Внедрение системы электронного документооборота

Бизнес любого направления, масштаба неразрывно связан с документооборотом. Это закупка товара и сырья, хранение, транспортировка, реализация. Чем больше растет предприятие, тем «массивнее» становится ежемесячный поток бумаг. Постепенно бумажный документооборот начинает заметно тормозить работу. Избежать проблем с потерей времени, перерасхода на персонал, рисков ошибок из-за человеческого фактора позволяет внедрение СЭД - системы электронного документооборота.

Что такое СЭД и зачем ее внедрять

Чтобы выбрать правильное решение, важно понимать разницу между внутренней СЭД и внешним ЭДО. Внешний ЭДО служит для юридически значимого обмена документами с партнерами (например, счета-фактуры), а внутренняя СЭД (системa электронного документооборота) — это централизованная среда для управления всеми внутренними процессами: от согласования заявок до архивирования приказов. Именно о внутренней СЭД пойдет речь в этой статье.

Фото: Freepik

Сразу отметим, что в 2025 году отказ от «бумаги» уже стал обязательным для целого ряда компаний. Например, ЭДО (электронный документооборот) применяют «по умолчанию» при перевозке любых алкогольных напитков, регистрации недвижимости, транспортировке грузов, пассажиров. Переход на цифровой формат осуществлен для отдельных товаров: велосипедов, технических средств для реабилитации вроде костылей, кормов для животных, растительных масел.

Разница между внутренней СЭД и внешним ЭДО

Основная задача внедрения системы электронного документооборота (СЭД) заключается в экономии на бумаге, печати, доставке корреспонденции. Еще существенно сокращается время на подготовку шаблонов договоров, их согласование до подписания и передачи контрагентами. Система обеспечивает полную сохранность и целостность документов, что необходимо для внутреннего аудита, анализа бизнес-процессов и соответствия требованиям регуляторов.

Преимущества внедрения СЭД

После внедрения электронного документооборота компания избавляется от затрат на курьеров при существенном росте скорости обработки любых операций. Всего одна программа снижает расходы на канцелярию, расходники для оргтехники, на ее техническое обслуживание. Облачные системы открывают доступ к архиву с любого компьютера, планшета или смартфона. Программы способны сохранять разные версии документа на случай необходимости «отката» изменений.

Функции СЭД

Положение об электронном документообороте

Первым шагом внедрения системы документооборота на предприятии всегда является документальное оформление этого решения. Сначала рекомендовано провести анализ ситуации, выявить недостатки действующего в организации документооборота. Например, затраты на распечатку, сканирование, объемы дублей документов, сроки согласования. По результату разрабатывают регламент, который станет основой для локального нормативного акта: «Положения об электронном документообороте».

Его примерная структура:

Еще есть смысл включить в положение сведения о порядке обучения персонала, от действующих сотрудников до новичков. Обязательно должны быть четко установлены сроки действия и порядок внесения корректировок, дополнений. Каждый термин, определение следует подробно объяснить во избежание разночтений при применении установленных норм. Такой подход упростит задачи взаимодействия внутри коллектива, между разными отделами.

При разработке желательно отталкиваться от норм законов №63-ФЗ, №149-ФЗ, №402-ФЗ, стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Помимо «технических» моментов, важно сразу определить, кто будет осуществлять контрольные функции, какова ответственность определенных сотрудников, какими средствами предстоит защищать систему от несанкционированного доступа (пароли, аппаратные устройства вроде USB-накопителей с ключом шифрования).

Реализация этих норм на практике напрямую затрагивает использование электронных подписей (ЭЦП) — это ключевой инструмент, который придает документам в системе электронного документооборота (СЭД) полную юридическую силу. Важно понимать, что даже простая электронная подпись (как, например, в системе А2Б) может признаваться юридически значимой. Для этого работодателю необходимо заключить с сотрудниками дополнительное соглашение о взаимном признании простой ЭП. Для удобства клиентов А2Б предоставляет готовый шаблон такого соглашения, что позволяет быстро и легитимно перевести внутренний документооборот на электронный формат без затрат на усиленные подписи.

