Роль системы ЭДО для современного предприятия
Содержание:
Почти в любом бизнесе присутствует документооборот. Если это больше, чем составление отчетов в налоговую, стоит рассмотреть возможность перехода на систему электронного документооборота (СЭД), которая имеет ряд преимуществ перед бумажным вариантом. Рассмотрим, как работает система электронного документооборота в компании и почему ее стоит выбирать для улучшения организации внутренних процессов.
Значимость СЭД для автоматизации бизнес-процессов предприятия
Под документооборотом подразумевается путь документа, который он проходит с момента создания до попадания в архив. Сюда можно отнести и способ хранения для возможного последующего обращения, если понадобится уточнить информацию. Ранее традиционно документооборот совершался на бумаге, что занимало много времени и средств, а также снижало эффективность. Полностью отказаться от бумаги в компании трудно, но перевести большую часть в электронный вид возможно, что пойдет на пользу бизнесу.
Система электронного документооборота – это программа, при помощи которой создаются электронные версии документов, пересылаются между отделами и ведомствами компании, подписываются. Софт позволяет отмечать выполнение каждого задания, а руководителю следить за процессом. После завершения документа, файл попадает в цифровой архив для хранения. В нем легко можно найти его по названию, дате написания, фамилии автора, теме, другим критериям, задаваемым в фильтре поиска.
Всем руководителям предприятий стоит учитывать значимость электронного документооборота, который:
- повышает безопасность обращения с документами, содержащими конфиденциальные данные;
- экономит значительно время сотрудников;
- помогает сократить расходы компании;
- делает контроль за продвижением документов и исполнением задач более прозрачным и легким для руководителя.
В конечном итоге значимость электронного документооборота заключается в общем повышении качества работы сотрудников. Им проще создавать и обрабатывать документы. Они понимают, что вы все видите, не выходя из кабинета, поскольку имеете доступ ко всем путям перемещения документации. Это служит дополнительной мотивацией не затягивать с обработкой и исполнением, улучшает общую организованность фирмы.
Эффективность автоматизации документооборота
Автоматизация документооборота позволяет фирме уверенно «стоять на ногах», удерживать лидирующие позиции, быстро обойти конкурентов за счет высокой внутренней эффективности. Значимость электронного документооборота особенно чувствуется в таких областях структуры бизнеса как:
- управление персоналом;
- планирование ресурсов;
- ведение проектов;
- управление базой клиентов;
- постановка задач;
- согласование действий между ведомствами компании;
- ведение кадров.
Чтобы осознать эффективность системы электронного документооборота, стоит вспомнить, как проходит «жизненный цикл» бумажного документа. Его нужно создать на компьютере в приложении World Office, распечатать на принтере (хорошо, если техника находится в этом же офисе, а не в другом), подписать, отнести на рассмотрение. Следующий сотрудник находит его на своем столе в стопке других бумаг, изучает, вносит правки, возвращает обратно. После согласования бумага отправляется на исполнение в другие отделы, где ее тоже находят на столе, читают, выполняют поставленные задачи. В конце документ помещают в архив. Бумажный документооборот не эффективен ввиду следующих факторов:
- бумага может потеряться на одном из многочисленных этапов;
- создание и перемещение документа требуют много времени и задействования персонала;
- файл может оказаться в чужих руках, конфиденциальная информация станет доступной широкому кругу лиц;
- трудно найти бланк в архиве;
- необходимы денежные затраты на печать и копирование, а также пересылку в другие подразделения компании;
- согласование занимает много времени;
- руководитель не знает, на каком этапе сейчас находится исполнение задачи;
- на столе может накопиться целая пачка бумаги с неизвестными отправителями и сроками, поскольку их просто забыли указать при составлении.
Здесь особенно становится понятна роль системы электронного документооборота и ее значимость, поскольку СЭД полностью решает эти проблемы. С ее помощью упрощается и удешевляется процедура создания и перемещения документации, руководителю легче следить за ходом исполнения. Повышается производительность, а найти старый документ при необходимости не составит труда.
Легче взаимодействовать со структурными подразделениями компании, находящимися в других частях города, области, страны. Сокращается количество ошибок при составлении (система сама подсказывает, какие поля остались незаполненными), минимизируется риск попадания документа не в те руки. Появляется возможность создать четкую структуру и схемы перемещения документации, разграничить уровни доступа. Работа фирмы становится более слаженной.
Особенности внедрения ЭДО в предприятие
Осознавая роль ЭДО для современного предприятия, рассмотрим особенности внедрения СЭД в работу компании. Процесс интеграции включает следующие действия:
- Анализ структуры предприятия. Изучается количество отделов, работающих с документацией, учитывается число удаленных подразделений. Формируется представление о количестве персонала, которому необходимо предоставить доступ к ЭДО.
