Подробная инструкция
Работа с карточкой документа
Создание документа
Карточка документа
Редактирование документа
Удаление документа
Маршрут документа
Прохождение документа по маршруту
Делегирование маршрута
Назначение исполнителя
Изменение маршрута на лету
Доступ к документу
Редактирование документа в системе A2Б
Редактировать документ может только его автор, администратор модуля СЭД и пользователя с позволяющими редактировать карточки документов в настройках СЭДа ролями. По умолчанию, редактирование полей карточки доступно только на стадии "Черновик" и "Без маршрута". Для этого кликните по кнопке "Редактировать" рядом с названием документа.
При нажатии кнопки Редактировать все доступные для редактирования поля становятся активными. Появляются кнопки Сохранить и Отмена.
Удаление документа
Удалять документ может только его автор, администраторы модуля "СЭД" и пользователя с позволяющими редактировать карточки документов в настройках СЭДа ролями.
Перейдите в документ и нажмите кнопку "Удалить". Внимание! Удаление необратимо.
Маршрут документа
Задать маршрут документу может администратор модуля "СЭД" либо автор документа.
Создать маршрут для документа можно несколькими способами:
Ниже появятся этапы маршрута.
Этапы и пользователей можно перемещать вверх/вниз
, удалять 
.
Для изменения параметров этапа маршрута нажмите на кнопку Настройка рядом с названием маршрута:
В настройках Вы можете определить тип прохождения этапа: последовательный или параллельный. При последовательном прохождении каждому следующему в этапе сотруднику документ будет приходить только после рассмотрения предыдущим участником. При параллельном этапе все участники этапа могут работать над документом одновременно.
Также, в настройках этапа можно указывать настройки прохождения этапа. В настройках можно указывать неограниченное количество правил прохождения.
Правила определяют порядок прохождения этапа и выбор следующего этапа при различных вариантах резолюций пользователей. Правило содержит следующий этап, выбранную визу и необходимое для данного правила количество пользователей. При резолюции пользователя будет выбрано первое подходящее правило
Во всех этапах есть правило по умолчанию, по которому будет определять прохождение этапа при отсутствие каких-либо других правил. Или при отсутствие подходящих правил.
При добавлении маршрута документ автоматически переходит в статус "Черновик".
Для отправки документа по маршруту нажмите "Отправить по маршруту" (есть только у автора документа).
Документ перейдет на первый этап маршрута ответственному(-ым) сотруднику(-ам). Статус документа поменяется на название первой стадии.
У сотрудников, у которых документ находится в работе сейчас, рядом со своей фамилией появляются кнопки, соответствующие вариантам резолюции к данному типу этапа. Кроме этого, добавится кнопка "Делегировать" для делегирования работы по документу другим сотрудникам. Также можно назначить исполнителя для документа.
У сотрудников с доступом к пропускам сотрудников также рядом с активными участниками маршрута будет кнопка "Пропустить".
Все резолюции и действия отображаются в комментариях этапа. Комментарии прикрепляются к этапам маршрута и располагаются под ним. Полный список комментариев с полем для ввода отображается при нажатии кнопки Раскрыть. При нажатии на поле ввода комментария появляются дополнительные атрибуты форматирования текста в комментарии. Также, существует возможность прикрепить файл к комментарию.
Если у сотрудника нет возможности согласовать документ на своем этапе (например, если находится в отпуске), то автор документа может пропустить согласование документа этим сотрудником, нажав на кнопку "Пропустить".
После нажатия на "Пропустить" необходимо ввести комментарий, поясняющий пропуск согласования.
После нажатия кнопки "Отправить", документ перейдет на согласование следующему сотруднику, а в маршруте появится запись о пропуске согласования.
У документа может быть несколько маршрутов. Если в какой-то момент прохождения маршрута документ возвращается на доработку автору, то текущий маршрут со всеми его комментариями и визами переходит в статус Предыдущий маршрут, а его копия становится текущим маршрутом в режиме редактирования.
Также, если документ завершил прохождение маршрута, то есть возможность добавить еще один маршрут. В этом случае, текущий маршрут также переведёт в статус Предыдущий маршрут.
Делегирование маршрута
При необходимость можно делегировать выполнение этапа маршрута. Для этого необходимо нажать кнопку "Делегировать" рядом с Вашим ФИО в маршруте документа. Делегирование возможно только на этапе принятия решения по этапу. При нажатии кнопки "Делегировать" откроется окно делегирования.
Для делегирования необходимо выбрать сотрудников, срок выполнения для каждого из сотрудников и указать, при необходимости, комментарий. Делегированный этап возможно удалить, или редактировать до тех пор, пока по делегированному этапу не вынесено решение, не было добавлен комментарий, или он еще раз не был делегирован.
Назначение исполнителя
Также кроме делегирования возможно назначить исполнителя по клику на соответствующей кнопке в этапе.
В отличие от делегирования при назначении исполнителя будет создаваться следующий этап прохождения документа. Назначить исполнителя необходимо на последнем этапе после прохождения предыдущих.
Изменение маршрута на лету
В системе присутствует возможность изменения маршрута во время его прохождения.
Для этого необходимо в настройках модуля СЭД в разделе Прохождение маршрута включить галочку в пункте "Разрешить менять сотрудников в маршруте во время прохождения". Эту настройку может устанавливать только администратор.
Изменять маршрут на лету может только сотрудник с возможностью редактирования документа (по умолчанию, это автор документа и администраторы).
