Переход на ЭДО: с чего начать?
Содержание:
Электронный документооборот – современный инструмент оптимизации бизнеса. Благодаря ЭДО компания получает возможность снизить издержки, повысить качество работы и отражения информации. Дополнительно коммерческие структуры с помощью специализированных программ повышают эффективность взаимодействия с партнерами и контролирующими инстанциями, улучшают имидж, деловую репутацию бренда. И если раньше только малая часть организаций стремились перейти на ЭДО, то сейчас такую необходимость понимает все большее число субъектов хозяйствования.
Кто и когда обязан перейти на ЭДО
Раньше переход на ЭДО осуществлялся по желанию, но сегодня представлен список отраслей, где электронный документооборот обязателен. В связи с этим руководители компаний интересуются, в какие сроки и как перейти на ЭДО, чтобы исключить риск наложения штрафных санкций. К концу 2024 года ожидается, что накладные и счета-фактуры станут электронными.
Маркировка товаров
Для повышения уровня прозрачности торговли со стороны государства введена маркировка «Честный знак». Согласно требованиям, все контрагенты, начиная с производителя, а заканчивая магазинами, должны передавать документы о перемещении продукции с помощью оператора ЭДО. Это касается таких отраслей:
- фото- и видеотехника;
- обувное производство;
- молочная, кисломолочная продукция;
- фармацевтические препараты;
- покрышки для транспортных средств;
- бутилированная питьевая вода;
- товары легкой промышленности;
- меховая продукция.
С начала 2024 года маркировка товаров при помощи ЭДО также распространяется на всю импортируемую продукцию.
Отрасли
С 1 января 2022 года действует закон, регулирующий ЭДО для грузоперевозок, где перевозчикам рекомендовано предоставлять электронные накладные. Сегодня для них электронный документооборот является обязательным, что направлено на сокращение затрат времени, оптимизацию бизнес-процессов.
Тем, кто планирует принимать участие в госзаказах, следует использовать ЭДО, чтобы иметь возможность принимать онлайн документы, заверять их электронной подписью. Система должна взаимодействовать с торговыми площадками. Отвечая на вопрос, обязательно ли переходить на ЭДО бухгалтерам, отметим, что да. Для сдачи отчетности отделу бухгалтерии организации, число работников которых превышает 100 человек, требуется сдавать документы (отчеты, декларации) в электронном виде.
Освобождение имеют только религиозные организации, а также фирмы, деятельность которых связанных с государственной тайной. Отчеты по страховым взносам, справки по НДС сдаются фирмой в случае, если в ней работе 10 человек. Если в штате свыше 25 человека, руководитель обязан сдавать отчеты в ЭДО в ФСС, ПФР.
Сравнение документооборота в бумажном и электронном виде
На предприятии любой формы собственности присутствует бумажный документооборот. Нельзя отрицать тот факт, что бумажные носители информации обладают своей ценностью. Но все зависит от того, какой удельный вес такой информационной системы. Если еще 5 лет назад бумажные носители составляли 70-90%, то сейчас для оптимальной работы – это 20-30%.
Электронный документооборот в организации имеет ряд преимуществ:
- сокращение временных затрат на создание документа и оптимизация штатной численности для работы с документами;
- повышение эффективности взаимодействия между структурными подразделениями. Причина – оперативная передача информации нужным сотрудникам для выполнения поставленных задач;
- минимизация затрат на распечатку бумажных носителей;
- возможность ограничения доступа разных сотрудников к определенным коммерческим сведениям.
Главное достоинство ЭДО – сохранность данных. Если бумажный носитель легко уничтожить, то электронный формат обеспечивает хранение данных на сервере или накопителях почти со 100% гарантией.
Сравнительная характеристика бумажных и электронных документов:
- Себестоимость. Для бумажного документа необходимо минимум 2 руб. на 1 экземпляр (бланки, чернила и т.д.). Электронная версия не стоит компании ничего.
- Отправка бумаг контрагентам. В зависимости от способа взаимодействия, получения доставка может составлять 40-50 руб. за 1 экз. При использовании ЭДО себестоимость отправки или получения – max. 10 руб.
- Архивация и хранения. Если компания не обладает собственной площадью, то для хранения большого объема информации требуется отдельный зал. При аренде это внушительные затраты. При хранении бумаг на сервере издержки в несколько раз дешевле.
- Срок получения. Отправить электронную форму можно за несколько секунд. Партнер сможет получить нужный документ по электронной почте или серверу за несколько секунд. При отправке бумажного формата потребуется больше времени. Лучший вариант – несколько часов. Худший – несколько дней.
Выгодность ЭДО подтверждена годами. Раньше способ использовали крупные предприятия. Теперь такой формат работы есть даже у малого бизнеса. Причина – реальная экономия времени, денег и человеческих ресурсов. При условии, что минимизируются риски утраты бумаг и допущения ошибок.
