СЭД (программа документооборота) - что это?

Система документооборота СЭД – платформа для создания, хранения и обмена электронными документами, которая помогает бизнесу работать быстрее и точнее.

Организация работы с документами на предприятии требует четкости, порядка и исполнения принятых решений. Даже отлаженный процесс, включающая все этапы работы с документами от момента их получения, регистрации, нанесения резолюции, до момента исполнения, контроля и отчета, может дать сбой. Причиной тому служит человеческий фактор со всеми вытекающими последствиями. Поэтому руководство предприятия стремится автоматизировать процессы управления документами, сократив участие в них сотрудников. Повысить эффективность управления помогает система электронного документооборота.

Потерянные файлы, сорванные сроки согласования и бумажный хаос – всё это снижает эффективность компании. СЭД переводит процессы в цифровой формат и устраняет эти проблемы.

В этой статье вы подробнее узнаете о том, что такое СЭД и зачем она нужна бизнесу, как устроена система изнутри и какие задачи берёт на себя, через какие этапы проходит внедрение и каких ошибок важно избежать – а также как выбрать решение, которое подойдёт именно вашей компании.

Что такое система электронного документооборота: понятия, принципы

Электронные документы, циркулирующие в СЭД имеют те же реквизиты, что и бумажные аналоги. Этапы работы с ними отвечают существующей в организации системе исполнения управленческих решений с учетом структуры предприятия и ее организационно-правовой формы.

Существующие сегодня информационные системы включают опцию автоматизации управленческих решений, когда устное поручение руководителя, данное на совещаниях, встречах, выездных мероприятиях, учитывается в системе и проходит весь полный цикл, завершая отчетом исполнителя по данной резолюции и утверждением руководителя отчета этого сотрудника.

Основными принципами использования программы СЭД являются:

Как возникла? История развития

Идеей усовершенствования процессов управления документами задумались в России в 80-х годах прошлого столетия. Первые системы предполагали автоматизацию только рабочего места секретаря и были внедрены в госструктурах и на крупных производственных предприятиях.

Стоимость производственных систем была высока, поэтому электронный документооборот применялся на предприятиях, где исключение бумажной обработки могло обеспечить значительную экономию.

В конце 90-х годов российский IT-рынок предлагал системы, адаптирующиеся под организационную структуру предприятия, его документопотоки и специфику системы управления.

Первой нормативной и методической базой учета электронных документов стало Положение архивного фонда России об оценке экспертизы ценности подобных документов. В 1996 году разработана Инструкция о хранении документов, созданных средствами вычислительной техники. Быстрый старт процессам автоматизации дал федеральный закон об электронной цифровой подписи 2002 года, определивший юридическую значимость электронного документа, как цифрового аналога бумажного.

Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.

Какие функции выполняет СЭД

Задачей СЭДа является управление документопотоками. В зависимости от информационной системы выделяют следующие функции:

В программе СЭД доступен многоступенчатый контроль исполнения решений руководства:

• присвоение документу статуса «на контроле»;
• добавление текста резолюции, установка сроков;
• направление документа назначенному сотруднику;
• промежуточный контроль, координация выполнения;
• обзор документов, поручений с завершенными сроками;
• присвоение документу статуса «выполнено»;
• построение отчетов о своевременности выполнения поставленных задач;
• обобщение результатов проверки.

Нормативные акты и стандарты электронного документооборота

Требования к электронным документам содержат порядка 20 Федеральных законов и государственных стандартов, основные из них:

В зависимости от организационно-правовой формы предприятия или учреждения существует ряд ведомственных подзаконных актов, регулирующих процессы использования ЭЦП для работы с утвержденными формами документов (первичные учетные документы, налоговая отчетность, банковская документация).

Следует также учитывать нормативные акты субъектов, на территории которых действует предприятие, а также Примерные (Типовые) Инструкции по делопроизводству, на основе которых разрабатывается инструкция по делопроизводству компании, содержащая все тонкости работы с электронными документами.

