Учёт и обработка и согласование документов в государственном учереждении
Ведущий инженер-программист в музее Зоя Космодемьянская, Сергей Сергеевич Кабушев, обратился к нам в компанию А2Б для помощи в учете документов. Музейный комплекс памяти героя советского союза Зои Космодемьянской, посвященный контрнаступлению советских войск в Битве под Москвой, знакомит посетителей с историей. Для этого необходимо обрабатывать большое количество файлов.
Суть проблемы и особенности работы
В команде, отвечающей за обработку документов музея, трудится всего 2 человека. Но упорядоченность очень важна, поскольку это необходимо для слаженной работы, достоверной передачи информации. Все файлы обрабатывались вручную. Пересылка осуществлялась через мессенджеры. Это занимало огромное количество времени, документация терялась, трудно было установить конечные сроки согласования и обработки. Страдал и моральный дух команды, ведь работа не приносила удовлетворения.
Предложенное решение
О нашей программе музей знал давно, поскольку вышестоящая организация уже использовала различные модули коробочной версии для Windows комплект «Максимальный», рассчитанный на 50 пользователей. Поскольку имеющийся софт позволял, был просто предоставлен дополнительный доступ для этих сотрудников.
Для работы задействован СЭД с электронным документооборотом. В отличие от мессенджеров в нем можно сразу создавать документы (есть даже настраиваемые шаблоны), редактировать, указывать маршруты согласования, видеть сроки согласования, получать уведомления о приближении окончания дедлайна и пр. Внедрение и адаптация заняли всего несколько дней. Отдел сразу приступил к работе через новую программу.
Результаты
После перехода на софт А2Б учет документов стал происходить гораздо быстрее. Оповещение о согласовании позволяет увидеть время обработки, чтобы продолжить дальнейшие действия. Появилась конкретика по срокам, сама работа стала более понятной и прозрачной. Увеличение продуктивности и экономия времени – вот основные достижения благодаря внедрению программы от А2Б.
Отзывы клиента
Клиент в отзывах хвалит нашу программу за «четкость и стабильность», сообщает, что другие члены команды «отлично восприняли нововведение». А про наш софт руководитель отдела сказал, что это «отличный продукт, который я рекомендую другим». Уверены, что эти электронные инструменты помогут музею и дальше делать качественно свою работу.
Вернуться к списку новостей.