Чем отличается СЭД от ЭДО
Что такое ЭДО и СЭД
Сперва дадим расширенное определение каждому понятию. Электронный документооборот - это возможность ведения документации в цифровом виде. При этом сохраняется юридическая значимость документа, аналогично бумажному с подписью составителя. Благодаря ЭДО можно создавать:
- счета-фактуры;
- акты выполненных работ;
- накладные;
- сверочные;
- кадровые приказы;
- бухгалтерские ведомости;
- уставные документы и пр.
Подписываются они простой подписью (отправитель инициируется по введенному логину с паролем в системе). Для лучшей защиты значимых документов может понадобиться неквалифицированная или квалифицированная подпись.
ЭДО может быть, как внутренним, так и внешним. Внутренний необходим для обмена документацией между отделами компании. Он позволяет быстро ознакомить подчиненных с нововведениями, передать документ на подпись руководителю, согласование. Внешний ЭДО используется для отправки договоров контрагентам (поставщики, партнеры по бизнесу), сдачи отчетов в налоговую. В таком процессе задействуются операторы ЭДО. Они создают пути для защищенной передачи документации, программные форматы документа, которые поддерживают различные устройства.
Чтобы рассмотреть, в чем разница между СЭД и ЭДО, дадим расширенное определение второму понятию. Система электронного документооборота - это основная программа для работы с цифровыми документами. Она позволяет создавать их, редактировать, подписывать, передавать, следить за движением файла. В сервисе можно архивировать документацию, быстро найти ее повторно, если она понадобится. СЭД может быть выстроена как вертикально (файлы движутся от начальства к подчиненным), так и горизонтально (перемещение документации между отделами, подразделениями компании).
Основные отличия
Теперь можно четко сформулировать, чем СЭД отличается от ЭДО. ЭДО - это процесс создания цифрового юридически значимого документа, его передача, обработка и хранение по защищенному каналу. СЭД - это инструмент (аппаратно-программный комплекс), дающий техническую возможность для работы с цифровыми файлами.
Способы интеграции
Некоторые организации могут иметь самодельные СЭД, продолжая вести параллельно бумажную документацию, сканировать подписанные документы, передавать их по E-mail. Чтобы начать использовать полноценный электронный документооборот, потребуется выбрать оператора ЭДО, установить его программный комплекс на свое оборудование. Второй вариант - подключиться к облачному сервису оператора. Тогда работать получится на любом устройстве из браузера, введя свой логин с паролем.
При выборе оператора нужно учитывать применяемые им технологии, чтобы они были совместимы с вашими базами данных, корректно воспринимали имеющиеся цифровые подписи. Немаловажно правильное архивирование для последующего извлечения файла, если он понадобится для работы. Инженеры оператора должны изучить вашу систему и дать утвердительный ответ, что смогут добиться 100% совместимости.
Чтобы правильно интегрировать ЭДО в СЭД, необходимо:
- Проанализировать количество используемых документов на предприятии.
- Создать схемы движения, чтобы определить число участников процесса, направления маршрутов.
- Установить, какими типами цифровых подписей будут пользоваться сотрудники (для большинства достаточно простого, а отдельным руководителям можно сделать КЭП или неквалифицированную подпись).
- Прописать в уставе компании необходимость использования нового программного обеспечения. Это обяжет сотрудников применять ЭДО, а не действовать по старинке.
Обычно интеграцией занимается сам оператор. В это входит установка программы на сервер компании, введение необходимых настроек, подключение баз данных. Если собственные программные решения нужно внедрить в СЭД, разработчики дописывают код. При подключении к облачному сервису интеграция происходит еще проще - выдаются логины с паролями, настраиваются уровни доступа для сотрудников. Хороший оператор всегда проводит обучение по настройке маршрутов.
Как работать в СЭД
Работа в установленной или подключенной облачной СЭД схожа с управлением электронной почтой. Функционал позволяет выбрать и создать необходимый тип документа. Подписывается он автоматически. Затем пользователь выбирает маршрут, количество получателей. Это может быть весь отдел, только руководители подразделений, бухгалтер, начальник склада и т. д. Полученный файл можно подписать, вернуть на доработку, внести собственные правки. Все происходит в реальном времени. Участники процесса видят изменения мгновенно. Отправитель в курсе, где сейчас документ, в каком он состоянии.
Дополнительно интерфейс содержит календарь с проектами, отображающий текущие и просроченные задачи. Пользователь видит проекты, направленные лично к нему, что позволяет не упустить файлы при большом потоке между отделами. Все удобно классифицируется по категориям: документы на исполнении, согласованные, непрочитанные, архив. Для поиска файла предусмотрен фильтр по дате создания документа, автору, теме, другим параметрам.
Рассмотрев, в чем разница между СЭД и ЭДО, можно отметить, что это неразрывно связанные понятия. Чтобы эффективно использовать оборот документов в цифровом формате, нужна хорошая программа. Это определяется ее удобством, понятным интерфейсом, простотой интеграции и кастомизации.