- Выбор типа программного обеспечения. Софт может быть «облачным» или «коробочным». Первый вариант не предполагает затрат на старте – достаточно выбрать количество участвующих человек, за которых будет начисляться месячная оплата. «Коробочное» решение предполагает установку программы на сервер компании. Но система получается закрытой, полностью защищенной от внешнего вмешательства. Ее можно доработать под узкие специфические нужды фирмы, дописав код. Однако вначале придется потратиться на лицензию.
- Определение схем движения документации. Намечаются пути перемещения файлов ЭДО, схема может быть вертикальной или горизонтальной.
- Составление инструкций для сотрудников. Для персонала прописываются инструкции, обязывающие вести документацию в электронном виде. Указывается какие документы необходимо сразу создавать и пересылать в цифровом формате.
- Настройка доступов. Задаются логины и пароли для входа в систему.
- Обучение персонала. Сотрудники обучаются использованию софта, рабочее окно которого не сложнее почтового агента.
- Тестирование системы. Фирма работает с системой автоматизации документооборота, а разработчики контролируют ее стабильность и корректность.
- Устранение возможных ошибок. Если возникают какие-то сбои, программисты со стороны разработчика сразу их устраняют.
- Настройка узких персональных функций. При необходимости «коробочную» версию можно дописать, задав особые функции, необходимые для бизнеса.
Сейчас ЭДО набирает обороты в РФ и относится к долгосрочным трендам, улучшающим внутреннюю среду бизнеса. Ввиду этого значимость электронного документооборота для современного предприятия становится все больше. Вы получаете прямой эффект за счет экономии средств и времени, а также косвенный – повышая прозрачность исполнения задач и улучшая организованность сотрудников.
Влияние ЭДО на эффективность предприятия
Электронный документооборот положительно влияет на работу предприятий за счет оптимизации бизнес-процессов. Они становятся эффективнее, экономичнее.
Оптимизация внутренних процессов
Бумажные документы требуют ресурсов для обработки, хранения и передачи информации. Это замедляет работу, приводит к риску ошибок из-за человеческого фактора. Электронные файлы доступны сотрудникам компании, они защищены от третьих лиц. Поиск займет несколько секунд: нужно выбрать нужные параметры, а единая база устранит дублирование документов.
С помощью системы можно автоматизировать такие операции, как подписание, архивирование, пересылка. Это экономит время работы сотрудников, снижает затраты компании.
Электронные системы устраняют задержки, связанные с ожиданием документов в бумажном виде, сокращая время на их обработку с нескольких дней до нескольких минут.
ЭДО можно интегрировать с электронными системами для бизнеса (например, ERP или CRM). Это влияет на целостность данных и их оперативное обновление.
Улучшение взаимодействия между отделами
Эффективность ЭДО также связана с возможностью наладить работу отделов предприятия.
Пересылка бумаг между отделами, филиалами – это невыгодно для компании, задерживает время. Она замедляет рабочие процессы, создает ненужные бюрократические препятствия.
Внедрение программного обеспечения решает эту проблему, позволяя быстро, безопасно обмениваться информацией. Сотрудники отделов могут одновременно иметь доступ к необходимым бумагам, процессам, что упрощает координацию между ними. Это важно для крупных организаций, где скорость, точность обмена информацией могут сильно повлиять на эффективность предприятия, его прибыль.
Повышение прозрачности и контроля за документооборотом
ЭДО помогает быстро определить, от кого поступил документ, как, когда он был изменен, что корректировалось. А также кто подписал бумаги, задерживает процесс подписи. Все действия участников фиксируются в журнале. В случае проблем с бумагами, программа позволяет определить, кто сделал ошибки, ответственных за операции. Внедрение системы также снижает риск потери бумаг компании.
Мониторинг этапов работы позволяет отслеживать движение бумаг, даже если в процессе участвуют несколько человек или отделений.
Дополнительное преимущество ЭДО – автоматизация контроля сроков выполнения работы. Системы могут напоминать пользователям о необходимости подписания или согласования документов, что позволяет избежать просрочек, негативных последствий для бизнеса.
Итак, внедрение ЭДО положительно влияет на безопасность, удобство хранения документов, позволяет получать доступ разных отделений к ним, а также повышает прозрачность и контроль за документооборотом. Системы снижают операционные затраты, улучшая конкурентные позиции компании. Важно правильно выбрать ПО и провести его настройку.