Этапы внедрения электронного документооборота

Проводят внедрение систем СЭД поэтапно, с переводом на электронное взаимодействие по очереди, либо разные подразделения, либо определенные категории документов. Такие моменты указывают в ранее принятом Положении. Отметим, что план перехода на СЭД в разных компаниях отличается от проектов других предприятий, но, в целом, порядок всегда примерно одинаков. Разберем базовые шаги, которые помогут провести процедуру без ошибок.

Фото: Freepik

Определить цели и задачи

Руководитель, иной ответственный должен определить цель, ради чего компания берется за переход на ЭДО. Например, снижение нагрузки на персонал, уменьшение потребности в дополнительных сотрудниках (сокращение штата), оптимизация затрат на канцелярию, техобслуживание. Исходя из поставленных целей появится возможность определить задачи, которые предстоит решить.

Проанализировать делопроизводство

В рамках постановки задач предстоит составить перечень того, что необходимо изменить в текущем делопроизводстве.

Важно понять, соответствует ли действующий формат работы требованиям действующих законов РФ или требуются корректировки.

Оптимизировать делопроизводство

По итогам анализа станет ясно, требуется ли упорядочивание текущих процессов, создание новых регламентов. Если да, лучше разработать соответствующую документацию «с нуля», с учетом всех актуальных законодательных норм. Если документооборот налажен хорошо, и его требуется лишь перевести в электронный формат, можно приступать к следующему этапу.

Создать проект автоматизации

На этом шаге специалисты прорабатывают правила работы с системой ЭДО. Это порядок создания и редактирования документов, схема маршрутизации, согласования, архивирования, реагирования на инциденты информационной безопасности. Согласно установленному порядку, будет настроена программа, внедряемая на предприятии. По необходимости разработчик ее доработает.

Внедрить ЭДО

Процедура включает создание пользовательских аккаунтов, инсталляции программных модулей на рабочие места. Каждый сотрудник получает доступ к системе согласно своей роли в организации. Если есть техническая возможность, ЭДО интегрируют в корпоративный софт. Тогда результатом станет «бесшовный» переход на цифру, только вместо печати работники будут отправлять бумаги в электронном виде (и получать тоже).

Обучить персонал

Ключевой момент в переходе на СЭД – это инструктаж сотрудников. Первоначально желательно направить персонал на специальные курсы или пригласить спикера, который объяснит основные правила работы, продемонстрирует возможности новой программы. В дополнение рекомендуется разработать памятку, базу знаний, где любой сможет найти ответ на типовые вопросы.

Проблемы при внедрении системы электронного документооборота на предприятии

В теории переход на ЭДО довольно прост. Но практика показывает несколько иные результаты. Например, часто приходится сталкиваться с сопротивлением со стороны персонала. Далеко не все готовы сходу перейти на новый формат. Сотрудники со стажем нередко предпочитают работать «по старинке», т.к. «привыкли», боятся нововведений, оказаться невостребованными, т.к. компьютер теперь будет выполнять большую часть задач, которые они ранее делали вручную.

Рассмотрим типовые риски внедрения СЭД:

Фото: Freepik

Отдельным направлением считается перевод в электронный вид архивной документации. На этом шаге придется потратиться на специалистов, которые займутся кропотливой работой по оцифровке бумажного архива. Это необязательно, но в дальнейшем сэкономит массу времени и средств. Тем более хранение в единой базе заметно упрощает поиск, снижает риски случайной утраты ценных сведений, позволяет наладить контроль доступа к ним.

Заключение

Подведем итоги. Внедрение системы электронного документооборота дает преимущества бизнесу. Но это требует серьезных усилий от руководства. Помимо принципиального решения по переходу на «цифру», понадобится привлечь специалистов, которые проанализируют текущую ситуацию с документооборотом, разработают проект автоматизации. Еще предстоит поработать с персоналом, от мотивации до обучения, преодоления «сопротивления» нововведениям.