Онлайн-консультация А2Б
Здравствуйте! Мы можем вам чем-то помочь?
Заполняя данные, вы даете согласие с Политикой обработки персональных данных
😇 🙂 😕 😡 😈 😞 😘 😋 😥 😩 😄 😆 😉 😎 😐 😜 😯 👍 👎 😃
8 800 700 6656

Как настроить CRM-систему в 2021

 

Содержание:

Системы CRM применяются для автоматизации внутренних процессов компании и сбора информации о клиентах в одном сервисе. При помощи них работники организации могут создавать воронки продаж, быстро отвечать на вопросы потенциальных покупателей, рассылать сообщения сотрудникам.

Современные CRM-системы имеют обширные возможности. Чтобы разобраться во всем перечне доступных функциях, необходимо провести правильную настройку. Обычно, при грамотном внедрении, увеличивается прибыль компании. CRM-система – инструмент, поддерживающий весь внутренний оборот целого ряда компаний. Рассмотрим подробнее, как выполнить настройку СРМ и какие задачи фирмы можно выполнить её помощью.

 

Основные цели CRM и ее настройки

 

Внедрение CRM без грамотной настройки функций не позволяет увеличить прибыль. Прежде чем купить систему необходимо иметь чёткое представления о том какие задачи с её помощью должна решать компания. Также следует оценить все доступные функции и выполнить интеграцию тех из них, которые позволяют решить задачи.

Настройка CRM системы  

Первостепенными целями использования CRM-систем являются:

  • Возможность взаимодействия с клиентом в одном сервисе. Звонки и сообщения из всех источников собираются в общей базе.
  • Увеличение продаж. В сервисах имеется множество функций, которые способствуют увеличению продаж: воронки продаж, рассылки, чаты.
  • Заполнение базы данных заказчиков. При помощи систем можно отследить статистику рекламных компаний, вносить изменения в предложения и расширять круг возможных покупателей.
  • Уменьшение затрат организации. Правильная настройка ЦРМ способствует автоматизированию внутренних процессов. После подключения, руководитель получает возможность следить за загруженностью подчиненных, а также переводить их на дистанционный режим с контролем выполнения всех задач.
  • Контроль бюджета на рекламу и продвижение. В программе имеется вся необходимая информация для оценки результативности внедрения рекламы.
  • Сбор статистики и анализ. Использование сервисов позволяет отобразить все этапы развития компании, рассчитать выручку за определённый период времени. На основании полученных данных строится последующий план по увеличению дохода.

Если рассматривать бизнес глобально, настройка ЦРМ выполняется для автоматизации внутренних процессов и увеличения количества успешных сделок. Остальные функции помогают продавать товары и услуги, отследить информацию о клиентах. Применение сервисов СRМ позволяет организации разработать собственную стратегию развития, выделить пути развития.

  Настройка CRM системы  

Главные задачи, которые выполняет CRM

 

Огромное количество организаций используют в своей деятельности большие объёмы данных. Менеджеры открывают в браузере более десятка вкладок, для того чтобы отвечать на сообщение в социальных сетях. Делают заметки в письменном виде, чтобы напомнить себе позвонить возможному покупателю или выполнить текущую задачу. CRM способствует облегчению обработки большого потока информации.

 

Правильная настройка СРМ систем позволит решить 3 основные задачи ведения бизнеса:

  • Контроль работников. В работе компании необходимо поддерживать взаимосвязь между сотрудниками и руководителем. При переходе на удаленный режим влияние взаимодействия между сотрудниками на результат работы увеличивается. Используя СРМ систему, руководитель может создать задачу и закрепить её за определённым работником. Также возможно отследить ход выполнения поручений. Чтобы закрыть задачу, исполнитель составляет отчёт и указывает все выполненные условия.
  • Автоматизация внутренних процессов. При подключении сервисов, процессы обработки срабатывают автоматически. К ним относятся: заведение сделок, сбор данных о клиентах, рассылки и создание воронок продаж.
  • Повышение качества взаимодействия с клиентами. Важное преимущество СРМ систем – сбор всех сообщений с различных источников. К ним относятся: сайты, социальные сети, электронная почта и телефония. Правильная настройка ЦРМ позволит быстро отвечать на вопросы потенциальных покупателей и продавать услуги. Программа автоматически напоминает о будущих сделках, важных сообщениях и звонках.
 

