В плане достижения долгосрочных целей компании программные средства А2Б рационально применять в тех компаниях, где «ручного» управления уже недостаточно, а на постоянный контроль у руководителя не хватает времени. В малом и среднем бизнесе инструменты А2Б позволяют создавать прозрачные и четко определенные планы на будущее, эффективно распределять имеющиеся ресурсы, обозначать степень ответственности исполнителей и удерживать ключевые точки контроля.
Кроме этого, СЭД А2Б сохраняет все данные о ходе работы, что делает более эффективным контроль над системой исполнения и стимулирования, но и корпоративными знаниями и опытом.
Протестировать систему управления бизнесом А2Б можно совершенно бесплатно в течение 30 дней. Для функционирования любой фирмы необходим постоянный контроль, состоящий из: выбора конечных целей, составления подзадач, получения ресурсов, контроля за деятельностью по воплощению целей в жизнь, стимулирования кадров. Выше перечисленное возможно реализовывать при помощи разных приёмов управленческом деле. Достаточно востребованным методом в небольших компаниях являются проектный и функциональный подход к управлению.
Проектный подход
Проектный метод управления применим в тех отраслях производства, которые характеризуются штучным изготовлением уникальной продукции (таких как изготовление и внедрение новой технологии). Здесь применимы методы инновационного проектирования, а работа каждого специалиста не может быть описана единоразово, ведь работнику свойственно работать в меняющихся условиях (в частности, при возведении уникального сооружения). Этот подход чаще всего встречается в деятельности строительных фирм, консалтинговых компаний, проектно-ориентированных организаций. Он применим и в тех компаниях, где активно реализуется функциональный метод управления, например, если процессы внутри компании подчиняются строгому регламенту (управление финансами, управление персоналом, управление ИТ-службой, документооборот), а работа с клиентами ведется по проектному принципу (новый заказ или клиент – новый проект).
Проектная организация состоит не из процессов или функций, а из целого комплекса работ над текущей задачей, имеющей определенные даты начала и окончания. Такое устройство целесообразно, если необходимо работать с неопределенными задачами, требующими хорошей приспосабливаемости и гибкости в принятии решений. В некоторых случаях в компаниях со строго установленными бизнес-процессами используются элементы проектного управления, так как традиционная структура не отвечает всем требованиям достижения целей или слишком громоздкая и медлительная.
Деятельность всей фирмы может рассматриваться в виде совокупности проектов ─ промышленных, финансовых, трудовых и т.д. Для малого бизнеса, все эти пункты объединяются в единый план-проект: руководитель ставит цели, определяет структуру, согласовывает деятельность исполнителей, регулирует проведение работ. В средних и крупных компаниях контролем ресурсов может заниматься не только одно ответственное лицо. В этом случае каждый руководитель взаимодействует с остальными руководителями и отвечает за деятельность в своей зоне ответственности.
По окончанию проекта, его организация распадается, а «составляющие» получают новый статус, например, работники переключаются на новый проект или, при необходимости, увольняются.
Функциональный подход
Этот подход берет свое начало с многоцелевой идеи распределения труда, где каждое подразделение / отдел / департамент имеет четко очерченный круг обязанностей и осведомлен о зоне своей ответственности. Поначалу определяются существующие базовые функции, бизнес-процессы, используемые для плодотворной деятельности фирмы (в частности, этапы производства товара), далее для каждого этапа назначается ответственное лицо или отдел (если позволяет штат сотрудников).
Таким образом, функциональный подход, в ходе осуществления деятельности компании, разделяет зону ответственности каждого отдельного работника или подразделения, выполняющего отдельную задачу. К преимуществам такого метода можно отнести: явное разделение работ, высокую эффективность, малые расходы на управление, высокую организованность бизнес-процессов и, получаемую в результате, высокую производительность компании. Такой подход применим для средних и малых предприятий, компаниях, работающих в условиях достаточно стабильной внешней среды, а также в крупных организациях, где все процессы являются серийными (в частности, массовое производство товара).
Такой подход будет иметь и минусы, в случае если установленные для отделов функции прописываются только бюрократическими методами и в процессе расширения деятельности компании наращиваются по принципу «мозаики». Последовательность бизнес-процессов будет напоминать спутанную «лапшу», и руководитель может столкнуться со сложностью в упорядочивании функций, «разматывания» клубка переплетенных процессов. Не допустить этого можно применив метод грамотного и однозначного планирования – понятная постановка, упорядоченных между собой и согласованных, целей.
Смешанное управление – наиболее распространенный принцип совмещения двух подходов
Нельзя давать предпочтение какому-либо одному принципу организации деятельности компании и добиваться только его внедрения. Как проектный, так и функциональный методы имеют свои достоинства. Тот или иной метод эффективен для решения определенных типов задач или отдельной стадии построения фирмы. Для эффективного выполнения бизнес-целей целесообразно применить оба инструмента, для того чтобы были задействованы все ресурсы компании.
К примеру, можно реализовывать внутренние задачи, целью которых является рост компании в целом, в состав их отделов необходимо включать отдельных сотрудников функциональных отделов с индивидуальной мотивацией. Таким образом, каждая долгосрочная задача может одновременно реализовываться и функциональным, и проектным способом, а также комбинированием их.
Инструменты А2Б для систематизации управленческих задач
Механизмы системы А2Б в качестве средств поддержки управления позволяют использовать подходы, которые больше всего подходят компании. Не важно какие у вас предпочтения к проектному, функциональному или смешанному подходу, вы всегда сможете обеспечить открытый учет и мониторинг исполнения всех работ ваших сотрудников. При выборе любого подхода к управлению вы можете задействовать наиболее подходящий для деятельности вашей организации проектный или функциональный подход или их комбинацию.
Целеполагание
Уже на стадии планирования деятельности организации руководитель может зафиксировать основные цели на продолжительный период, использовав модуль «Цели» в нашем портале А2Б. Этот момент является первой ступенью к определению ключевых задач всей компании, направлению и стимулированию персонала к осуществлению требующихся задач. Чем точнее будут определены цели, тем очевиднее и яснее будет само содержание работ, роль в них каждого сотрудника или подразделения и чётче становятся границы зоны его ответственности.
Модуль «Цели» от компании А2Б позволяет описать первостепенные задачи. К ним можно привязать планы работ, проекты компании и в процессе выполнения автоматически собирать информацию о степени готовности (с развернутыми данными о скорости и эффективности работы над задачей сотрудника).

