Система электронного документооборота (СЭД) — почему она нужна вашей компании
Содержание:
Одним из способов оптимизировать бизнес-процесс компании является внедрение ЭДО — электронного документооборота. Перевод всей документации в «цифру» не только ускоряет обмен документами внутри компании и с контрагентами, но и наводит порядок с хранением файлов. В этой статье рассказываем, в каком случае без ЭДО не обойтись, на что обратить внимание при выборе и как безболезненно перейти на безбумажный документооборот.
Введение
Система электронного документооборота — инновационная альтернатива бумажному документообороту, которую используют для хранения и обмена электронными документами. С 2019 года отмечается значительный рост популярности систем СЭД, оборот вырос более, чем в 1,5 раза. Такая популярность обуславливается несколькими причинами:
- 377-ФЗ разрешил полностью отказаться от бумажного документооборота в пользу электронного в кадровом делопроизводстве. Теперь кадровики могут не дублировать файлы в двух форматах, а сразу вести всю отчетность в цифровом виде. Это особенно удобно для компаний с большим штатом более 100 человек и при работе со специалистами на удаленке;
- Наличие ЭДО является обязательным условием для участия в госзакупках, а также для работы с маркированными товарами;
- Последствия пандемии. Продолжительные локдауны показали, что в 2/3 случаев бумажный вариант не требуется.
Электронный документооборот оказался удобным решением для малого и крупного бизнеса. Это не только эффективный инструмент организации файлообмена, но и способ разгрузить сотрудников от рутины.
Зачем нужна система электронного документооборота на предприятии
Часто предприниматели сомневаются, нужен ли им электронный документооборот, если по закону он им не требуется. Ответьте на эти 10 вопросов, чтобы проверить, нужен ли вам ЭДО:
- Хотя бы 1 раз забывали подписать документ
- Хотя бы 1 раз задерживали отправку документов в контролирующие органы, потому что долго искали в архиве оригинал.
- Хотя бы 1 раз приходилось переделывать документ, потому что в нем нашли ошибку.
- Хотя бы 1 раз опаздывали со сдачей отчетности, потому что файл приходилось создавать с нуля.
- Хотя бы 1 раз не могли понять, почему затягивается отправка документов, хотя формально все готово.
- Хотя бы 1 раз отказывали в сотрудничестве, потому что не используем ЭДО.
- Хотя бы 1 раз работали с сотрудниками на удаленке.
- Хотя бы 1 раз тратили время на выполнение одной и той же работы, хотя этого можно было избежать.
- Хотя бы 1 раз сталкивались с тем, что не можем быстро найти нужный оригинал в архиве.
- Хотя бы 1 раз сталкивались с тем, что документ потерялся.
Если вы ответили «Да» хотя бы на 1 вопрос, этого достаточно, чтобы задуматься о внедрении ЭДО. Этот сервис поможет вам вовремя отправлять документы и повысит качество и скорость обслуживания.
Достоинства СЭД
С момента появления первых разработок систем обмена данными прошло уже более 40 лет. За этот период идея об обмене документами онлайн превратилась в концепт оптимизации расходов и времени на выполнение бизнес-задач.
Достоинства документооборота СЭД:
- Контроль всей документации в компании.
- Экономия времени на согласование.
- Экономия средств на печать и доставку.
- Документ подписывается в 1 клик из любой точки мира.
- Все документы хранятся в программе, вести бумажный архив больше не нужно.
- Сдача внутренней отчетности онлайн, отправка данных в контролирующие органы в срок.
Система ЭДО удобна, если в ней в ней можно настроить бизнес-процесс через специальный конструктор. Это позволяет адаптировать сервис для любой отрасли. Если к программе подключается несколько почтовых ящиков - это удобно, если у вас несколько рабочих почт. Система сможет подтягивать сообщения со всех указанных адресов, и вы не потеряете важные письма.
Функциональные возможности СЭД в ведении бизнеса
ЭДО решает как внутренние задачи компании, так и внешние.
Внутри компании программа СЭД решает следующие задачи:
- Организация эффективного обмена документами между сотрудниками и подразделениями.
- Отслеживание пути документа от создания до итогового подписания.
- Контроль сроков по каждому документу.
