Подробная инструкция

Пропустить Навигационные Ссылки.
Документ

Создание документа

Создать новый документ может любой пользователь системы А2Б при подключенном модуле "СЭД".
Для создания документа нажмите  рядом с заголовком "РАБОЧАЯ ОБЛАСТЬ".



Откроется форма "Новый документ".



Выберите папку, в которой этот документ должен храниться в поле "Папка". Напишите название документа в поле "Заголовок". Добавьте подробное описание документа в поле "Описание" (при необходимости).

Если к выбранной папке уже прикреплен определенный тип документа и маршрут, то они автоматически подставятся в поля "Тип документа" и "Маршрут". Если тип документа и маршрут не прикреплены, то выберите из выпадающего списка существующие. Если шаблонов типов документов и маршрутов не создано, то документ будет создан с полями, заданными по-умолчанию.

Приложите файл к документу при необходимости, нажав на кнопку "Приложить файлы".

Нажмите "Сохранить" для внесения документа в папку.

Редактирование документа

Редактировать документ может только его автор. Для внесения изменений перейдите в папку где хранится документ и кликните на название документа. Либо перейдите в документ из рабочей области.

Внесите изменения в доступные для редактирования поля. Для сохранения информации в поле кликните мышкой по любой части экрана вне зоны редактируемого поля. 

Удаление документа

Удалять документ может только его автор и администраторы модуля "СЭД".
Перейдите в документ и нажмите кнопку "Удалить". Внимание! Удаление необратимо.



Создание маршрута

Задать маршрут документу может администратор модуля "СЭД" либо автор документа.

Создать маршрут для документа можно несколькими способами:

  1. Выбрать из реестра маршрутов при создании документа;
  2. Создать маршрут при создании документа;
  3. Создать маршрут в карточке документа.
Для создания и редактирования маршрута в карточке документа войдите в нужный документ. В правой части экрана нажмите на кнопку " Добавить маршрут".



В правой части экрана появится возможность создать маршрут.
Выберите этап маршрута из выпадающего списка, введите ФИО сотрудника и количество дней, отведенное на согласование этим сотрудником. Повторите добавление ФИО и этапов необходимое количество раз.

Если на определенном этапе указано несколько участников, то появляется возможность выбрать тип этапа: параллельное согласование либо последовательное. Нажмите на слово ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО/ПАРАЛЛЕЛЬНО в скобках. Тип этапа согласования поменяется на другой.



Прохождение документа по маршруту

Документ после создания автоматически сохраняется в статусе "Черновик".

Для отправки документа по маршруту откройте карточку документа и нажмите кнопку "Отправить по маршруту" (есть только у автора документа).



Документ перейдет на первый этап маршрута ответственному сотруднику (сотрудникам).



Все резолюции согласующих по документу будут отображаться справа от ФИО согласующего. ФИО сотрудников и резолюции отображаются различными цветами в зависимости от статуса согласования:

Синий     документ находится в текущий момент на согласовании
Зеленый     документ согласован
Красный     отказ от согласования документа
Черный     документ еще не поступал на согласование

Любой участник маршрута может оставлять комментарии по ходу согласования документа. Комментарии и журнал изменений по докумену можно посмотреть, нажав на стрелочку "вниз" справа от заголовка "КОММЕНТАРИИ".



На этапе "Регистрация" ответственный сотрудник имеет возможность:

Дейстиве Название кнопки Описание действия
Зарегистрировать документ Зарегистрировать Если папке, в которой находится документ, присвоен журнал регистрации, то автоматически система присвоит документу следующий порядковый номер.
Если папке, в которой находится документ, не присвоен журнал регистрации, то система попросит ввести номер и дату регистрации документа.
Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута.

По этапу будет комментарий: Документ зарегистрирован [дата] под номером [номер].
Зарегистрировать с комменатриями Аналогично действиям кнопки "Зарегистрировать". Необходимо написать комментарий.

По этапу будет комментарий: Документ зарегистрирован [дата] под номером [номер] с комментариями: [комментарий]



На этапе "Рассмотрение" ответственный сотрудник имеет возможность:

Действие Название кнопки Описание действия
Рассмотреть документ Рассмотрено Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута.

По этапу будет комментарий: Документ рассмотрен
Рассмотрено (с комментариями) Необходимо написать комментарий и нажать "Отправить". Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута.

По этапу будет комментарий: Документ рассмотрен с комментариями: [комментарий]
Делегировать рассмотрение другому сотруднику Делегировать Необходимо ввести комментарий и ФИО сотрудников, кому делегируется рассмотрение документа. В маршруте автоматически отобразятся дополнительные этапы. Для перехода маршрута на следующий основной этап согласования необходимо, чтобы делегировавший сотрудник согласовал свой этап лично.


На этапе "Исполнение" ответственный сотрудник имеет возможность:

Действие Название кнопки Описание действия
Исполнить документ Исполнено Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута.

По этапу будет комментарий: Исполнено
Исполнено (с комментариями) Необходимо написать комментарий и нажать "Отправить". Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута.

По этапу будет комментарий: Исполнено с комментариями: [комментарий]
Делегировать исполнение другому сотруднику Делегировать Необходимо ввести комментарий и ФИО сотрудников, кому делегируется исполнение документа. В маршруте автоматически отобразятся дополнительные этапы. Для перехода маршрута на следующий основной этап согласования необходимо, чтобы делегировавший сотрудник согласовал свой этап лично.
 
Отменить исполнение по документу Отмена Необходимо написать комментарий и нажать "Отправить". Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута.

По этапу будет комментарий: Документ не согласован


На этапе "Подписание" ответственный сотрудник имеет возможность:

Действие Название кнопки Описание действия
Подписать документ Подписать Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута.

По этапу будет комментарий: Исполнено
Подписать (с комментариями) Необходимо написать комментарий и нажать "Отправить". Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута.

По этапу будет комментарий: Исполнено с комментариями: [комментарий]
Делегировать подписание другому сотруднику Делегировать Необходимо ввести комментарий и ФИО сотрудников, кому делегируется исполнение документа. В маршруте автоматически отобразятся дополнительные этапы. Для перехода маршрута на следующий основной этап согласования необходимо, чтобы делегировавший сотрудник согласовал свой этап лично.
 
Отклонить подписание по документу Отклонить Необходимо написать комментарий и нажать "Отправить". Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута.

По этапу будет комментарий: Документ не согласован
 


На этапе "Ознакомление" ответственный сотрудник имеет возможность:

Действие Название кнопки Описание действия
Ознакомиться с документом Ознакомлен Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута.

По этапу будет комментарий: Ознакомлен
Ознакомлен (с комментариями) Необходимо написать комментарий и нажать "Отправить". Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута.

По этапу будет комментарий: Ознакомлен с комментариями: [комментарий]



На этапе "Согласование" ответственный сотрудник имеет возможность:

Действие Название кнопки Описание действия
Согласовать документа Согласен Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута.

По этапу будет комментарий: По документу получено согласование
Согласен (с комментариями) Необходимо написать комментарий и нажать "Отправить". Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута.

По этапу будет комментарий: По документу получено согласование с комментариями: [комментарий]
 
Не согласовать документ Не согласен Необходимо написать комментарий и нажать "Отправить". Согласование документа перейдет к следующему сотруднику согласно маршрута.

По этапу будет комментарий: Документ не согласован
Делегировать согласование документа Делегировать Необходимо ввести комментарий и ФИО сотрудников, кому делегируется исполнение документа. В маршруте автоматически отобразятся дополнительные этапы. Для перехода маршрута на следующий основной этап согласования необходимо, чтобы делегировавший сотрудник согласовал свой этап лично.