Внедрение ЭДО
Переход на электронный документооборот – не сложная процедура. Главное – подойти к выбору программного продукта и оператора взвешено, с пониманием собственных запросов и потребностей.
Алгоритм перехода:
- Проанализировать работу фирмы. Выстроить схему взаимодействия между структурными подразделениями. Построить карту документооборота. Понять, сколько человек вовлечены в процесс, какие у них функции, задачи. Скольким сотрудникам нужен доступ к информационной базе предприятия, кто может обойтись без него.
- Получить ЭЦП. Электронный документооборот предполагает использование электронной подписи. Ее отсутствие не дает возможности формировать бумаги, отправлять ее контрагентам, в т.ч. и контролирующим органам. Важно получить именно квалифицированную электронную подпись (КЭП). Сделать это можно в специализированных центрах, имеющих лицензию.
- Выбрать оператора системы электронного документооборота. Это самый важный шаг. Выбор должен основываться на ключевых запросах фирмы, на ее потребностях. Можно уточнить список операторов, с которыми сотрудничают партнеры. Можно изучить информацию в интернете, ориентируясь на лидеров отечественного рынка. При выборе оператора задача номер 2 – это выбор тарифного плана. Здесь уже детально обсуждаются варианты подключения с провайдером: количество пользователей, наличие роуминга, чата, способ установки ПО, хранения документов. От указанных параметров зависит стоимость обслуживания.
- Внести корректировки в действующую учетную политику. Если до этих пор организация работала с использованием бумажных носителей, то в приказе об учетной политике нужно изменить данные.
- Начать использование ЭДО. На первых порах могут возникнуть трудности при использовании электронных носителей. К этому нужно быть готовыми. Важно выбирать надежных партнеров, которые не просто предоставят какой-то программный продукт, но смогут качественно обучить персонал и предоставить техническое обслуживание.
Выбираем оператора
При выборе оператора электронного документооборота учитываются такие критерии:
- цена – ежемесячный тарифный план, отдельно оплачиваемые услуги;
- безопасность – как хранятся документы, как защищаются от несанкционированного доступа, как проверяются подписи;
- удобство – простота и понятность интерфейса, наличие мобильного доступа, возможность работы в оффлайн-режиме;
- особенности оплаты роуминга – если компания работает с контрагентами, которые используют другие операторы, то ей нужно узнать, какие условия и тарифы у них за обмен документами;
- техническая поддержка – как быстро и качественно решаются вопросы, касающиеся ЭДО;
- интеграция с учетной системой – если компания использует какую-то программу для ведения бухгалтерии, склада, кассы, то ей следует проверить, как легко и безболезненно можно подключить ее к ЭДО.
После выбора оператора ЭДО нужно зарегистрироваться на его сайте, получить электронную подпись, настроить свой профиль и список контрагентов. Затем можно начать отправлять и получать документы в электронном виде: акты, накладные, счета-фактуры и другие. Все документы будут храниться в личном кабинете, откуда их можно просматривать, печатать, экспортировать и архивировать.
Подключение контрагентов
Внедрение ЭДО на самом предприятии – это часть успешной работы. Каждый контрагент должен быть подключен к системе документооборота компании. Причина – обеспечить эффективную и оперативную коммуникацию с поставщиками, покупателями, банками и т.д. Переход на ЭДО предусматривает подключение к системе всех своих контрагентов. Это организации, с которыми компания ведет деловые отношения: поставщики, покупатели, подрядчики, налоговые органы. Каждый контрагент должен быть подключен к системе документооборота компании, чтобы обеспечить юридическую значимость и оперативность обмена документами.
Существует миф, что партнеры должны использовать одни ЭДО. Это неправда. Каждый программный продукт обладает функцией интеграции. Это обусловлено тем, что существует возможность роуминга между разными сервисами. Поэтому всегда есть альтернатива обмена документами.
Заключение
Система электронного документооборота оптимизирует бизнес-процессы на предприятии. Использовать подобный формат работы могут как государственные, так и коммерческие структуры. Есть разные программные решение с интеграцией их в определенную среду.
Начинать переход на ЭДО нужно с анализа собственной структуры и запросов. Важно понять схему взаимодействия между подразделениями, сотрудниками. Выявить возможные слабые и сильные стороны существующего бумажного документооборота. Так при поиске оператора можно подобрать те решения, которые помогут сразу удовлетворить запрос, устранить проблему.
Электронный документооборот уже не рекомендация, а требование со стороны государства в ряде случаев. Чем раньше учреждение заключит договор на подключение ЭДО с оператором, тем лучше. Это не только улучшит конкурентные преимущества, но также оптимизирует рабочий процесс, исключит риски наложения штрафных взысканий.
