Переход на ЭДО: с чего начать?
Содержание:
Электронный документооборот – современный инструмент оптимизации бизнеса. Благодаря ЭДО компания получает возможность снизить издержки, повысить качество работы и отражения информации. Дополнительно коммерческие структуры с помощью специализированных программ повышают эффективность взаимодействия с партнерами и контролирующими инстанциями, улучшают имидж, деловую репутацию бренда. И если раньше только малая часть организаций стремились перейти на ЭДО, то сейчас такую необходимость понимает все большее число субъектов хозяйствования.
Сравнение документооборота в бумажном и электронном виде
На предприятии любой формы собственности присутствует бумажный документооборот. Нельзя отрицать тот факт, что бумажные носители информации обладают своей ценностью. Но все зависит от того, какой удельный вес такой информационной системы. Если еще 5 лет назад бумажные носители составляли 70-90%, то сейчас для оптимальной работы – это 20-30%.
Электронный документооборот в организации имеет ряд преимуществ:
- сокращение временных затрат на создание документа и оптимизация штатной численности для работы с документами;
- повышение эффективности взаимодействия между структурными подразделениями. Причина – оперативная передача информации нужным сотрудникам для выполнения поставленных задач;
- минимизация затрат на распечатку бумажных носителей;
- возможность ограничения доступа разных сотрудников к определенным коммерческим сведениям.
Главное достоинство ЭДО – сохранность данных. Если бумажный носитель легко уничтожить, то электронный формат обеспечивает хранение данных на сервере или накопителях почти со 100% гарантией.
Сравнительная характеристика бумажных и электронных документов:
- Себестоимость. Для бумажного документа необходимо минимум 2 руб. на 1 экземпляр (бланки, чернила и т.д.). Электронная версия не стоит компании ничего.
- Отправка бумаг контрагентам. В зависимости от способа взаимодействия, получения доставка может составлять 40-50 руб. за 1 экз. При использовании ЭДО себестоимость отправки или получения – max. 10 руб.
- Архивация и хранения. Если компания не обладает собственной площадью, то для хранения большого объема информации требуется отдельный зал. При аренде это внушительные затраты. При хранении бумаг на сервере издержки в несколько раз дешевле.
- Срок получения. Отправить электронную форму можно за несколько секунд. Партнер сможет получить нужный документ по электронной почте или серверу за несколько секунд. При отправке бумажного формата потребуется больше времени. Лучший вариант – несколько часов. Худший – несколько дней.
Выгодность ЭДО подтверждена годами. Раньше способ использовали крупные предприятия. Теперь такой формат работы есть даже у малого бизнеса. Причина – реальная экономия времени, денег и человеческих ресурсов. При условии, что минимизируются риски утраты бумаг и допущения ошибок.
Внедрение ЭДО
Переход на электронный документооборот – не сложная процедура. Главное – подойти к выбору программного продукта и оператора взвешено, с пониманием собственных запросов и потребностей.
Алгоритм перехода:
- Проанализировать работу фирмы. Выстроить схему взаимодействия между структурными подразделениями. Построить карту документооборота. Понять, сколько человек вовлечены в процесс, какие у них функции, задачи. Скольким сотрудникам нужен доступ к информационной базе предприятия, кто может обойтись без него.
- Получить ЭЦП. Электронный документооборот предполагает использование электронной подписи. Ее отсутствие не дает возможности формировать бумаги, отправлять ее контрагентам, в т.ч. и контролирующим органам. Важно получить именно квалифицированную электронную подпись (КЭП). Сделать это можно в специализированных центрах, имеющих лицензию.
- Выбрать оператора системы электронного документооборота. Это самый важный шаг. Выбор должен основываться на ключевых запросах фирмы, на ее потребностях. Можно уточнить список операторов, с которыми сотрудничают партнеры. Можно изучить информацию в интернете, ориентируясь на лидеров отечественного рынка. При выборе оператора задача номер 2 – это выбор тарифного плана. Здесь уже детально обсуждаются варианты подключения с провайдером: количество пользователей, наличие роуминга, чата, способ установки ПО, хранения документов. От указанных параметров зависит стоимость обслуживания.
- Внести корректировки в действующую учетную политику. Если до этих пор организация работала с использованием бумажных носителей, то в приказе об учетной политике нужно изменить данные.
- Начать использование ЭДО. На первых порах могут возникнуть трудности при использовании электронных носителей. К этому нужно быть готовыми. Важно выбирать надежных партнеров, которые не просто предоставят какой-то программный продукт, но смогут качественно обучить персонал и предоставить техническое обслуживание.
Подключение контрагентов
Внедрение ЭДО на самом предприятии – это часть успешной работы. Каждый контрагент должен быть подключен к системе документооборота компании. Причина – обеспечить эффективную и оперативную коммуникацию с поставщиками, покупателями, банками и т.д.
Существует миф, что партнеры должны использовать одни ЭДО. Это неправда. Каждый программный продукт обладает функцией интеграции. Поэтому всегда есть альтернатива обмена документами.
Заключение
Система электронного документооборота оптимизирует бизнес-процессы на предприятии. Использовать подобный формат работы могут как государственные, так и коммерческие структуры. Есть разные программные решение с интеграцией их в определенную среду.
Начинать переход на ЭДО нужно с анализа собственной структуры и запросов. Важно понять схему взаимодействия между подразделениями, сотрудниками. Выявить возможные слабые и сильные стороны существующего бумажного документооборота. Так при поиске оператора можно подобрать те решения, которые помогут сразу удовлетворить запрос, устранить проблему.
