Как изменится СЭД в 2024 году

Перевод бумажного оборота документов в электронный набирает стремительные обороты в РФ. По мере развития систем электронного документооборота (СЭД), государство вносит обновления в законодательство. Создаются новые правила, чтобы повысить безопасность применения и улучшить процесс. В этом обзоре мы рассмотрим, какие изменения СЭД произойдут в 2024 году, что поможет организациям правильно настроить и использовать работу сервиса.

Почему налоговая хочет перевести документы в электронную форму

Внедрение электронного документооборота происходит по инициативе ФНС. Статистика ведомства показывает, что каждый год на создание и передачу бумажных документов в РФ тратится до 3,5 триллионов рублей. Кроме денег, каждая компания или ИП затрачивают до 65 часов в месяц на обработку и хранение бумажной документации. Если бизнес перейдет на СЭД, управлять документацией станет проще, а предприниматели смогут экономить до 80% времени, которое раньше уходило на обработку бумажных версий.

По планам ФНС, к концу 2024 года 70% первичных документов, сопровождающих товары при транспортировке морем, воздухом или сушей, должны быть переведены в электронный вид. В отношении таких учетных бумаг как счет-фактура (подтверждает факт оказания услуги или предоставления товара по конкретной цене) цель по переводу в электронную форму поставлена - 95%.

Основные изменения в электронном документообороте

Отслеживание перемен в законодательстве по ЭДО поможет выбрать программу СЭД, соответствующую нынешним требованиям. А также обеспечит правильный переход компании, чтобы при проверке у надзорных органов не возникло претензий. Вот основные изменения, ожидающие СЭД в 2024 году.

Изменения по КЭП

Для подписания цифровых документов, созданных в СЭД программе документооборота требуется электронная подпись. Ранее ее выдавали только в аккредитованном центре за деньги. Теперь наступают следующие изменения:

При этом можно будет отказаться от сертифицированных средств криптографической защиты и необходимых к ним лицензий, которые ранее требовалось устанавливать на рабочие компьютеры. Дополнительно руководители компаний смогут выдавать своим сотрудникам доверенность на подписание документов от лица организации. При этом у таких сотрудников могут быть и свои индивидуальные подписи для внутренней документации. 

Обмен документами по единым правилам

Сейчас нет четких правил по всем нюансам обмена электронными файлами между государственными инстанциями и контрагентами. Но ФНС их активно разрабатывает. В Концепции развития ЭДО п.3.1 уже появилась некая конкретика. Например, для предоставления документа в органы исполнительной власти потребуется его обязательная регистрация. И это будет определено нормативно. Для обмена между другими субъектами хозяйственной деятельности можно выбирать любой канал связи – регистрироваться у операторов ЭДО не обязательно.

Формирование документа тоже можно выполнить на платформе оператора или другим удобным способом. Но для файлов, требующих обязательной регистрации придется подписывать бланк и направлять к оператору СЭД, который выдаст уникальный номер документа.

Ввод новых типов цифровых бланков

Ранее первопроходцы ЭДО использовали только инвойсы и другие первичные документы в электронном виде. С 2024 года ФНС предоставит больше единых форматов для перевода документации в цифровой вид. Среди них:

Сокращение обязательных отчетов

Ряд документов по сделкам хозяйствующих субъектов будут автоматически отправляться в налоговую и другие государственные инстанции, что уменьшит нагрузку на сам бизнес. Будут созданы единые архивы, где будет консолидироваться подобная информация. При необходимости ФНС сможет сама получать нужные файлы, не отвлекая компанию от работы. 

Возможность обмена ЭДО с иностранными компаниями

Планируется налаживание цифрового документооборота со странами Евразийского экономического союза. Это позволит быстро формировать и передавать первичные, а также другие документы партнерам по бизнесу за границу, что упростит сотрудничество.

Если подытожить, СЭД в 2024 году еще больше войдет в разные сферы бизнеса. При этом использование ЭДО станет проще, удобнее, дешевле. Но в то же время, появятся более четкие правила, нарушение которых повлечет административную ответственность.