Какую систему электронного документооборота выбрать
В бизнесе переход на ЭДО – больше не опция, а необходимость. Электронный документооборот помогает упорядочить сотни или тысячи документов. У них равная юридическая сила с бумажными, и не требуется распечатывание. Повышается прозрачность ведения дел. Обеспечивается сохранность документов в архиве, снижается риск потери или повреждения. Но важно правильно выбрать компанию и программу для электронного документооборота. Ниже приводятся возможности российских сервисов, обзор ТОП функций, которые востребованы для бизнеса.
Содержание:
Что такое ЭДО
Системы электронного документооборота (СЭД) – это программы для создания и редактирования документов в цифровом виде. В отличие от текстовых редакторов, они создают единое рабочее пространство для сотрудников конкретной организации. В программе можно создавать шаблонные и новые документы, редактировать, согласовывать их. Файл автоматически получает простую подпись благодаря заходу в систему при помощи логина с паролем. Если требуется, можно интегрировать квалифицированную цифровую подпись, чтобы дополнительно защитить приказы, распоряжения, подтвердив автора-отправителя.
Система позволяет развернуть полноценный электронный документооборот (ЭДО) по следующим направлениям:
- Управление: приказы, распоряжения руководства, протоколы собраний, внутренние отчеты, регламенты;
- Кадры: приказы о принятии на работу, отпуск, увольнение, перевод в другой отдел. Составление графика отпусков, заполнение трудовых анкет. Организация обучения сотрудников, программы подготовки, протоколы, аттестация;
- Бухгалтерия: ведомости на зарплату, авансовые отчеты, акты сверки, служебные записки, внутренний финансовый контроль;
- Производство: заявки на материалы, канцтовары, списания, инвентаризация, учет оборудования. Маршрутные листы, задания на день или смену, планирование производственных задач, контроль качества;
- Складские: учет поступивших, отгруженных товаров, контроль остатков по складу, отчеты за выбранный период;
- Договора: внутренние договора, заявки, согласование условий, протоколы разногласий;
- Технические инструкции: документация по установке оборудования, производственным процессам, должностные инструкции, руководство по выполнению работы.
В зависимости от разработчика, софт дополняется функциями. Это может быть интеграция с CRM для автоматизации бизнес процессов, корпоративный чат, диаграммы успеваемости по графикам и пр. Хороший ЭДО можно внедрить в существующую IT-среду компании, чтобы сотрудники продолжили использовать привычные программы вместе с новой.
Преимущества ЭДО для бизнеса
Переход на ЭДО – показатель технологичности компании. Будет легче привлекать молодые кадры, ориентированные на цифровую работу. Среди других преимуществ:
- Повышение производительности. Создание, рассылка, согласование документов происходят быстрее. Данные не теряются, документы не дублируются. Все процессы, связанные с документооборотом, упорядочиваются;
- Финансовая экономия. Сокращаются расходы на канцтовары, бумагу, картриджи, обслуживание техники. Не нужны курьеры, ручная передача бумаг в другой отдел, отправка логистическими службами, почтой в удаленные филиалы;
- Улучшение условий труда. Сотрудникам легче рассылать документацию для согласования, можно быстро обсуждать детали в корпоративном чате. При поступлении нового документа высвечивается уведомление. Чтобы сотрудник не пропустил срок согласования, настраиваются напоминания;
- Надежность хранения. Документация хранится в электронном виде. Файлы дублируются и разделяются по жестким дискам на случай компьютерного сбоя. Вход в программу по логину и паролю исключает случайный доступ посторонним. Информация не повредится при пожаре, прорыве трубы с водой;
- Повышение прозрачности. Владелец бизнеса видит движение документов по фирме, у кого тормозится работа. Это помогает вносить корректировки в обязанности, поощрять старательных, подбирать подходящие кадры для каждой должности.
ЭДО позволяет внедрять гибкие формы занятости, привлекать лучших специалистов, даже если они живут далеко. Быстрый поиск файла по дате, автору или теме упрощает работу. Легче контролировать дедлайны, исполнение, утверждение заявок.
Как выбрать подходящую систему ЭДО
Чтобы грамотно выбрать ЭДО, советуем учесть:
- Способ подключения. Если у вас крупная компания, свой сервер, выбирайте коробочную версию. Тогда вся информация остается закрытой от внешнего доступа. Для стартапов, молодых проектов выгоднее подключение к серверу разработчика через интернет. Не нужно покупать оборудование, работать получится с любого устройства с выходом в сеть;
- Простота интерфейса. Некоторые СЭД пугают сложностью. Это тормозит внедрение, замедляет последующую деятельность компании. Выбирайте программу с простым рабочим окном, где можно разобраться самостоятельно;
- Готовность разработчика помочь при внедрении. Сотрудничайте с компанией, которая поможет оцифровать документацию, настроить маршруты согласования, совместить СЭД с существующими базами, другими приложениями.
Популярное решение от А2Б
Вместо того, чтобы приводить рейтинг лучших российских сервисов ЭДО, покажем потребности бизнеса по цифровизации документооборота и рассмотрим, как программа А2Б их удовлетворяет:
- Низкие затраты на старте. Не все готовы вкладывать большие суммы в цифровой продукт, не видя мгновенной отдачи. Облачное решение от А2Б не требует покупок. Клиент платит за каждого подключенного сотрудника. Можно пользоваться существующими ПК, ноутбуками, планшетами;
- Масштабируемость. Если команда, работающая с документами со временем увеличится, можно открыть доступ новым пользователям, а если группа уменьшится – закрыть;
- Автоматизация. Часть шаблонных строк система заполняет сама. Если что-то пропущено, программа подсветит поле. Можно задать рассылку по заранее настроенным маршрутам. Высвечиваются напоминания про поступление документа, приближение окончания срока согласования;
- Безопасность – доступ для сотрудников разграничивается по категориям файлов. Персонал видит только те, с которыми нужно работать этому отделу, менеджеру;
- Удаленная работа – вносить правки, создавать документы, искать их в архиве можно из разных мест, где есть интернет;
- Прозрачность – руководитель видит весь документооборот, можно задать составление отчетов за выбранный период;
- Быстрый обмен данными – единое поле помогает мгновенно обмениваться файлами. Для обсуждения есть корпоративный чат.
Перечисленные достоинства А2Б показывают возможности современных СЭД, что пригодится при выборе. Помогаем с внедрением, интегрируем программу с существующей средой. Показываем, как настроить маршруты, уровни доступа. При желании можно подключить другие модули. Чтобы протестировать продукт А2Б в течение 7 дней, оставьте заявку.