- Отслеживание эффективности ответственных сотрудников.
- Хранение оригиналов — программа шифрует и хранит все архивы, которыми можно воспользоваться в любой момент.
- Экономия времени на сбор отчета за счет готовых шаблонов.
Система ЭДО настраивает все внутренние бизнес-процессы, что позволяет сотрудникам не тратить время на составление и исправление документов, а руководителю видеть, какие документы осталось подписать. Дополнительный плюс — экономия на расходных материалах (бумаге, принтерах и т.д.) и логистике (отправка заказного письма или курьера).
В отношениях между компаниями СЭД позволяет:
- Прозрачно вести деятельность.
- Держать все документы по контрагенту в одном месте.
- Принимать и подписывать файлы онлайн.
- Исключить фальсификацию данных.
- Участвовать в госзакупках.
Наличие ЭДО является показателем надежности организации, а отсутствие часто становится причиной отказа от сотрудничества.
Внедрение электронного документооборота в организации
Большинству предпринимателей и главбухов переход на документооборот СЭД кажется непосильной задачей, однако это не так. Переход на «цифру» займет у вас намного меньше времени и сил, если вы будете следовать простому списку:
1. Проанализируйте текущую ситуацию
Выясните, как обстоят дела в вашей организации сейчас. Как сотрудники обмениваются файлами, сколько на это уходит времени, какая цепочка передачи информации. Также не забудьте проанализировать, каким ЭДО пользуются ваши контрагенты. Уже на этом этапе вам станет ясно, какие особенности вашей сферы деятельности нужно обязательно учесть при выборе системы СЭД. Привлеките к аудиту главбуха или HR, если необходимо.
2. Составьте список требований на основе аудита
Вы выяснили, что вам обязательно нужно, чтобы у руководителей была возможность ставить сотрудникам поручения. А ещё HR-отделу нужно публиковать объявления для всех сотрудников так, чтобы все действительно их прочитали. И неплохо было бы вести клиентов и всю документацию по ним в единой программе. С этим списком можно начинать поиск сервиса.
3. Обязательно протестируйте демо-версии.
Сложно оценить, насколько программа будет для вас удобной, без тест-драйва. Большинство сервисов предоставляет бесплатный доступ. Добавьте часть сотрудников, воссоздайте рабочий процесс и попросите обратную связь. Самое главное, чтобы всем подразделениям было удобно пользоваться сервисом. Также здесь стоит учесть, что сервисы могут быть как коробочными, так и адаптируемыми. Этот момент тоже нужно учесть. Коробочная версия не дорабатывается, вы покупаете ее один раз и используете столько, сколько хотите. Сервисы по подписке можно адаптировать под ваши пожелания (это всегда нужно уточнять у разработчика), оплата за них происходит по подписке — каждый месяц или квартал.
4. Получите ЭЦП
ЭЦП — электронно-цифровая подпись, которой вы будете заверять документы. Существует несколько видов электронных подписей: простая (ЭЦП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). УКЭП нужна для работы с маркировкой и ЕГАИС, обычной ЭЦП достаточно, чтобы войти в ЛК ФНС.
5. Завершите внедрение
Выберите сервис и перенесите файлы, с этим вам могут помочь специалисты сервиса.
Как посчитать эффективность внедрения программы СЭД
Одним из ключевых факторов введения ЭДО является окупаемость затрат. Чтобы проверить, будет ли вам выгодно перейти на безбумажный документооборот, воспользуйтесь бесплатным калькулятором на сайте ФНС.
Укажите примерное количество входящих и исходящих документов. А если вам пока сложно ответить, воспользуйтесь подстановкой данных, чтобы своими глазами увидеть эффективность.
Заключение
Организация работы через систему электронного документооборота — важный и часто необходимый шаг для компании. Упрощение ведения документации освобождает до 20% времени сотрудника и в 2 раза больше времени руководителя, так как экономит время на шаблонных работах и позволяет подписывать документы за 1 клик.
Введение СЭД в бизнес-процессы обеспечивает налаживание четкой внутренней и внешней организации работы. Вы получаете дополнительные ресурсы, которые можно направить на масштабирование, с минимальными действиями со своей стороны.