Кроме Инструкции при переходе предприятия на работу в СЭД руководителю необходимо издать приказ (распоряжение, постановление) об утверждении порядка работы в системе электронного документооборота, который установит общие правила работы, разграничит права пользователей – участников системы, а главное – обяжет всех сотрудников работать в системе и нести за это ответственность.

На стадии внедрения можно утвердить временный Порядок работы с электронными документами в информационной системе, описывая существующие управленческие функции с учетом их автоматизации. После обучения сотрудников и отладки работы системы, изменения можно внести в действующую Инструкцию.

Полностью уйти от бумажных документов не получится, ведь если таковой поступит в организацию, для введения в систему его необходимо оцифровать, а оригинал сохранить. Кроме того, по силе привычки многие сотрудники будут дублировать документ на бумаге и сохранять резервные копии.

Плюсы и минусы использования электронного документооборота

Причины перехода компании на электронную систему обмена документами могут быть технические и экономические. Среди них:

Что входит в систему электронного документооборота

Виды систем зависят от задач, на решение которых они нацелены, и от объекта – участника системы. Разделяют системы на управление документопотоками внутри организации (внутренние) и между организациями (внешние). Первые используется для взаимоотношений руководства с сотрудниками, вторые – для хозяйствующих субъектов, например, поставщик – заказчик, исполнитель-заказчик.

По сфере деятельности информационные системы классифицируют на:

• общее делопроизводство в его классическом понимании (регистрация входящей-исходящей корреспонденции, внутренних документов, организационно-распорядительные документы, исполнение поручений);
• управленческие системы (создание распорядительных документов, согласование, визирование, рассылка, а также подготовка заседаний, совещаний, информационных встреч от повестки дня до подготовки протоколов);
• кадровые системы (позволяют вести все утвержденные формы кадрового делопроизводства);
• системы архивации данных (формирование архивного фонда, подготовка описей архивных дел постоянного и временного хранения, актов уничтожения дел и экспертизы ценности документов).

Как выбрать систему?

Рынок СЭД предлагает десятки решений, и выбрать подходящее непросто. Вот конкретные критерии, на которые стоит ориентироваться.

• Соответствие задачам бизнеса. Определите, какие процессы нужно автоматизировать в первую очередь: согласование договоров, входящая корреспонденция, внутренние приказы. Система должна закрывать именно ваши «узкие места», а не набор абстрактных функций.
• Масштабируемость. Убедитесь, что система выдержит рост компании: увеличение числа пользователей, документов, подразделений. Переезд на другую платформу через год обойдётся дороже, чем правильный выбор с самого начала.
• Интеграции. Проверьте совместимость с инструментами, которые уже используются в компании: 1С, CRM, ERP. Наличие открытого API – дополнительный плюс, особенно если планируется кастомная доработка.
• Удобство интерфейса. Чем проще интерфейс – тем меньше времени на обучение и тем выше шанс, что сотрудники действительно будут работать в системе, а не саботировать переход.
• Гибкость настройки. Система должна адаптироваться под ваши процессы, а не наоборот. Проверьте, можно ли настроить маршруты согласования, типы документов и права доступа без участия разработчиков.
• Стоимость владения. Считайте не только цену лицензии, но и затраты на внедрение, обучение и техническую поддержку. Иногда дешёвое решение на старте оказывается самым дорогим в эксплуатации.
• Поддержка и развитие. Уточните, как часто выходят обновления, есть ли техподдержка на русском языке и насколько быстро реагирует вендор на обращения. Особенно это важно в первые месяцы после запуска.

Как проходит внедрение системы электронного документооборота

Внедрение СЭД – это не просто установка программы. Это последовательный процесс, который затрагивает людей, процессы и технологии. Вот как он выглядит на практике.

