Управление эффективностью сотрудников в СЭД

Если все сотрудники компании будут вовремя выполнять поручения, фирма быстрее достигнет поставленных целей по выпуску/реализации продукции, оказанию услуг. Но оценивая эффективность лишь по итогам квартала, полугодия или года получится только констатировать факт, что удалось сделать, а что нет. Найти причину, из-за которой стопорится процесс и вовремя реорганизовать ситуацию поможет система СЭД.

Как СЭД помогает управлять эффективностью?

Система электронного документооборота (СЭД) - это программа, установленная на всех рабочих компьютерах. Она создает внутреннюю сеть для быстрой отправки приказов, распоряжений, служебных записок, постановлений. Позволяет экономить время при распределении документации между работниками, доставке бумаг, согласовании. Если установить софт на смартфоне, управлять организацией получится из любого места на ходу.

Программа электронного документооборота (ЭДО) имеет вид почтового агента. На экране доступен функционал для создания и отправки документов. Есть быстрый выбор адресата, возможна массовая или персональная рассылка. При помощи ЭДО можно ставить задачи всему отделению или нескольким руководителям. Затем программа помогает контролировать время ознакомления получателя с документом, последующую передачу, момент завершения проекта.

Благодаря СЭД процесс работы над постановлениями, общие сроки, затраченное время на каждом этапе каждым работником - все это становится прозрачным. Руководитель видит работу отдельных подразделений, каждого члена команды, что позволяет оценивать эффективность. Благодаря СЭД можно вовремя найти слабое место компании, из-за которого стопорятся остальные процессы. Это позволит изменить структуру, добавить помощников или перенаправить проекты, чтобы все выполнялось своевременно.

Инструменты для анализа эффективности

Для управления эффективностью фирмы в СЭД внедрены различные инструменты. Одни из них позволяют ставить количественные цели для подчиненных (сумму продаж, объем и пр.). Другие - созданы для контроля времени выполнения, оценки объема завершенных проектов за выделенный период.

Постановка целей

Функционал постановки целей реализован для всех работников - от руководителей до простых служащих. Это позволяет определить приоритеты, каскадно спланировать работу, увидеть результат. По итогам можно запустить сравнительный анализ за квартал, 6 месяцев, год, чтобы скорректировать стратегию.

Анализ исполнительской дисциплины

Инструмент показывает процент выполненных вовремя заданий. Показатель 90% и выше считается отличным. Хорошее значение - более 70%. Если система показывает 50%, значит:

Детальный разбор исполнительской дисциплины позволяет посмотреть картину по каждому отдельному сотруднику. Статистика показывает, какие именно задания не выполнены в срок. Тогда можно вызвать этого специалиста, обсудить, что ему помешало (забывание, непонимание сути задачи, незнание, как ее выполнить, неумение пользоваться системой и т. д.). Это поможет спланировать дальнейшие организационные меры.

Анализ загрузки

Инструмент показывает уровень загрузки людей. В нем по каждому работнику можно вывести количество заданий на исполнении, объем уже готовых проектов, число просроченных. Демонстрируется динамика - как часто сотрудник получает задачи в одно и то же время (приходит сразу по 5-10 проектов). Анализ помогает выявить перегруженных работников, которые физически не успевают все подготовить. Тогда можно оптимизировать процессы компании:

Анализ процессов

Кроме анализа загруженности сотрудников, существуют инструменты в системе СЭД, способные вывести статистику по процессам. Анализ помогает разобраться, какие задачи чаще всего вызывают трудности, задержки, кто ответственный за процесс. Затем можно организовать ведение дел по-другому. Например, сократить количество согласований. Поручить ряд дел непосредственно тем, кто должен определять содержание документов, а не их помощникам, которые вынуждены ждать текст по несколько дней.

Заключение

Система электронного документооборота удобна тем, что эту статистику можно вывести наглядно в виде графика с цветными линиями. Последние демонстрируют динамику выполнения заданий. Приближение к красной черте показывает окончание сроков. Тогда можно заблаговременно поинтересоваться, успеет ли сотрудник, предупредив просрочивание задачи.

Возможна статистика в виде круга, где цветными долями отображается количество выполненных вовремя, находящихся на исполнении и просроченных заданий. Она поможет быстро оценить общую эффективность.

При помощи доработки компьютерного кода возможно улучшение инструментов электронного документооборота под индивидуальные потребности компании. Визуализация протекающих процессов в виде графиков, сводных столбцов, диаграмм, цветных разделов помогает быстро сориентироваться. Благодаря этим функциям ЭДО множество скрытой информации об эффективности становится прозрачной, что помогает лучше организовать работу фирмы.