Ноябрь 2013

Обновления в модуле Поручения
Обновления в модуле Документы

Обновления в модуле Поручения

Есть несколько существенных изменений в дизайне модуля:
  1. Дизайн совершенно новый,
  2. Новый функционал модуля.
Подробнее о дизайне
  1. Теперь информация по всем поручениям выводится сразу на экран в виде трех столбцов, а не трех вкладок,
  2. Мы заменили значки статусов на цветовое решение.


Чтобы удобнее и оперативнее было анализировать состояние всех поручений, мы вывели информацию о них в одно окно. Поручения распределены по состоянию относительно пользователя: Я исполнитель, Я автор, Я наблюдатель.
Все поручения сортируются по возрастанию даты, т.е. сверху будут расположены поручения с прошедшими сроками либо близкими к сегодняшнему дню, а ниже будут поручения, сроки по которым наступят позже.

Статус поручения обозначен двумя способами: цветом "плитки" и текстом.

Соответствие цвета и текста статуса поручений:

Статусы поручения по цветам "плитки" Статусы поручений текстом Описание статуса
голубой в работе поручение в работе и не просрочено, ведется работа
зеленый выполнено поручение выполнено, т.е. исполнитель отметил галочку "Завершено"
оранжевый отклонено поручение отклонено исполнителем
серый завершено
отменено
работа прекращена
работа по поручению завершена

Кроме того, "плитка" просроченных поручений имеет красный цвет, а также красным выделяется срок такого поручения. 

Статусы поручений в А2Б

Новый функционал модуля "Поручения"
  1. Добавлена новая роль - Наблюдатель,
  2. Удалены приоритеты поручений,
  3. Добавлена возможность быстро отслеживать активность по поручениям,
  4. Добавлена строка быстрого поиска нужного поручения по заголовку или фамилии автора/исполнителя.
Подробнее о функционале: 

Теперь вы можете добавлять в поручение наблюдателей. Наблюдатель - это сотрудник компании, который следит за ходом исполнения поручения, может оставлять комментарии, прикладывать файлы. Но, наблюдатель не может отчитаться по поручению и вынести решение по результатам. Добавить список наблюдателей можно при создании поручения, либо в процессе исполнения. Наблюдателей может добавлять только автор поручения. Если вы в поручении наблюдатель, то такое поручение будет показываться в правом столбце - Я наблюдатель.

Добавление списка наблюдателей при создании поручения

Отображение списка наблюдателей в карточке поручения



Поручение отображается в колонке "Я наблюдатель"

 

Отображение дерева делегирования 

Работу или часть работы по поручению можно делегировать другому сотруднику со сменой названия поручения. Одно поручение можно разделить на подзадачи и делегировать их разным сотрудникам. Когда сотрудники отчитаются по поручениям, вы сможете составить отчет по своему поручению и отчитаться. Шаги делегирования будут отображаться в поручении под описанием.




Отслеживание процесса исполнения поручения

Для оперативности отслеживания процесса исполнения поручения мы вывели на "плитку" общее количество комментариев и файлов, а также непрочитанное пользователем количество последних комментариев. Вы всегда сможете быстро оценить поручения, на которые необходимо обратить внимание.  Также на "плитке" отображается последнее изменение по поручению: смена статуса, новый комментарий или файл с отображением даты, времени и фамилии добавившего изменение.



Строка поиска

Чтобы быстро найти нужное поручение по названию или автору/исполнителю введите искомое слово в строку поиска, расположенную выше списка поручений. В процессе заведения текста в строке поиска список поручений будет меняться в соответствии с искомым словом.

Строка поиска поручений в А2Б

Обновления в модуле Документы

Модуль Документы приобрел много важных функций:
  1. Автонумерация документов,
  2. Закрытие папок от просмотра,
  3. Произвольный порядок папок,
  4. Поручения по документу,
  5. Сортировка документов,
  6. Автоархивирование документов,
  7. Строка быстрого поиска.
Автонумерация документов

Задавать шаблон автонумерации документов может только администратор модуля. Шаблон в кадой папке может быть свой.

  1. Для создания шаблона нажмите кнопку " Управление папками". Вы попадете в режим редактирования папок.
  2. На нужной папке нажмите кнопку " Редактирование папки",
  3. Поставьте галочку в поле "Включить автонумерацию". Раскроются поля для заполнения.
  4. Заполните префикс, укажите номер, с которого необходимо начать нумеровать документы, и суффикс.


 
        5. Нажмите сохранить.
        6. Теперь при создании документа в этой папке, создаваемый документ будет иметь порядкоый номер в соответствии с шаблоном.



Закрытие папок от просмотра

Папку можно закрыть от просмотра и она будет доступна только определенным сотрудникам. Список сотрудников для доступа указывается при редактировании папки.

  1. Для закрытия папки нажмите кнопку " Управление папками". Вы попадете в режим редактирования папок.
  2. В нужной папке нажмите на замочек  рядом с названием папки. Теперь папка закрыта для просмотра и замочек поменялася на .
  3. Нажмите  кнопку " Редактирование папки",
  4. Добавьте сотрудников, которым разрешается доступ к папке, в список видящих.


       5. Нажмите сохранить.
       6. Теперь доступ к этой папке только у тех сотрудников, которые прописаны в списке, и у всех администраторов модуля.
       7. В списке папок открытый замочек будет обозначать, что папка доступна всем для просмотра, закрытый  - папка закрыта от просмотра.



Произвольный порядок папок

Вы можете настроить порядок папок так, как вам удобно. Это может сделать только администратор модуля.

  1. Зайдите в режим редактирования папок, нажав на кнопку  " Управление папками". 
  2. Наведите курсор на папку, которую хотите переместить, нажмите левую кнопку компьютерной мыши и, удерживая кнопку, перетащите папку в нужное место. Отпустите кнопку. Теперь папка в нужном месте.


Поручения по документу

Теперь можно легко выдать поручение по любому документу. Поручение может выдать любой сотрудник компании.

  1. Зайдите в карточку документа, нажав на название,
  2. Нажмите кнопку " Добавить поручение" рядом с названием раздела "Поручения". Откроется окошко "Создание поручения или запроса".
  3. Заполните карточку поручения и нажмите "Отправить".
  4. Все поручения и информация по ним видны в карточке документа, в самом поручении отображается привязка документа и поручения.


Сортировка документов

Добавлена возможность сортировки документов внутри папки по столбцам. Для этого нажмите на заголовок (название, дата регистрации, номер или автор). Документы отсортируются по этому столбцу.

Автоматически документы показываются по дате регистрации.

Автоархивирование документов

При создании карточки документа можно задать дату его действия. Для этого установите дату в поле "Ограничить срок действия до (включительно)". На следующий календарный день документ автоматически перейдет в статус отмененного.

Отменить действие документа можно также и вручную, выбрав статус "Отменен" при редактировании карточки. Все недействующие документы будут отображаться в разделе "Отмененные документы" с зачеркнутым шрифтом.




Строка быстрого поиска

Для поиска документа внутри папки используйте строку быстрого поиска. Она расположена правее названия папки.
Поиск производится по названию, номеру и дате регистрации документа.