1. Анализ текущих процессов. Прежде чем что-то менять, важно разобраться в том, что есть сейчас: какие документы циркулируют в компании, как они согласуются, кто за что отвечает и где регулярно возникают задержки или потери. Этот этап закладывает фундамент для всего остального.
2. Настройка системы. На основе анализа выстраиваются маршруты согласования, прописываются роли и права пользователей, создаются шаблоны документов под реальные задачи компании.
3. Интеграции. СЭД подключается к другим инструментам, с которыми работает команда – например, CRM. Это позволяет избежать дублирования данных и выстроить единое рабочее пространство.
4. Обучение сотрудников. Даже удобная система не заработает, если люди не понимают, как с ней работать. На этом этапе проводится обучение базовым функциям, прописываются регламенты и организуется поддержка на первое время.
5. Запуск и сопровождение. Система запускается в тестовом режиме, собирается обратная связь, вносятся корректировки. После финального запуска важно сохранить канал поддержки – особенно в первые месяцы.

Полный цикл внедрения занимает от 2 недель до 3 месяцев в зависимости от размера компании и сложности процессов. При этом необязательно автоматизировать всё сразу – СЭД можно внедрять поэтапно, начиная с наиболее проблемных участков и постепенно расширяя охват.

Проблемы при внедрении электронного документооборота и пути их решения

Переход от бумажного документооборота к электронному — важный шаг в цифровой трансформации компании. Однако здесь можно столкнуться с рядом сложностей подобной автоматизации. Рассмотрим ключевые проблемы и способы их преодоления.

Сопротивление сотрудников

Персонал, привыкший работать с бумажными документами, часто скептически воспринимает изменения. Зачастую людьми руководит страх перед новым программным обеспечением. А также непонимание преимуществ электронного обмена. Либо просто нежелание менять привычный процесс.

Чтобы успешно внедрить электронный документооборот, важно плавно адаптировать персонал к изменениям. Начать следует с поэтапного обучения. Сотрудникам следует наглядно продемонстрировать преимущества нового сервиса. Например, можно сравнить, сколько времени занимает обмен бумажными документами с контрагентами. А также, как быстро это происходит в цифровом формате и насколько это реальная помощь.

Технические ограничения

Устаревшие программы часто не поддерживают интеграцию с новыми сервисами. Это тормозит процесс цифровизации.

Оптимальным решением станет выбор СЭД с гибкими настройками. Ее можно адаптировать под специфику работы организации. Такой подход позволит учесть все бизнес-процессы и обеспечить плавный переход без потери данных.

Юридические нюансы

Не все документы можно перевести в цифровой формат. Например, нотариально заверенные бумаги или некоторые виды договоров требуют оригиналов. Кроме того, не все контрагенты готовы подписывать файлы электронной подписью.

Решение:

Настройка и внедрение системы электронного документооборота

Технически грамотное внедрение — это половина успеха. Даже удобная и функциональная СЭД не будет работать стабильно, если неправильно настроена инфраструктура. Ниже разберём ключевые технические этапы, с которых начинается полноценный запуск системы.

Установка программного обеспечения на сервер

Тип серверного компьютера, операционная система и оперативная память должны обеспечивать возможность установки пользователей, работающих с ним, и объем обрабатываемой информации. В территориально-удаленном подразделении должен функционировать, по крайней мере, один отдельный сервер. Для работы серверов рекомендуется использовать выделенные каналы.

Для обеспечения надежности системы для серверного компьютера применяют средства резервного копирования, а также использование RAID-массива.

Некоторые системы устанавливаются как на физический, так и на виртуальный сервер.

Настройка с учетом структуры предприятия

Подключение к системе обязательных участников программы СЭД, прописывание прав доступа и полномочий пользователей с учетом подчиненности, выделение филиалов, подразделений.

Настройка с учетом существующей схемы документооборота

Введение в систему электронных форм действующих документов, образцов и шаблонов, маршрутов движения документопотоков, правил регистрации и списания в архив.

Параллельно с технической настройкой СЭД руководство предприятия издает документ, регламентирующий процесс внедрения. В нем должен быть назначен сотрудник, ответственный за:

Изменения потребуют и существующие нормативные документы компании, регламентирующие работу с документами. В каждое из них необходимо внести изменения с учетом перехода предприятия на безбумажную форму работы.

