Онлайн-консультация А2Б
Здравствуйте! Мы можем вам чем-то помочь?
Заполняя данные, вы даете согласие с Политикой обработки персональных данных
😇 🙂 😕 😡 😈 😞 😘 😋 😥 😩 😄 😆 😉 😎 😐 😜 😯 👍 👎 😃
8 800 700 6656

Как настроить CRM-систему в 2021

Содержание:

  1. Основные цели CRM и ее настройки
  2. Главные задачи, которые выполняет CRM
  3. Основные настройки для CRM системы
  4. Какие ошибки можно допустить при настройке CRM
  5. Задача руководителя в настройке CRM
  6. Заключение

CRM-системы используются для автоматизации внутренних процессов организации и сбора информации о клиентах в одном сервисе. С их помощью сотрудники организации могут быстро отвечать на вопросы потенциальных покупателей, создавать воронки продаж, рассылать массовые сообщения.

Возможности современных CRM-систем обширны. Чтобы не запутаться в доступных функциях, важно произвести правильную настройку. По статистике, при правильном внедрении, прибыль компании увеличивается. CRM-система – инструмент, на котором держатся все внутренние процессы многих компаний. Далее подробно поговорим, как выполнить настройку СРМ, какие цели можно выполнить, подключив программу.

Основные цели CRM и ее настройки

Настройка CRM системы

Внедрение без правильной настройки ЦРМ функций не способствует увеличению прибыли. Перед покупкой системы важно определиться, какие цели должен достигнуть бизнес используя CRM. Также следует оценить все доступные функции и выполнить интеграцию только тех, которые необходимы для решения задач.

К основным целям использования CRM-систем относят:

  • Возможность взаимодействовать с клиентом при помощи одного сервиса. Сообщения и звонки из всех источников собираются в единой базе.
  • Пополнение базы данных клиентов. При помощи систем можно смотреть на статистику рекламных компаний, редактировать предложения и расширять круг потенциальных покупателей.
  • Увеличение продаж. В сервисах имеется большое количество функций, которые увеличат продажи: рассылки, воронки продаж, чаты.
  • Уменьшение затрат организации. Правильная настройка ЦРМ автоматизирует внутренние процессы. После подключения, руководитель получает возможность следить за загруженностью подчиненных, а также переводить их на дистанционный режим с полным контролем выполнения задач.
  • Анализ и сбор статистики. Использование сервисов позволяет смотреть на этапы развития компании, выручку за определённый период времени. На основании полученных данных строится дальнейший план по увеличению дохода.
  • Контроль бюджета на продвижение и рекламу. В программе имеется вся необходимая статистика для оценки эффективности рекламных предложений.

Если смотреть на бизнес глобально, настройка ЦРМ выполняется для автоматизации внутренних процессов и увеличения количества успешных сделок. Остальные функции помогают продавать услуги и товары, отслеживать информацию о клиентах. С помощью СRМ сервисов организация разрабатывает собственную стратегию развития, выделяет основной вектор направления.

Главные задачи, которые выполняет CRM

Настройка CRM системы

Множество организаций работают с большими объёмами данных. Менеджеры открывают больше 10 вкладок в браузере, чтобы отвечать на сообщения из социальных сетей. Делают письменные заметки, чтобы не забыть позвонить потенциальному покупателю или выполнить определённую задачу. CRM облегчает анализ большого потока информации. Правильная настройка СРМ систем позволит решить 3 главные задачи бизнеса.

  • Автоматизация внутренних процессов

При подключении сервисов, процессы переходят на работу в автоматическом режиме. К ним относятся: сбор данных о клиентах, заведение сделок, рассылки и создание воронок продаж.

  • Контроль работников

В ведении бизнеса важна взаимосвязь между сотрудником и руководителем. Особенно это касается перехода на удаленный режим работы. Используя СРМ систему, руководитель может создать задачу и закрепить её за определённым работником. Также возможен контроль её выполнения. Чтобы закрыть задачу, исполнитель составляет отчёт и указывает все выполненные условия.

