Автоматизация системы электронного документооборота в полиграфической компании
Агентство «Полилог» обратилось к нам в лице руководителя проектов Короленко Евгения Михайловича. Евгений Михайлович координирует IT-проекты, которые ведет отдел численностью 35 человек. Компания очень серьезная, поскольку ее заказчики – государственные организации, для которых важна полноценная помощь во всей цепочке сотрудничества. Отрасль передовая и требующая повышенной ответственности.
Знакомство с нами и суть проблемыКлиент узнал о нас из интернета, в процессе поиска решения. Для этого были проанализированы другие компании, предлагающие схожие услуги. Основными сложностями агентства «Полилог» были: медленная обработка электронных документов и утомительный ручной труд бухгалтерии. Все вопросы в компании решались через электронную почту. Это приводило к созданию в почтовом агенте до 1000 веток переписки, негативно сказывалось на деятельности агентства:
- на поиск нужного раздела уходило много времени;
- возникали постоянные задержки в согласовании документов;
- трудно было прогнозировать сроки окончания работы над проектами.
Предложенное нами решение
Мы предложили нашу программу, рассказав об ее возможностях. Выбор совершен в пользу коробочной версии с комплектом «Максимальный» на базе Linux с количеством подключаемых пользователей до 200 человек. Это было сделано с учетом перспективы будущего роста компании.
Заказчику было показано, как использовать модули «СЭД» и «Клиенты». Эти инструменты помогли быстро обрабатывать документы между сотрудниками и бухгалтерией. С их помощью стало удобно создавать и согласовывать документацию. Система всегда сообщала, когда приходил новых файл или приближался срок окончания согласования. При помощи настроенных маршрутов стало проще одновременно рассылать документы, видеть, у кого они сейчас. В отличие от почтового агента в СЭД легко находить нужный документ по различным критериям. В сочетании с доской Канбан можно наглядно видеть продвижение проектов по стадиям.
Выбор в пользу нашей компании клиент сделал из-за возможностей глубокой кастомизации под потребности их сферы и доступной цены. На доработку и внедрение ушло 4 месяца. Адаптация сотрудников длилась 2 месяца – все по плану.
Конкретные результаты
В ходе реализации проекта были достигнуты такие результаты:
- ведение документов стало более структурированным;
- появилась возможность отслеживать сроки выполнения;
- сократилось среднее время на обработку документа;
- упростилась адаптация новых сотрудников к особенностям работы.
Высвободившееся время клиент направил на увеличение количества обрабатываемых задач. Это повысило общую производительность агентства.
Отзывы клиента: Вот, что говорит сам клиент о результатах сотрудничества: «В вашем продукте мне больше всего понравился хороший и простой дизайн, решение ключевых задач. В планах воспользоваться другими инструментами для решения административных и коммуникационных задач».
Вернуться к списку новостей.