Как диаграмма Ганта упрощает работу

В стремлении оптимизировать рабочий процесс было создано множество систем для повышения эффективности работы. Один из таких инструментов — диаграмма Ганта. Применяют метод маркетологи, топ-менеджеры, директора компаний, проектные, продуктовые менеджеры, рекрутеры. К диаграмме обращаются фрилансеры, студенты, удаленные работники. Любой метод требует грамотного применения. Прежде чем внедрить инструмент в работу, рекомендуем подробно рассмотреть принципы применения.

Что можно увидеть и отследить с помощью диаграмм Ганта?

Диаграмма Ганта — один из способов визуального отображения запланированных задач. Иначе называют ленточной диаграммой или календарным графиком. Диаграмма включает горизонтальные полосы, которые располагаются между вертикальной осью со списком дел, горизонтальной осью с датами. То есть отражены и проблемы, и сроки решения. Такой подход к планированию снижает частоту просрочек — вопросы закрываются своевременно.

Система проста, понятна, наглядна. Вы можете сами начертить таблицу, составить картину вашего проекта. Либо воспользуйтесь любой диаграммой Ганта онлайн, применив готовые шаблоны. Для основы понадобится следующая информация: названия задач, даты старта, даты дедлайна. Сроки должны быть реалистичными, как и цели.

Построение диаграммы Ганта выглядит следующим образом:

Критическими путями называют вопросы, без закрытия которых невозможно выполнение проекта. Это наиболее важные этапы, взаимосвязанные между собой. Если меняется срок выполнения одного, то меняются сроки всего проекта. Система находит и отслеживает такие пути.

Новые дела должны появляться после того, как текущие будут закрыты. Для дифференциации используют разные цвета. Если проект объемный, содержит внушительное число более мелких вопросов, старайтесь устанавливать зависимости максимально точно. План не будет перегружен нечеткой, неопределенной информацией. Вы можете существенно упростить себе задачу — вместо бумаги или MS Exel использовать соответствующие программные решения.

Существуют свои недостатки. Если проект крупный, а вы хотите отобразить максимум деталей, то диаграмма выйдет перегруженной, перестанет быть наглядной. График также не отображает ресурсоемкость, сущность работ. Если необходимы более детальные системы, то стоит взглянуть на другие инструменты. Система – удобный наглядный график для четкого структурирования процессов, не более.

Кроме того, иногда нужно много времени на настройку. Для начинающих пользователей создание схемы может оказаться сложным – даже готовые шаблоны требуют доработок, уйдет время на то, чтобы подогнать график под особенности проекта.

Как инструмент помогает в работе?

Система универсальна. Легко планировать любые проекты, вне зависимости от сферы деятельности компании, будь то открытие интернет-магазина, ведение бизнеса или же управление личной эффективностью.

В каких сферах применим инструмент:

Обращаются к диаграмме Ганта и фрилансеры. Достаточно взглянуть на схему, становится ясно, насколько «вольный художник» сейчас загружен, сможет ли он взять в работу очередной проект, какие задачи уже есть, каком этапе исполнения и т.д. Для фрилансеров это один из лучших вариантов планирования, особенно при отсутствии менеджера.

Хороша диаграмма для презентации проекта. Так, удается наглядно, максимально доходчиво продемонстрировать объем работ, промежуточные дедлайны. Благодаря визуальному отображению информации удается, например, объяснить, почему-то или иное дело потребует больше времени, чем ожидал заказчик. Представив проект таким образом, вы будете выглядеть аналитичным, педантичным исполнителем, который знает, что делает, на которого можно положиться. Что до личного планирования — удобно готовиться к мероприятиям, которые требуют выполнения большого числа дел.

Итак, что вы сможете отслеживать:

Наконец, мы видим полную, развернутую картину проекта, а также можем объединять в группы.

Плюсы использования

Отражаются не только планы, но и последовательность их выполнения. Это позволяет сотрудникам грамотно распределять время, ставить приоритеты на тот или иной момент времени и, в конечном счете, вовремя закрывать дедлайны. Диаграмма упрощает работу. Мы как бы разбиваем большую задачу на множество небольших, более понятных — в таком виде «осилить» их гораздо легче.

Коллективные проекты требуют вмешательства сразу нескольких членов команды. Если принцип диаграммы Ганта реализован в программных решениях, то очень удобно вносить изменения в режиме реального времени. Сотрудники ориентируются на централизованный источник информации — не нужно самостоятельно искать информацию в документах, тратить время на переписки, созваны, совещания. Достаточно заглянуть в приложение и увидеть целостную картину, но всеми правками и комментариями.

Применение инструментов, наглядно отображающих процесс в целом, повышает мотивацию сотрудников, позволяет «держать в голове» объемную картину, лучше ориентироваться.

Итак, более тезисно пройдемся по преимуществам диаграммы:

Что необходимо для того, чтобы диаграмма работала?

Инструменты для оптимизации рабочего процесса – не “волшебная таблетка”, они требуют правильного применения. Чтобы получить достойный результат, необходимо качественно спланировать работы по проекту – составить четкую схему работы, назначить исполнителей, определить сроки, дедлайны. Не обойтись без понятной декомпозиции задач.

Заключение

В вопросах управления проектами точно не стоит изобретать велосипед — созданы инструменты планирования, доказавших свою эффективность. Системы предлагают в том числе модули с программными решениями, в которых реализован принцип диаграммы Ганта. Приобретайте не отдельное программное решение, а целую систему по управлению проектами – так дешевле. Протестируйте несколько перед принятием решения — большинство разработчиков предлагают бесплатные пробные версии. Не бойтесь автоматизации, будьте эффективными!