Обновления в модуле Документы

Модуль Документы приобрел много важных функций:

1. Автонумерация документов,
2. Закрытие папок от просмотра,
3. Произвольный порядок папок,
4. Поручения по документу,
5. Сортировка документов,
6. Автоархивирование документов,
7. Строка быстрого поиска.

Автонумерация документов

Задавать шаблон автонумерации документов может только администратор модуля. Шаблон в каждой папке может быть свой.

1. Для создания шаблона нажмите кнопку " Управление папками". Вы попадете в режим редактирования папок.
2. На нужной папке нажмите кнопку " Редактирование папки",
3. Поставьте галочку в поле "Включить автонумерацию". Раскроются поля для заполнения.
4. Заполните префикс, укажите номер, с которого необходимо начать нумеровать документы, и суффикс.

        6. Теперь при создании документа в этой папке, создаваемый документ будет иметь порядкоый номер в соответствии с шаблоном.

Закрытие папок от просмотра

Папку можно закрыть от просмотра и она будет доступна только определенным сотрудникам. Список сотрудников для доступа указывается при редактировании папки.

1. Для закрытия папки нажмите кнопку " Управление папками". Вы попадете в режим редактирования папок.
2. В нужной папке нажмите на замочек  рядом с названием папки. Теперь папка закрыта для просмотра и замочек поменялся на .
3. Нажмите  кнопку " Редактирование папки",
4. Добавьте сотрудников, которым разрешается доступ к папке, в список видящих.

       5. Нажмите сохранить.
       6. Теперь доступ к этой папке только у тех сотрудников, которые прописаны в списке, и у всех администраторов модуля.
       7. В списке папок открытый замочек будет обозначать, что папка доступна всем для просмотра, закрытый  - папка закрыта от просмотра.

Произвольный порядок папок

Вы можете настроить порядок папок так, как вам удобно. Это может сделать только администратор модуля.

1. Зайдите в режим редактирования папок, нажав на кнопку  " Управление папками". 
2. Наведите курсор на папку, которую хотите переместить, нажмите левую кнопку компьютерной мыши и, удерживая кнопку, перетащите папку в нужное место. Отпустите кнопку. Теперь папка в нужном месте.

Поручения по документу

Теперь можно легко выдать поручению по любому документу. Поручение может выдать любой сотрудник компании.

1. Зайдите в карточку документа, нажав на название,
2. Нажмите кнопку " Добавить поручение" рядом с названием раздела "Поручения". Откроется окошко "Создание поручения или запроса".
3. Заполните карточку поручения и нажмите "Отправить".
4. Все поручения и информация по ним видны в карточке документа, в самом поручении отображается привязка документа и поручения.

Сортировка документов

Добавлена возможность сортировки документов внутри папки по столбцам. Для этого нажмите на заголовок (название, дата регистрации, номер или автор). Документы отсортируются по этому столбцу.
Автоматически документы показываются по дате регистрации.

Автоархивирование документов

При создании карточки документа можно задать дату его действия. Для этого установите дату в поле "Ограничить срок действия до (включительно)". На следующий календарный день документ автоматически перейдет в статус отмененного.

Отменить действие документа можно также и вручную, выбрав статус "Отменен" при редактировании карточки. Все недействующие документы будут отображаться в разделе "Отмененные документы" с зачеркнутым шрифтом.

Строка быстрого поиска

Для поиска документа внутри папки используйте строку быстрого поиска. Она расположена правее названия папки.
Поиск производится по названию, номеру и дате регистрации документа.



Вернуться к списку новостей.