Когда все будет готово: программа установлена, отлажена, переход нормативно обеспечен, права пользователей установлены, а персонал обучен, руководитель компании проводит общее собрание, на котором объявляет о новой форме работы с конкретной даты. Никаких возвратов на прежнюю форму работу в связи с трудностями перехода быть не должно. Решение принимается один раз и бесповоротно. Установленная дата облегчит поиск документов. К примеру, входящие документы, поступившие после даты внедрения, находятся в базе данных новой СЭД.

После наступает период адаптации, который неодинаков на разных предприятиях. В это время нужно быть готовым к трудностям перехода, снижению скорости подготовки документов, нежеланием некоторых сотрудников работать по новым правилам, дублированию электронных документов на бумаге. Это нормальный процесс, на который нужно дать время и набраться терпения.

Трудности внедрения или к чему быть готовым

Трудность первая. Любое нововведение встречает протест. Не все разделяют прогрессивное мышление руководства. Нужно быть готовым к сопротивлению. Настроить коллектив на нужный лад работы позволит воля руководителя, который должен объяснить конкретные причины внедрения, преимущества и ожидаемые результаты.

Трудность вторая. Процесс освоения у всех разный в силу возрастных и психологических причин. Пусть первые основы работы в новой системе объяснит сотрудник предприятия, ответственный за делопроизводство, на общем собрании в присутствии руководства. Если коллектив большой, можно поделить его на группы для лучшей управляемости.

Трудность третья. Особенно трудно приживается СЭД в организациях, где нечеткие схемы управления бизнес-процессами, ломаная структура и искажены документопотоки. Электронный документооборот строится на рабочих схемах управления документами. Поэтому, если нет порядка на бумаге, нет понимания структуры у руководства, а люди меняются как перчатки, внедренная система не повысит эффективность работы, а лишь повторит существующий хаос.

В этом случае организовывать документооборот надо начинать с наиболее стабильных и постоянных структурных подразделений. В последующем наращиванием функционала в процессе эксплуатации.

Оценка эффективности от внедрения СЭД

Оценить результаты от внедрения программы СЭД будет возможно через год. Эффективность будет экономическая от снижения затрат на бумагу и сопутствующие материалы, высвобождение времени сотрудников на передачу информации, перераспределение функций работников, в чьи обязанности входила отправка писем и подготовка дел к сдаче в архив.

Наиболее показательным будет косвенный эффект от внедрения: легкая управляемость, ускорение бизнес-процессов, повышение контроля и исполнения документов, одномоментное снятие любых статистических данных, облегченный поиск документов и абсолютная прозрачность деятельности персонала.

Как не допустить провала внедрения СЭД

Часто задаваемые вопросы о СЭД

Чем СЭД отличается от обычного хранилища документов? 

Хранилище – это просто папка с файлами. СЭД – полноценный инструмент управления: документы здесь создаются, согласуются, подписываются, контролируются и отправляются в архив по настроенным маршрутам. Всё это с фиксацией сроков и ответственных.

Подходит ли СЭД для малого бизнеса? 

Да. Современные системы масштабируются под размер компании. Малому бизнесу не нужен весь функционал крупного предприятия – достаточно начать с базовых процессов: согласование договоров, входящая корреспонденция, внутренние поручения.

Обязательна ли электронная подпись для работы в СЭД? 

Для внутреннего документооборота – нет. ЭЦП нужна, когда документ имеет юридическую силу за пределами компании: внешние договоры, отчётность, взаимодействие с контрагентами.

Сколько времени занимает внедрение? 

От 2 недель до 3 месяцев в зависимости от размера компании и сложности процессов. При поэтапном подходе первые результаты заметны уже через месяц.

Что будет с бумажными документами после перехода на СЭД? 

Полностью отказаться от бумаги не получится – часть документов по закону требует оригиналов. Бумажные документы сканируются и вводятся в систему, оригиналы хранятся в архиве.