  • Повышение качества взаимодействия с клиентами

Важное преимущество СРМ систем – сбор всех сообщений с множества источников. К ним относятся: социальные сети, телефония, сайты и электронная почта. Правильная настройка ЦРМ позволит быстро отвечать на вопросы потенциальных покупателей и продавать услуги. Программа автоматически напоминает о будущих сделках, важных звонках и сообщениях.

Основные настройки для CRM системы

Настройка CRM системы

После покупки важно настроить СРМ под задачи бизнеса. В первую очередь необходимо перенести сведения о работе организации в систему. Эта информация будет базовой для составления отчетов и статистики. Все данные можно вносить вручную или импортировать из других сервисов. После загрузки информации, следует добавить всех сотрудников и указать их возможности в программе.

При переносе, следует учесть нюансы:

  • Импортируемые файлы должны загружаться согласно единому стандарту. Перед добавлением новой информации, следует удалить старые, некорректные или устаревшие данные.
  • Следует договориться с компанией, которая занимается установкой и внедрением ЦРМ систем, в каком формате сведения будут переноситься в систему. Допустим CSV или XLS.
  • Чтобы не потерять часть информации, нужно провести импорт в тестовом режиме.
  • После завершения процесса импорта, удостоверьтесь, что все данные успешно загружены.
  • Информацию о клиентах и взаимодействии с ними из личных записей и баз коллектива рекомендуется внести в систему.

Начать установку следует с ознакомления с доступными функциями. У каждого пользователя в СРМ системе есть собственный рабочий стол, на котором он может добавлять задачи, настраивать разделы и функции, подстраивать сервис под свои удобства. Перед использованием нужно обучить менеджеров работе с CRM. Современные CRM имеют простой функционал, позволяющий быстро освоить все доступные функции.

После ознакомления с возможностями, необходимо подготовить шаблоны и отчёты. Данную процедуру лучше доверить разработчику, специализирующейся на этом компании или штатному программисту. Шаблоны автоматизируют часть процессов. Менеджерам не придётся верстать текст и баннеры для рассылки, а затем вручную отправлять их. Отчёты и статистика также автоматизируют работу организации. CRM-система проведёт аналитику и предоставит данные в реальном времени.

Чтобы сотрудник организации начал пользоваться функционалом, нужно предоставить доступ в программу и в зависимости от должности, руководитель может наделить его определенными правами. Этот процесс важен для защиты информации, работе с базами данных клиентов и формировании отчётов. После выполнения базовой настройки, следует создать резервное копирование. Это обеспечит защиту информации и в дальнейшем бесперебойную работу бизнеса.

Настройка CRM системы

Подключить дополнительные функции можно в процессе эксплуатации CRM. Процесс не повлияет на работу организации и сохранение информации. Студии, занимающиеся настройкой СРМ-систем, часто предлагают базовые версии с самостоятельным подключением функционала, так и с интегрированными сервисами под определённые задачи бизнеса.

Существует 2 способа интеграции:

  • выписать цели и необходимый функционал перед установкой,
  • либо поработать в системе и внести дополнительные изменения.

Какие ошибки можно допустить при настройке CRM

Настройка CRM системы

Ошибки при настройке СРМ могут возникнуть на этапе внедрения или при заполнении первоначальных данных. Исключение этих проблем позволит оптимизировать внутренние рабочие процессы и увеличить прибыль компании.

  1. Неправильная интеграция воронок продаж.

    Распространенная ошибка, которая ведёт к снижению доходов организации. Без обработки воронок, СRМ не эффективна, так как сервис не отвечает за продажи товаров или услуг. Чтобы исправить проблему, важно расписать подробные инструкции для каждого этапа воронки. Каждое действие менеджера должно быть регламентировано.

  2. Часть данных заполняется вручную.

    Если менеджеры организации используют бумажные носители для записи информации, часть сведений при составлении отчётов пропадает. Получить подробную статистику и узнать о развитии компании не получится.

  3. Неправильная работа с базой данных.

