Переход на ЭДО: с чего начать?
Содержание:
Электронный документооборот – современный инструмент оптимизации бизнеса. Благодаря ЭДО компания получает возможность снизить издержки, повысить качество работы и отражения информации. Дополнительно коммерческие структуры с помощью специализированных программ повышают эффективность взаимодействия с партнерами и контролирующими инстанциями, улучшают имидж, деловую репутацию бренда. И если раньше только малая часть организаций стремились перейти на ЭДО, то сейчас такую необходимость понимает все большее число субъектов хозяйствования.

Сравнение документооборота в бумажном и электронном виде
На предприятии любой формы собственности присутствует бумажный документооборот. Нельзя отрицать тот факт, что бумажные носители информации обладают своей ценностью. Но все зависит от того, какой удельный вес такой информационной системы. Если еще 5 лет назад бумажные носители составляли 70-90%, то сейчас для оптимальной работы – это 20-30%.
Электронный документооборот в организации имеет ряд преимуществ:
Главное достоинство ЭДО – сохранность данных. Если бумажный носитель легко уничтожить, то электронный формат обеспечивает хранение данных на сервере или накопителях почти со 100% гарантией.
Сравнительная характеристика бумажных и электронных документов:
Выгодность ЭДО подтверждена годами. Раньше способ использовали крупные предприятия. Теперь такой формат работы есть даже у малого бизнеса. Причина – реальная экономия времени, денег и человеческих ресурсов. При условии, что минимизируются риски утраты бумаг и допущения ошибок.
Внедрение ЭДО
Переход на электронный документооборот – не сложная процедура. Главное – подойти к выбору программного продукта и оператора взвешено, с пониманием собственных запросов и потребностей.
Алгоритм перехода:

Подключение контрагентов
Внедрение ЭДО на самом предприятии – это часть успешной работы. Каждый контрагент должен быть подключен к системе документооборота компании. Причина – обеспечить эффективную и оперативную коммуникацию с поставщиками, покупателями, банками и т.д.
Существует миф, что партнеры должны использовать одни ЭДО. Это неправда. Каждый программный продукт обладает функцией интеграции. Поэтому всегда есть альтернатива обмена документами.
Заключение
Система электронного документооборота оптимизирует бизнес-процессы на предприятии. Использовать подобный формат работы могут как государственные, так и коммерческие структуры. Есть разные программные решение с интеграцией их в определенную среду.
Начинать переход на ЭДО нужно с анализа собственной структуры и запросов. Важно понять схему взаимодействия между подразделениями, сотрудниками. Выявить возможные слабые и сильные стороны существующего бумажного документооборота. Так при поиске оператора можно подобрать те решения, которые помогут сразу удовлетворить запрос, устранить проблему.