Прогноз развития электронного документооборота
Содержание:
ЭДО - это электронный документооборот, т.е. возможность составлять виртуальные документы, имеющие юридическую силу, и обмениваться ими с другими компаниями, государством, различными контрагентами. Чтобы это все работало, создана система электронного документооборота (СЭД) и действуют операторы, предоставляющие программы для реализации ЭДО. В России поставлена цель полного перехода с бумажных документов на ЭДО с 2023 по 2025 г., следовательно, всем, кого это затронет, нужно разобраться, как это работает и что необходимо делать.
Цели развития ЭДО
Переход на ЭДО затронет прежде всего государственные органы, которым приходится обрабатывать большое количество документов. Еще это коснется видов бизнеса, деятельность которых предполагает заключение договоров, выписку счетов, квитанций приема товарных накладных и пр.
Основные цели ЭДО следующие:
- сократить затрачиваемое время, количество задействованного персонала и финансовые расходы при обработке документов;
- упростить поиск информации;
- облегчить способ подачи отчетов в контролирующие органы;
- упростить доступ к нужным документам всем, кто с ними работает;
- создать удаленный доступ по защищенным каналам;
- обеспечить контроль над документооборотом внутри предприятия;
- облегчить анализ деятельности отделов, служебные расследования;
- автоматизировать некоторые процессы, снизив ошибки из-за человеческого фактора.
Предпосылки и направления развития ЭДО
Главной движущей силой в развитии электронного документооборота в России стала налоговая служба, которой приходится обрабатывать тонны бумаг. Это отчеты от всех форм бизнеса, данные о проверках, запросы и прочие документы. Именно эта государственная структура стала первой, где появились электронные документы с равной юридической силой, что значительно упростило процесс.
В России намечено два этапа развития ЭДО. Первый действует с 2021 по 2022 гг и направлен на тестирование цифровых технологий, создание удобных условий перехода. Чтобы изготавливать, обрабатывать и пересылать электронные документы, необходимо специальное ПО, соответствующее государственным стандартам, и операторы, следящие за его исправностью, оказывающие техническую поддержку. Нужны несколько видов электронных подписей разного уровня. Уже сейчас в РФ существует более 70 компаний, оказывающих услуги по подключению к системе ЭДО и выполнению обмена файлами между контрагентами.
Второй этап пройдет с 2023 по 2025 гг, в течение которых все данные унифицируются, разработаются дополнительные цифровые технологии и стандарты ЭДО. Между компаниями и государством будет вестись только электронный документооборот. В перспективе развития несколько важных областей.
Создание единых форм документов
Среди государственных структур и некоторых видов бизнеса есть распространенные документы, передаваемые между участниками. Соответственно, они должны иметь одинаковый вид, каким бы ПО ни были созданы, независимо от оператора.
Государство поставило цель привести к единому стандарту следующие документы:
- формы КС-2 и КС-3;
- публичные оферты;
- претензии и другие бумаги, оформляемые в случае возврата товара;
- акты сверки при выполнении взаиморасчетов;
- выставленные на оплату счета;
- расходные и транспортные накладные;
- заказы и формы его подтверждения;
- акты приема и пр.
Добиться единой формы сложно, поскольку данные по товарам и претензиям сильно отличаются у разных видов бизнеса. Поэтому ведется разработка многоуровневого стандарта для разных подкатегорий деятельности.
Создание единого цифрового формата
Сейчас, из-за деятельности различных операторов, документы, созданные в одной программе, могут не открыться или некорректно работать на другом софте. Проводится активная разработка и утверждение единых цифровых стандартов, чтобы электронные материалы могли открываться или автоматически форматироваться для удобного использования всеми участниками.
Улучшение свойств электронной подписи
Уже сейчас существует несколько видов электронной подписи (КЭП, НЭП, ПЭП), которые позволяют защитить документ от подделок, придать юридическую силу, подтвердить целостность данных и авторство. В прогнозе развития значится создание еще одного типа - обезличенной подписи для менее важных форм (например, квитанции приема). Планируется возможность удаленного хранения ключа ЭП, чтобы подписывать документы на расстоянии.
Расширение возможностей пересылки
Сейчас передача электронного документа происходит только через оператора. Под инициативой ФНС планируется разрешить отправку по E-mail, через облачные защищенные сервисы или физически подключаемые носители (USB-накопители, SSD-диски).
Глобализация ЭДО
При разработке форматов и структуры документов учитываются международные стандарты, что позволит принимать, обрабатывать и передавать цифровые бланки в общепринятом формате. Это упростит работу с иностранными поставщиками, а копии материалов смогут сразу передаваться в соответствующие государственные органы.
Запуск центрального государственного хранилища
С 1 января 2023 г планируется запуск центрального хранилища «Росархива», куда будут приниматься электронные документы для хранения государством. Разработка ведется уже 3 года при содействии «Минцифры». Создается ГИС «Платформа ЦХЭД». В ней буду сохраняться архивы, что упростит комплектацию и ведение учета. До конца 2022 года к платформе будет подключено два ФОИВ. В 2023 г планируется подключение до 20 ФОИВ.
Кадровый документооборот
Два года велся эксперимент, в течение которого ряд организаций переводили кадровые бумаги в электронный вид. Тестирование прошло удачно - получилось уменьшить стоимость сопровождения ключей и перевести почти все документы в «цифру». Запущен государственный сервис «Работа в России», при котором допускается применение простой подписи. Это значительно сокращает расходы при переходе на безбумажный вариант документооборота.
Что поменяется и какие возможны риски
Для реализации планов по развитию ЭДО потребуется обучить на каждом предприятии или государственной структуре человека, который будет следить за технической частью и сотрудничать с оператором. Пока будут подключены не все участники, возможно, возникнут трудности и придется с некоторыми сохранять бумажный документооборот, параллельно с цифровым.
Пока структуры сотрудничают с разными операторами, необходим роуминг для передачи материалов. Неизбежны первоначальные сложности с открытием файлов, созданных на другом программном обеспечении. Пока у разных операторов есть свои требования и правила к размеру (весу) документа, возможности создания пакета и пр. Но постепенно это будет приведено к единым стандартам, и всем станет проще.
По отчету ФНС, до конца 2024 года планируется перевод в электронную форму до 95% счетов фактур и до 70% товарных накладных. Уже в 2022 году ожидается увеличение электронных документов в России на 20%. Все это сократит расходы бизнеса, упростит проверку контролирующими инстанциями.
Итог
Чтобы идти в ногу с переменами, важно выбрать надежного провайдера с проверенным ПО СЭД. Это позволит перевести все документы в «цифру», с которой смогут работать ваши партнеры и государство. При этом немаловажна надежная защита документов, удобство софта, соответствие нормативным актам.