    При настройке ЦРМ систем, важно разделять клиентов на новых и повторных. Для каждой категории потенциальных покупателей можно сделать собственное предложение, которое увеличит вероятность успешной сделки. В функционал CRM входит создание множества воронок, для каждой из групп.

  4. Недостаточные знания.

    Каждый менеджер компании должен владеть необходимым функционалом CRM. В противном случае возможны ошибки при работе, неправильное: заключение сделок, создание воронок продаж и т.д.

  5. Отсутствие интеграций с телефонией.

    В функционал современных систем входит интеграция телефонии. С её помощью можно записывать разговор, планировать звонки и фиксировать входящие вызовы. Все данные заносятся в базу CRM. После интеграции менеджер может обзванивать клиентов, согласно указанному списку. При ручном вызове уменьшается эффективность работника.

  6. Нет раздела с аналитикой.

    При формировании статистики, CRM-системы учитывают всю информацию о рекламных каналах, позволяет оценить эффективность предложений и контролировать бюджет, выделенный на рекламу. Правильная настройка ЦРМ содержит раздел аналитики. Также ошибкой считается не включать в статистику отказы от сделок. При сборе отказов, пользователь может рассчитать конверсию.

  7. Отсутствие плана работы и взаимодействия.

    При внедрении СРМ, важно наладить коммуникацию внутри коллектива. Современный функционал сервисов позволяет проводить видеоконференции, общаться в чате и записывать голосовые сообщения. Также следует построить план для масштабирования продукта на рынке.

Доверить настройку СРМ можно интеграторам или выполнить её самостоятельно. Основная задача – выписать необходимые функции, которые позволят решать проблемы бизнеса. Интегрируйте только те сервисы, которые действительно необходимы. В противном случае сотрудникам будет тяжело освоить широкий функционал.

Задача руководителя в настройке CRM

Настройка CRM системы

При внедрении и настройке ЦРМ, интегратору необходимо выслушать пожелания руководителя отдела продаж. Он определит основные цели бизнеса, которые могут быть выполнены после установки CRM. Зная все необходимые функции, повысится эффективность и увеличится прибыль компании.

Обычно задачами руководителя являются:

  • Анализ воронок продаж.

    Просмотр и оценка эффективности каждого этапа воронки. Анализ конверсии, количество отказов от сделок на определённых этапах. С помощью отчетов можно спрогнозировать результат дальнейшего развития.
  • Статистика.

    Для оценки эффективности работы менеджеров, рекомендуется смотреть на отчеты каждый день. Функционал CRM-систем позволяет в режиме реального времени контролировать все процессы, смотреть на количество новых клиентов.
  • Оценка каналов продаж.

    Чтобы повышать количество успешных сделок, руководитель обязан находить эффективные каналы продаж. Также важна работа с сотрудниками и менеджерами, которые взаимодействуют с потенциальными покупателями. Для поднятия конверсии, следует разработать стратегию развития, записав её в CRM.
  • Контроль занятости.

    Руководитель анализирует действия своих подчиненных в CRM. Для этого есть множество функций, позволяющих контролировать нагрузку рабочих, ставить новые задачи и смотреть за ходом их выполнения. Правильно настроив СРМ и обучив менеджеров работе с ней, увеличится поток успешных сделок. Просроченные события должны уменьшиться.

Подключив сервис для автоматизации внутренних процессов к бизнесу, каждый менеджер должен хорошо разбираться во всём доступном функционале. Часто случаются ситуации, когда руководитель выполняет роль учителя, показывает возможности CRM. Чтобы свободно ориентироваться в интерфейсе, разбираться во всех функциях, потребуется проводить обучающие мероприятия, показывать курсы и видеоуроки.

Заключение

CRM-система важный инструмент, который необходим каждому бизнесу. При интеграции следует выбрать подходящую программу, которая соответствует всем целям компании. Одним из качественных сервисов является система управления бизнесом A2B с бесплатной настройкой и круглосуточной технической поддержкой. В интерфейсе представлен корпоративный портал для связи между сотрудниками и клиентами, контроль поручений для руководителя, учет внутреннего документооборота. Использование A2B решит сложные задачи по автоматизации внутренних процессов организации.