Переход на ЭДО: с чего начать?

Содержание:

1. Сравнение документооборота в бумажном и электронном виде
2. Внедрение ЭДО
3. Выбираем оператора
4. Подключение контрагентов
5. Заключение

• сокращение временных затрат на создание документа и оптимизация штатной численности для работы с документами;
• повышение эффективности взаимодействия между структурными подразделениями. Причина – оперативная передача информации нужным сотрудникам для выполнения поставленных задач;
• минимизация затрат на распечатку бумажных носителей;
• возможность ограничения доступа разных сотрудников к определенным коммерческим сведениям.

• Себестоимость. Для бумажного документа необходимо минимум 2 руб. на 1 экземпляр (бланки, чернила и т.д.). Электронная версия не стоит компании ничего.
• Отправка бумаг контрагентам. В зависимости от способа взаимодействия, получения доставка может составлять 40-50 руб. за 1 экз. При использовании ЭДО себестоимость отправки или получения – max. 10 руб.
• Архивация и хранения. Если компания не обладает собственной площадью, то для хранения большого объема информации требуется отдельный зал. При аренде это внушительные затраты. При хранении бумаг на сервере издержки в несколько раз дешевле.
• Срок получения. Отправить электронную форму можно за несколько секунд. Партнер сможет получить нужный документ по электронной почте или серверу за несколько секунд. При отправке бумажного формата потребуется больше времени. Лучший вариант – несколько часов. Худший – несколько дней.

• Проанализировать работу фирмы. Выстроить схему взаимодействия между структурными подразделениями. Построить карту документооборота. Понять, сколько человек вовлечены в процесс, какие у них функции, задачи. Скольким сотрудникам нужен доступ к информационной базе предприятия, кто может обойтись без него.
• Получить ЭЦП. Электронный документооборот предполагает использование электронной подписи. Ее отсутствие не дает возможности формировать бумаги, отправлять ее контрагентам, в т.ч. и контролирующим органам. Важно получить именно квалифицированную электронную подпись (КЭП). Сделать это можно в специализированных центрах, имеющих лицензию.
• Выбрать оператора системы электронного документооборота. Это самый важный шаг. Выбор должен основываться на ключевых запросах фирмы, на ее потребностях. Можно уточнить список операторов, с которыми сотрудничают партнеры. Можно изучить информацию в интернете, ориентируясь на лидеров отечественного рынка. При выборе оператора задача номер 2 – это выбор тарифного плана. Здесь уже детально обсуждаются варианты подключения с провайдером: количество пользователей, наличие роуминга, чата, способ установки ПО, хранения документов. От указанных параметров зависит стоимость обслуживания.
• Внести корректировки в действующую учетную политику. Если до этих пор организация работала с использованием бумажных носителей, то в приказе об учетной политике нужно изменить данные.
• Начать использование ЭДО. На первых порах могут возникнуть трудности при использовании электронных носителей. К этому нужно быть готовыми. Важно выбирать надежных партнеров, которые не просто предоставят какой-то программный продукт, но смогут качественно обучить персонал и предоставить техническое обслуживание.

При выборе оператора электронного документооборота учитываются такие критерии:

• цена – ежемесячный тарифный план, отдельно оплачиваемые услуги;
• безопасность – как хранятся документы, как защищаются от несанкционированного доступа, как проверяются подписи;
• удобство – простота и понятность интерфейса, наличие мобильного доступа, возможность работы в оффлайн-режиме;
• особенности оплаты роуминга – если компания работает с контрагентами, которые используют другие операторы, то ей нужно узнать, какие условия и тарифы у них за обмен документами;
• техническая поддержка – как быстро и качественно решаются вопросы, касающиеся ЭДО;
• интеграция с учетной системой – если компания использует какую-то программу для ведения бухгалтерии, склада, кассы, то ей следует проверить, как легко и безболезненно можно подключить ее к ЭДО.