Основные настройки для CRM системы

 

После покупки важно настроить СРМ в соответствии с задачами компании. Сначала необходимо перенести в систему информацию о вашей организации. Эти данные будут являться базовыми для составления статистики и отчетов. Все данные можно вносить вручную или импортировать из других сервисов. После загрузки информации, следует добавить всех сотрудников и указать их должностные обязанности в программе.

Настройка CRM системы  

Следует учесть следующие особенности при переносе:

  • Импортируемые файлы должны загружаться согласно единому стандарту. Перед добавлением новой информации, следует удалить старые, некорректные или устаревшие данные.
  • Необходимо обговорить с компанией, которая занимается внедрением ЦРМ систем, в каком формате сведения будут переноситься в систему. Допустим CSV или XLS.
  • Чтобы предотвратить утерю части информации, нужно попробовать провести импорт в тестовом режиме.
  • По завершению процесса импорта, необходимо удостовериться, что весь перечень данных был внесен в систему.
  • Информацию о клиентах и данные по проведенной с ними работе из личных записей и прочих источников рекомендуется внести в систему.

Установку следует начинать со знакомства с доступными функциями. У каждого пользователя в СРМ системе есть собственный рабочий стол, в котором он может настраивать разделы и функции, добавлять задачи, подстраивать сервис под свои потребности. Перед использованием необходимо обучить менеджеров работе с CRM. Современные CRM имеют простой функционал, позволяющий быстро освоить все доступные функции.

После ознакомления с возможностями, необходимо подготовить отчёты и шаблоны. Эту процедуру лучше доверить штатному программисту или разработчику, специализирующемуся на этой компании. Шаблоны автоматизируют часть операций. Менеджерам не придётся верстать текст и баннеры для рассылки, а затем вручную отправлять их. Отчёты и статистика также автоматизируют работу организации. CRM-система проведёт аналитику и предоставит текущие данные.

Чтобы сотрудник организации начал пользоваться функционалом, нужно предоставить доступ в программу и в зависимости от должности, руководитель может предоставить ему определенные права доступа. Этот процесс важен для защиты данных компании, работы с базами данных клиентов и формирования отчётов. После выполнения базовой настройки, следует создать резервное копирование. Это обеспечит защиту информации и в дальнейшем бесперебойную работу компании.

Настройка CRM системы  

Возможно подключение дополнительных функций в процессе эксплуатации CRM. Процесс не повлияет на работу организации и сохранение информации. Студии, занимающиеся настройкой СРМ-систем, часто предлагают базовые версии с самостоятельным подключением функционала, так и с интегрированными под определённые задачи бизнеса сервисами.

Существует 2 способа интеграции:

  • выписать цели и необходимый функционал перед установкой;
  • внести дополнительные изменения в системе, предварительно поработав в ней.
  Настройка CRM системы  

Какие ошибки можно допустить при настройке CRM

 

Ошибки при настройке СРМ могут возникнуть на этапе внедрения или при заполнении первоначальных данных. Исключение этих проблем позволит оптимизировать внутренние рабочие процессы и увеличить прибыль компании:

