поскольку принятие отчета налоговиками отнюдь не означает согласие с декларируемыми показателями, проводимая впоследствии камеральная проверка может спровоцировать выездную. Проверяемая компания обязана обеспечить доступ инспектору ко всем участвующим в формировании результирующих показателей документам, включая созданные в электронной форме. Поэтому при выборе программного продукта, механизма взаимодействия и СЭД важно учитывать систему безопасности, позволяющую оградить контролера от просмотра ненужной информации и обеспечить законную защиту конфиденциальных сведений.