Кейсы
Музейный комплекс памяти героя советского союза Зои Космодемьянской посвященный контрнаступлению советских войск в Битве под Москвой
Ведущий инженер-программист в музее Зоя Космодемьянская, Сергей Сергеевич Кабушев, обратился к нам в компанию А2Б для помощи в учете документов. Музейный комплекс памяти героя советского союза Зои Космодемьянской, посвященный контрнаступлению советских войск в Битве под Москвой, знакомит посетителей с историей. Для этого необходимо обрабатывать большое количество файлов.
Суть проблемы и особенности работы
В команде, отвечающей за обработку документов музея, трудится всего 2 человека. Но упорядоченность очень важна, поскольку это необходимо для слаженной работы, достоверной передачи информации. Все файлы обрабатывались вручную. Пересылка осуществлялась через мессенджеры. Это занимало огромное количество времени, документация терялась, трудно было установить конечные сроки согласования и обработки. Страдал и моральный дух команды, ведь работа не приносила удовлетворения.
Предложенное решение
О нашей программе музей знал давно, поскольку вышестоящая организация уже использовала различные модули коробочной версии для Windows комплект «Максимальный», рассчитанный на 50 пользователей. Поскольку имеющийся софт позволял, был просто предоставлен дополнительный доступ для этих сотрудников.
Для работы задействован СЭД с электронным документооборотом. В отличие от мессенджеров в нем можно сразу создавать документы (есть даже настраиваемые шаблоны), редактировать, указывать маршруты согласования, видеть сроки согласования, получать уведомления о приближении окончания дедлайна и пр. Внедрение и адаптация заняли всего несколько дней. Отдел сразу приступил к работе через новую программу.
Результаты
После перехода на софт А2Б учет документов стал происходить гораздо быстрее. Оповещение о согласовании позволяет увидеть время обработки, чтобы продолжить дальнейшие действия. Появилась конкретика по срокам, сама работа стала более понятной и прозрачной. Увеличение продуктивности и экономия времени – вот основные достижения благодаря внедрению программы от А2Б.
Отзывы клиента
Клиент в отзывах хвалит нашу программу за «четкость и стабильность», сообщает, что другие члены команды «отлично восприняли нововведение». А про наш софт руководитель отдела сказал, что это «отличный продукт, который я рекомендую другим». Уверены, что эти электронные инструменты помогут музею и дальше делать качественно свою работу.
ООО Агентство «Полилог»
Агентство «Полилог» обратилось к нам в лице руководителя проектов Короленко Евгения Михайловича. Евгений Михайлович координирует IT-проекты, которые ведет отдел численностью 35 человек. Компания очень серьезная, поскольку ее заказчики – государственные организации, для которых важна полноценная помощь во всей цепочке сотрудничества. Отрасль передовая и требующая повышенной ответственности.
Знакомство с нами и суть проблемыКлиент узнал о нас из интернета, в процессе поиска решения. Для этого были проанализированы другие компании, предлагающие схожие услуги. Основными сложностями агентства «Полилог» были: медленная обработка электронных документов и утомительный ручной труд бухгалтерии. Все вопросы в компании решались через электронную почту. Это приводило к созданию в почтовом агенте до 1000 веток переписки, негативно сказывалось на деятельности агентства:
- на поиск нужного раздела уходило много времени;
- возникали постоянные задержки в согласовании документов;
- трудно было прогнозировать сроки окончания работы над проектами.
Предложенное нами решение
Мы предложили нашу программу, рассказав об ее возможностях. Выбор совершен в пользу коробочной версии с комплектом «Максимальный» на базе Linux с количеством подключаемых пользователей до 200 человек. Это было сделано с учетом перспективы будущего роста компании.
Заказчику было показано, как использовать модули «СЭД» и «Клиенты». Эти инструменты помогли быстро обрабатывать документы между сотрудниками и бухгалтерией. С их помощью стало удобно создавать и согласовывать документацию. Система всегда сообщала, когда приходил новых файл или приближался срок окончания согласования. При помощи настроенных маршрутов стало проще одновременно рассылать документы, видеть, у кого они сейчас. В отличие от почтового агента в СЭД легко находить нужный документ по различным критериям. В сочетании с доской Канбан можно наглядно видеть продвижение проектов по стадиям.
Выбор в пользу нашей компании клиент сделал из-за возможностей глубокой кастомизации под потребности их сферы и доступной цены. На доработку и внедрение ушло 4 месяца. Адаптация сотрудников длилась 2 месяца – все по плану.
Конкретные результаты
В ходе реализации проекта были достигнуты такие результаты:
- ведение документов стало более структурированным;
- появилась возможность отслеживать сроки выполнения;
- сократилось среднее время на обработку документа;
- упростилась адаптация новых сотрудников к особенностям работы.
Высвободившееся время клиент направил на увеличение количества обрабатываемых задач. Это повысило общую производительность агентства.
Отзывы клиента: Вот, что говорит сам клиент о результатах сотрудничества: «В вашем продукте мне больше всего понравился хороший и простой дизайн, решение ключевых задач. В планах воспользоваться другими инструментами для решения административных и коммуникационных задач».