  • Неправильная интеграция воронок продаж. Эта популярная ошибка, ведущая к снижению прибыли организации. Без обработки воронок, СRМ не эффективна, так как сервис не отвечает за продажи товаров или услуг. Чтобы исправить проблему, важно расписать подробные инструкции для каждого этапа воронки. Каждое действие менеджера должно быть регламентировано.
  • Часть данных заполняется вручную. Если менеджеры организации используют бумажные носители для записи информации, часть сведений при составлении отчётов пропадает. Получить подробную статистику и узнать о развитии компании не получится.
  • Неправильная работа с базой данных. При настройке ЦРМ систем, важно разделять клиентов на новых и повторных. Для каждой категории потенциальных покупателей можно сделать собственное предложение, которое увеличит вероятность успешной сделки. В функционал CRM входит создание множества воронок, для каждой группы.
  • Недостаточные знания. Каждый менеджер компании должен владеть необходимым функционалом CRM. В противном случае возможны ошибки при работе, неправильное: заключение сделок, создание воронок продаж и т.д.
  • Отсутствие интеграций с телефонией. В конец современных систем входит интеграция телефонии. С её помощью можно записывать разговор, планировать звонки и фиксировать входящие вызовы. Все данные заносятся в базу CRM. После интеграции менеджер может обзванивать клиентов, согласно указанному списку. При ручном вызове уменьшается эффективность работника.
  • Нет раздела с аналитикой. При формировании статистики, CRM-системы учитывают всю информацию о рекламных каналах, позволяет оценить эффективность предложений и контролировать бюджет, выделенный на рекламу. Правильная настройка ЦРМ содержит раздел аналитики. Также ошибкой считается не включать в статистику отказы от сделок. При сборе отказов, пользователь может рассчитать конверсию
  • Отсутствие плана работы и взаимодействия. При внедрении СРМ, важно наладить коммуникацию внутри коллектива. Современный функционал сервисов позволяет проводить видеоконференции, общаться в чате и записывать голосовые сообщения. Также следует построить план для масштабирования продукта на рынке.
 

Задача руководителя в настройке CRM

 

Доверить настройку СРМ можно интеграторам или выполнить её самостоятельно. Основная задача – выписать необходимые функции, которые позволят решать проблемы бизнеса. Интегрируйте только те сервисы, которые действительно необходимы. В противном случае сотрудникам будет тяжело освоить широкий функционал.

Настройка CRM системы  

При внедрении и настройке ЦРМ, интегратору необходимо выслушать пожелания руководителя отдела продаж. Он определит основные цели бизнеса, которые могут быть выполнены после установки CRM. Зная все необходимые функции, повысится эффективность и увеличится прибыль компании.

 

Обычно задачами руководителя являются:

  • Анализ воронок продаж. Просмотр и оценка эффективности каждого этапа воронки. Анализ конверсии, количество отказов от сделок на определённых этапах. С помощью отчетов можно спрогнозировать результат дальнейшей деятельности.
  • Статистика. Для оценки эффективности работы менеджеров, рекомендуется смотреть на отчеты каждый день. Функционал CRM-систем позволяет в режиме реального времени контролировать все процессы, смотреть на количество новых клиентов.
  • Оценка каналов продаж. Чтобы повышать количество успешных сделок, руководитель обязан находить эффективные каналы продаж. Также важна работа с сотрудниками и менеджерами, которые взаимодействуют с потенциальными покупателями. Для поднятия конверсии, следует разработать стратегию развития, записав её в CRM.
  • Контроль занятости. Руководитель анализирует действия своих подчиненных в CRM. Для этого есть множество функций, позволяющих контролировать загруженность рабочих, ставить новые задачи и смотреть за ходом их выполнения. Правильно настроив СРМ и обучив менеджеров работе с ней, увеличится поток успешных сделок. Просроченные события должны уменьшиться.

После подключения сервиса для автоматизации внутренних процессов к бизнесу, каждый менеджер должен хорошо разбираться во все доступных функциях. Часто случаются ситуации, когда руководитель необходимо обучить персонал, показать возможности CRM. Чтобы сотрудники могли свободно ориентироваться в интерфейсе, разбираться во всех функциях, необходимо проводить обучающие мероприятия, показывать курсы и видеоуроки.

Заключение

 

Система CRM – это инструмент, важный для любого бизнеса. При его внедрении следует выбрать подходящую программу, соответствующую всем требованиям в деятельности компании. Одним из действенных сервисов является система управления бизнесом A2B с бесплатной настройкой и круглосуточной технической поддержкой. В интерфейсе представлен корпоративный портал для связи между клиентами и сотрудниками, контроль поручений для руководителя, учет внутреннего документооборота. Использование A2B позволит решить сложные задачи компании в сфере автоматизации внутренних процессов.

 

Читайте также:

Что такое CRM-система простыми словами

Особенности внедрения CRM систем

Преимущества и недостатки CRM-системы

Возможности и преимущества мобильной CRM

Внедрение CRM-системы на предприятии: этапы и возможные ошибки