Диаграмма Ганта - это планировщик выполнения работ по проекту в виде горизонтальной гистограммы, применяемый для визуального представления этапов, сроков, исполнителей, взаимосвязей. Назван по имени Генри Лоуренса Ганта (Henry Laurence Gantt), американского инженера-механика и консультанта по менеджменту, который одним из первых в 1910 годах представил публике данный вид отображения информации в своих работах, посвященных научному менеджменту.
Cовременные диаграммы Ганта обычно показывают временную шкалу и статус, а также ответственных за каждую задачу проекта.
Вот краткий обзор деталей, которые позволяет сразу уловить данная система:
- отдельные этапы проекта; время начала и завершения этапов;
- срок выполнения отдельных задач;
- исполнители на этапах проекта;
- взаимосвязи между задачами;
- время проведения важных встреч, совещаний;
- степень выполнения задач;
- полный график проекта от начала до конца.
Система позволяет отобразить на одной странице все, что потребуется для выполнения проекта в срок, соответствие с бюджетом.
Ключевые компоненты диаграммы Ганта
Дата / время: сроки выполнения, продолжительность каждой задачи часто отображаются в днях, неделях, месяцах, а иногда минутах или часах. Текущее время обычно выделяется. Длина каждого прямоугольника в диаграмме говорит вам, сколько времени займет задача.
Задачи / мероприятия: диаграмма Ганта состоит из отдельных действий (задач), которые находятся на разных стадиях выполнения. Каждая задача может стоять отдельно, взаимосвязанные могут группироваться вместе.
Исполнитель: представляет человека, ответственного за задачу. Это может быть несколько человек или целая команда.
Статус: показывает, на каком этапе в настоящее время находится каждая задача. Статусы могут быть: «в работе», «планируется», «зависшая», «прогнозируемая», «альтернативная» и др.
Вехи: всеобъемлющие задачи, не имеющие продолжительности и обычно отмечающие завершение определенной части проекта.
Зависимости: последний важный компонент, который часто отображается в виде стрелок, связывающих две задачи вместе. Многие задачи не могут быть запущены, пока не будет завершена другая.
Маркер вертикальной линии: вертикальная линия, которая показывает вам, где вы находитесь в проекте между датой начала и даты окончания.
Преимущества построения диаграммы Ганта
- Информированность о текущем состоянии дел. При построении диаграммы Ганта можно быстро получить представление о степени продвижения в любой момент времени.
- Удобство коммуникаций. Любой участник может получить визуальное и понятное представление о своей роли в проекте, в выполнении которого он участвует.
- Согласование ресурсов команды. В рамках диаграммы Ганта появляется возможность делегирования полномочий разным исполнителям в случае возникновения перегрузок у участников проекта. Это позволяет сократить время реакции при возникновении сложных моментов, избежать срывов по срокам.
- Дополнительная мотивация сотрудников. Каждый участник может видеть влияние своей части работ на степень продвижения проекта в процентах и по временной шкале. Понимание зависимости успеха от вклада участника придает чувство ответственности, что становится дополнительным фактором мотивации.
- Экономия временных и ментальных ресурсов. Участники проекта сокращают время на размышления о том, каковы следующие шаги, с кем необходимо связываться по вопросам той или иной задачи, что забыто и т.п. Все моменты отображены в диаграмме Ганта.
- Снижение затрат. Зачастую при планировании проекта к исполнению привлекаются лишние люди и закладываются лишние мероприятия, не влияющие на получение результата. Анализ диаграммы Ганта позволяет определить их, сократить временные и ресурсные издержки.
Советы по созданию диаграммы Ганта
Невозможно построить диаграмму Ганта, не зная базовой информации о проекте. Вот почему важно сначала ответить на несколько простых вопросов:
- Каковы основные результаты?
- Как мы добьёмся результатов, к какому сроку?
- Какие вехи нужно пройти?
- Есть ли зависимости, которые могут повлиять на график?
- Кто входит в команду проекта, какую роль они будут играть в этих результатах?
- Что можно и чего нельзя делать при создании эффективной диаграммы Ганта?
Эти простые советы позволят создать наглядный план работ, который будет легко обновлять и управлять им.
Обозначайте информацию детально Чем больше деталей можно описать, тем лучше и проще отслеживать прогресс и шаги, ведущие к результату.
Организуйте группы или фазы Создание групп задач упростит просмотр, понимание плана. Это также позволит команде и заинтересованным сторонам увидеть, какие задачи являются частью конечного результата или этапа.
Добавляйте важные детали и документы Иногда команда и клиенты могут забыть, какие функции они взяли на себя. Или, может быть, они не полностью понимают цель.
Использование раздела примечаний в плане (в большинстве хороших программ для построения диаграммы Ганта это должно быть) с обозначением требуемых документов позволит разъяснить ситуацию.
Работа с диаграммой Ганта в системе А2Б
В системе А2Б создан отдельный модуль для работы с проектами в формате диаграммы Ганта. В модуле Проекты Вы можете создавать проекты, делить их на задачи в иерархическом порядке, назначать ответственных по каждой задаче, следить за выполнением задач, проверять отчёты. В рамках проекта вы можете отслеживать процент выполнения как каждой задачи в отдельности, так и всего проекта целиком.
Также в формате диаграммы Ганта в системе А2Б можно отобразить отчёт о результатах работы сотрудников в системе. Все поручения, задачи проектов, взаимодействия, этапы маршрутов документов, идеи, этапы бизнес-процессов будут собраны и в соответствии с их сроками и ответственными отображены на диаграмме Ганта.
Как создать диаграмму Ганта
Можно воспользоваться шаблонами Google Таблиц или Excel, однако существует профессиональное программное обеспечение для совместного управления проектами. Оно имеет больше функциональности и лучшее визуальное оформление, что точно отразиться на удобстве и результативности в использовании.
Инструменты системы A2B позволяет быстро и просто загружать задачи проекта, отображать их в виде иерархии с обозначением вех, сроков, исполнителей и процентов реализации. Возможность интерпретации файлов проекта в формате Excel, ряд других преимуществ делает продукт универсальным и самодостаточным средством управления проектами.
Попробовать бесплатно
