Документ

Создание документа

Создать новый документ может любой пользователь системы А2Б при подключенном модуле "СЭД".
Для создания документа нажмите  рядом с заголовком "РАБОЧАЯ ОБЛАСТЬ".



Откроется форма "Новый документ".



Выберите папку, в которой этот документ должен храниться в поле "Папка". Напишите название документа в поле "Заголовок". Добавьте подробное описание документа в поле "Описание" (при необходимости).

Если к выбранной папке уже прикреплен определенный тип документа и маршрут, то они автоматически подставятся в поля "Тип документа" и "Маршрут". Если тип документа и маршрут не прикреплены, то выберите из выпадающего списка существующие. Если шаблонов типов документов и маршрутов не создано, то документ будет создан с полями, заданными по-умолчанию.

Приложите файл к документу при необходимости, нажав на кнопку "Приложить файлы".

Нажмите "Сохранить" для внесения документа в папку.

Редактирование документа

Редактировать документ может только его автор. Для внесения изменений перейдите в папку где хранится документ и кликните на название документа. Либо перейдите в документ из рабочей области.

Внесите изменения в доступные для редактирования поля. Для сохранения информации в поле кликните мышкой по любой части экрана вне зоны редактируемого поля. 

Удаление документа

Удалять документ может только его автор и администраторы модуля "СЭД".
Перейдите в документ и нажмите кнопку "Удалить". Внимание! Удаление необратимо.



Создание маршрута

Задать маршрут документу может администратор модуля "СЭД" либо автор документа.

Создать маршрут для документа можно несколькими способами:

1. Выбрать из реестра маршрутов при создании документа;
2. Создать маршрут при создании документа;
3. Создать маршрут в карточке документа.

Для создания и редактирования маршрута в карточке документа войдите в нужный документ. В правой части экрана нажмите на кнопку " Добавить маршрут".



В правой части экрана появится возможность создать маршрут.
Выберите этап маршрута из выпадающего списка, введите ФИО сотрудника и количество дней, отведенное на согласование этим сотрудником. Повторите добавление ФИО и этапов необходимое количество раз.

Если на определенном этапе указано несколько участников, то появляется возможность выбрать тип этапа: параллельное согласование либо последовательное. Нажмите на слово ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО/ПАРАЛЛЕЛЬНО в скобках. Тип этапа согласования поменяется на другой.



Прохождение документа по маршруту

Документ после создания автоматически сохраняется в статусе "Черновик".

Для отправки документа по маршруту откройте карточку документа и нажмите кнопку "Отправить по маршруту" (есть только у автора документа).



Документ перейдет на первый этап маршрута ответственному сотруднику (сотрудникам).



Все резолюции согласующих по документу будут отображаться справа от ФИО согласующего. ФИО сотрудников и резолюции отображаются различными цветами в зависимости от статуса согласования:

Синий	документ находится в текущий момент на согласовании
Зеленый	документ согласован
Красный	отказ от согласования документа
Черный	документ еще не поступал на согласование

Любой участник маршрута может оставлять комментарии по ходу согласования документа. Комментарии и журнал изменений по докумену можно посмотреть, нажав на стрелочку "вниз" справа от заголовка "КОММЕНТАРИИ".



На этапе "Регистрация" ответственный сотрудник имеет возможность:

Дейстиве	Название кнопки	Описание действия
Зарегистрировать документ	Зарегистрировать	Если папке, в которой находится документ, присвоен журнал регистрации, то автоматически система присвоит документу следующий порядковый номер. Если папке, в которой находится документ, не присвоен журнал регистрации, то система попросит ввести номер и дату регистрации документа. Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута. По этапу будет комментарий: Документ зарегистрирован [дата] под номером [номер].
	Зарегистрировать с комменатриями	Аналогично действиям кнопки "Зарегистрировать". Необходимо написать комментарий. По этапу будет комментарий: Документ зарегистрирован [дата] под номером [номер] с комментариями: [комментарий]

На этапе "Ознакомление" ответственный сотрудник имеет возможность:

Действие	Название кнопки	Описание действия
Ознакомиться с документом	Ознакомлен	Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута. По этапу будет комментарий: Ознакомлен
	Ознакомлен (с комментариями)	Необходимо написать комментарий и нажать "Отправить". Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута. По этапу будет комментарий: Ознакомлен с комментариями: [комментарий]