Проектный подход
Если выбран проектный способ решения, вам понадобится подключить модуль «Проекты».
Использование этого модуль, позволяет вам оптимально и вполне контролируемо распределять средства компании по проектам. Также можно отследить исполнение задач, составить наглядный план каждого проекта с описанием задач и длительностью выполнения для каждого отдела или сотрудника, планировать и контролировать ведение всех проектов вашей фирмы (внутренних и внешних, временных и регулярных). К функциям модуля «Проекты» относятся: формирование перечня проектов, представление их в виде диаграммы Ганта, установка статусов (вы всегда сможете указать ступень реализации, на которой находится проект), финансирование проекта, выбор исполнителей и отслеживание их деятельности; контроль рентабельности проекта и постоянное взаимодействие с исполнителями, обсуждение проекта в его же чате, выдача небольших текущих задач по проекту, не включенных в план-график, предоставление доступа к чтению проекта с возможностью обсуждения проекта (для таких случаев как обсуждение с заказчиком графика работ).

Функциональный подход
Блок «Бизнес-процессы» ориентирован на компании, с традиционным подходом к управлению, в которых перед каждым сотрудником или отделом ставятся задачи на текущий период, а их мониторинг производится посредством составления отчетности.
Используя модуль «Бизнес-процессы», ваша компания может самостоятельно определять периоды для задачи, формировать оперативные планы на подразделения и сотрудников. В этих планах ведётся запись сведений о задачах и принятых для их исполнениях мерах, сроках выполнения в рамках отчетного периода, планируемых итогах и лицах, ответственных за выполнение. Во время выполнения задач ведется автоматический подсчет процента готовности для подразделений и сотрудников компании. В конце отчетного периода руководитель предприятия проводит сверку текущих результатов с согласованными планами и принимает необходимые управленческие решения: стоит ли менять стратегию достижения целей, нужно ли кого-то поощрить или лишить премии, или следует сократить или увеличить штат.

Модуль "Бизнес-процессы" значительно облегчает организацию деятельности, так как контроль выполнения реализован в полуавтоматическом режиме:
система наглядно позволяет наблюдать за ходом выполнением задач и провести анализ несоответствий;
выставленный приоритет задач фиксирует внимание руководителя на важных вопросах, позволяет провести тщательной мониторинг их выполнения;
автоматически фиксируемые результаты сотрудников позволяют в конце отчетного периода рассчитать мотивацию сотрудника;
единое информационное пространство позволяет явно отобразить взаимодействие внутри компании и облегчает передачу задач исполнителям, мотивацию и управление (у каждого сотрудника перед глазами находится готовность плана в процентах и назначенная цель, он самостоятельно рассчитывает свою нагрузку, не нуждаясь в напоминаниях).
Сравнивая выполнение планов у соседних подразделений, сотрудники имеют полное представление, чем сотрудники занимаются в компании. Так появляется мотивация «обогнать» и добиться качественного и быстрого исполнения планов, чем у других.
Единоразовые небольшие задачи и поручения
У начальника обычно бывают небольшие и неотложные задачи, по которым нет необходимости включать их единоразово в планы, но их исполнение необходимо проследить. Для этой ситуации система А2Б предлагает решение в модуле «Поручения». Это простая и удобная вкладка для текущих задач, служит отличным дополнением как для функционального, так и проектного подходов. Здесь можно принимать, отклонять и делегировать поручения. Простой в использовании интерфейс не позволит забыть о сроках даже самой незначительной задачи.

Заключение по использованию электронных средств управления
В плане достижения долгосрочных целей компании программные средства А2Б рационально применять в тех компаниях, где «ручного» управления уже недостаточно, а на постоянный контроль у руководителя не хватает времени. В малом и среднем бизнесе инструменты А2Б позволяют создавать прозрачные и четко определенные планы на будущее, эффективно распределять имеющиеся ресурсы, обозначать степень ответственности исполнителей и удерживать ключевые точки контроля.
Кроме этого, СЭД А2Б сохраняет все данные о ходе работы, что делает более эффективным контроль над системой исполнения и стимулирования, но и корпоративными знаниями и опытом.
Опубликовано на e-xecutive.ru 20.11.2013