Почему необходимо переходить на электронный документооборот?
Содержание:
Почти во всех видах бизнеса существует документооборот. Но сегодня его ведение становится затруднительно и не выгодно, если использовать бумагу и старые методы. Рассмотрим, как организациям и компаниям работать по-новому с использованием систем электронного документооборота (СЭД) при помощи программы на ПК.
Особенности ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) – это сервис на компьютерах, ноутбуках и даже планшетах и смартфонах, который реализуется при помощи софта. Он заменяет собой бумагу, оборудование для печати, курьерские службы и пр.
Интерфейс программы выглядит как окно почтового агента. Вы можете:
- создавать свои документы (новые);
- одобрять, согласовывать или возвращать на доработку файлы, созданные другими пользователями;
- следить за движением документов;
- контролировать сроки согласования, завершения проекта;
- обращаться к архиву для получения информации;
- вести поиск файлов по дате, автору, теме и другим фильтрам.
Система электронного документооборота «коробочного» типа устанавливается на рабочие ПК. Код открытый и софт можно настроить под индивидуальные потребности за отдельную плату, разово задействовав программиста. Продукт полностью ваш после покупки. Нет никаких дополнительных расходов через месяц, год после перехода.
«Облачный» вид подразумевает доступ к сервису посредством ввода логина и пароля. Нет крупных вложений на старте, а только абонентская плата за каждого подключенного пользователя. Код закрытый, но программа имеет все необходимые функции для работы с документами, подходящие любому бизнесу. При подключении к сервису вы сможете работать с файлами из любого места, а не только за рабочим компьютером.
Причины, по которым необходимо перейти на ЭДО
Правительство России взяло уверенный курс на перевод документооборота в цифровой формат. Уже сейчас многие подают отчеты в налоговую и другие инстанции в электронном виде, ведут обмен файлами с контрагентами. На сегодня обязательный переход на ЭДО пока не предвидится, но к 2025 году намечено, чтобы максимально сократить движение документации в печатном виде между государством и компаниями.
Работа с бумагой стала довольно невыгодной, поскольку пачки формата А4 значительно подорожали. Это связано с проблемами в поставках хлората натрия. Химический элемент участвует в отбеливании целлюлозы, чтобы бумага была белой, а не желтой или серой. В итоге многие целлюлозно-бумажные комбинаты сокращают производство этой продукции, что приводит к ее удорожанию и дефициту.
В большинстве компаний для печати документов используется оборудование таких фирм как Xerox и Epson. Официально они ушли с территории РФ, поэтому картриджи для принтеров и запчасти для сканеров теперь стоят дороже, повышая стоимость печати. Ремонт офисной техники может растянуться на месяцы. Чем больше используется бумажных документов в фирме, тем выше становятся затраты. Но все эти трудности решаются с переходом на электронный документооборот, вот почему сейчас стоит серьезно задуматься о СЭД.
Плюсы от введения ЭДО в компанию
Рассмотрим, какие выгоды получит бизнес уже сейчас при переходе на систему электронного документооборота:
- Не нужен бумажный архив. Отпадает необходимость в складировании документов в папки, которые нужно классифицировать по категориям, распределять на полках. Обычно для архива требуется просторная комната, стеллажи, единая система оформления, скоросшиватели, дыроколы, папки.
- Простота поиска. Чтобы найти документ 5-летней давности в бумажном архиве, могут уйти часы, особенно если его неправильно подписали или положили не в тот ящик. В системе электронного документооборота задаются ключевые фразы для поиска, как в поисковике браузера, и программа выдает файл.
- Экономия средств. Фирме не нужно закупать бумагу, тонеры, пластиковые файлы, конверты, марки. Все это может экономить от 30000 руб. в месяц.
- Экономия времени. Передача документа из отдела в отдел требует физического похода. Если офисы компании расположены на нескольких этажах, некоторые сотрудники просто не хотят вставать и нести папку. В результате важные бумаги оказываются на столе другого отдела обычно под конец дня (заносят, уходя домой). Это тормозит бизнес-процессы. А если второй офис на другом конце города, потребуется машина и водитель. С ЭДО файлы отправляются и получаются мгновенно.
- Безопасность. Цифровая документация не сгорит, не намокнет, ее не испортят грызуны. При настроенном бэкапе данные можно восстановить из любой нештатной ситуации.
- Простота и контроль. Сотрудникам несложно разобраться в интерфейсе, поэтому переход на СЭД происходит быстро. Руководству проще следить за исполнением распоряжений, движением документов. Это поможет найти «слабое звено» в компании, перераспределить нагрузку.
- Снижение количества ошибок. Система настроена на подсветку и подсказки, чтобы все с первого раза создавать правильно. Тогда не потребуется переписывание документов и повторная отправка, согласование.
Как организовать электронный документооборот в своей компании
Итак, если руководство наметило переход на ЭДО, с чего начать? Процесс интеграции начинается с выбора подрядчика, предоставляющего софт или организующего доступ к облачному сервису. Если у вас специфичный вид бизнеса, вы опасаетесь за сохранность сверх секретных коммерческих тайн, лучше использовать «коробочную» версию. Ее можно настроить полностью под нужды компании, добавив узкие функции. После внедрения, все данные хранятся у вас на сервере или мощном ПК, документы курсируют по внутренней сети. Высокий уровень безопасности.
Но потребуются расходы на старте:
- Нужно приобрести сервер.
- Подготовить комнату для его установки.
- Обеспечить бесперебойную линию электропитания и резервный ввод.
- Проложить высокоскоростной интернет.
- Выделить в штате техника, следящего за состоянием оборудования, выполняющего обновления и другие настройки.
Если такой высокий уровень безопасности не нужен, проще подключиться к облачному сервису. На старте нет никаких затрат. Плата осуществляется невысокая за каждого пользователя. Весь процесс ведется на существующих ПК и рабочих ноутбуках, не нужно ничего докупать. Обновление и обслуживание выполняется на стороне оператора.
Для организации электронного документооборота в своей компании необходимо:
- Предоставить сотрудникам доступы к рабочему месту, создав логины и пароли.
- Задать уровни доступа, чтобы разграничить видимость документации (сотрудники будут видеть только те файлы, которые им необходимы для работы, что повысит безопасность).
- Настроить маршруты движения писем и этапы согласования.
- Внести в устав компании, что теперь электронная подпись руководства приравнивается к собственноручной (если это необходимо для приказов).
- Прописать единые правила для всей фирмы, какие документы будут вестись в цифровом формате, и обязать к исполнению.
- Интегрировать СЭД с другими электронным системами, имеющимися на предприятии.
Для отправки документации внешним контрагентам потребуется подключение к оператору, обеспечивающему «роуминг». Но внешний документооборот еще имеет некоторые пробелы в России, поэтому пока менее востребован.
Переход на электронный документооборот поможет сократить расходы компании на бумагу и канцелярские принадлежности. Это важно, поскольку сама целлюлозная продукция заметно подорожала, а ведущие фирмы оборудования по печати и ксерокопированию ушли с рынка. С ЭДО вы начнете тратить меньше времени, а движение файлов между отделами станет прозрачнее, повысится организованность. Когда ЭДО станет обязательным, ваш бизнес безболезненно перейдет на него для обмена документам с внешними контрагентами.