Любое изменение маршрута во время его прохождения будет сохранено в виде комментария к этапу маршрута.
Изменять можно только сотрудников в этапах маршрута, при этом добавлять можно сотрудников только в незавершённые этапы, а удалять можно только непрошедших маршрут сотрудников.
При удалении всех сотрудников из какого-либо этапа данный этап также будет удалён. В предыдущем этапе будет добавлен соответствующий комментарий.
Карточка документа
Редактирование документа
Удаление документа
Маршрут документа
Прохождение документа по маршруту
Делегирование маршрута
Назначение исполнителя
Изменение маршрута на лету
Доступ к документу
Создание документа
Создать новый документ может любой пользователь системы А2Б при подключенном модуле "СЭД".
Для создания документа нажмите кнопку "Документ+"
Откроется форма создания нового документа.
В поле "Родительская папка" выберите папку, в которой должен храниться этот документ. Напишите название папки в поле "Название папки". Это поле являются обязательным.
В поле "Маршруты документов". возможен выбор маршрута, по которому будет следовать папка.
Если к выбранной папке уже прикреплен определенный тип документа, то они автоматически подставятся в поля "Тип документа" и в карточке создания документа появятся дополнительные поля, предусмотренные данным типом документа. Если тип документа не прикреплен, то выберите из выпадающего списка необходимый тип документа. Если шаблонов типов документов не было создано, то документ будет создан с полями, заданными по-умолчанию.
В поле "Автономерация". по необходимости возможен выбор журнала регистрации из списка существующих. Информация о журнале регистрации размещена в этом же руководстве.
Также для папки можно выбрать виджет в соответствующем поле из приведенного выпадающего списка. Подробнее о виджетах вы узнаете далее.
В поле "Автономерация". по необходимости возможен выбор.
При создании папки для ограничения доступа необходимо выбрать галочку "Ограничить доступ".
или убрать её, если в этом нет необходимости.
Здесь можно выбрать права на просмотр, редактирование, добавление, администрирование для выбираемых из выпадающего списка сотрудников.
Нажмите "Сохранить" для внесения документа в папку. Также вы сможете скопировать папку нажав на кнопку "Копировать".
Карточка документа
Карточка документа содержит всю информацию о документе.
Карточка документа содержит следующие блоки:
- Основная информация о документе - это название и описание. Эта информация может быть изменена пользователями, имеющими доступ к редактированию.
- Файлы - блок с приложенными к карточке документов файлами. У каждого изначального файла может быть неограниченное количество версий. Каждый файл может быть актуальным или нет. Автор документа может прикладывать файлы при создании документа. Если документ находится в статусе Черновик пользователи с правом редактирования могут добавлять и удалять файлы. Пока документ не завершён все пользователи находящиеся в маршруте документа могут прикрепить свои версии файлов.
- Управляющие кнопки - это кнопки Редактировать, Сохранить, Отмена, Удалить, Дублировать. В зависимости от статуса документа и уровня доступа пользователя данные кнопки могут не отображаться.
- Свойства документа - это стандартные поля документа - Статус, Автор, Папка, Дата и номер регистрации, а также дополнительные поля (при наличии). Эти поля (кроме автора) могут быть изменены пользователями с доступом к редактированию.
Редактирование документа в системе A2Б
Редактировать документ может только его автор, администратор модуля СЭД и пользователя с позволяющими редактировать карточки документов в настройках СЭДа ролями. По умолчанию, редактирование полей карточки доступно только на стадии "Черновик" и "Без маршрута". Для этого кликните по кнопке "Редактировать" рядом с названием документа.При нажатии кнопки Редактировать все доступные для редактирования поля становятся активными. Появляются кнопки Сохранить и Отмена.
Удаление документа
Удалять документ может только его автор, администраторы модуля "СЭД" и пользователя с позволяющими редактировать карточки документов в настройках СЭДа ролями.Перейдите в документ и нажмите кнопку "Удалить". Внимание! Удаление необратимо.
Маршрут документа
Задать маршрут документу может администратор модуля "СЭД" либо автор документа.Создать маршрут для документа можно несколькими способами:
- Выбрать из реестра маршрутов и отредактировать его;
- Создать новый маршрут
Ниже появятся этапы маршрута.
Этапы и пользователей можно перемещать вверх/вниз
, удалять .Для изменения параметров этапа маршрута нажмите на кнопку Настройка рядом с названием маршрута:
В настройках Вы можете определить тип прохождения этапа: последовательный или параллельный. При последовательном прохождении каждому следующему в этапе сотруднику документ будет приходить только после рассмотрения предыдущим участником. При параллельном этапе все участники этапа могут работать над документом одновременно.
Также, в настройках этапа можно указывать настройки прохождения этапа. В настройках можно указывать неограниченное количество правил прохождения.
Правила определяют порядок прохождения этапа и выбор следующего этапа при различных вариантах резолюций пользователей. Правило содержит следующий этап, выбранную визу и необходимое для данного правила количество пользователей. При резолюции пользователя будет выбрано первое подходящее правило
Во всех этапах есть правило по умолчанию, по которому будет определять прохождение этапа при отсутствие каких-либо других правил. Или при отсутствие подходящих правил.
Прохождение документа по маршруту
При добавлении маршрута документ автоматически переходит в статус "Черновик".
Для отправки документа по маршруту нажмите "Отправить по маршруту" (есть только у автора документа).
Документ перейдет на первый этап маршрута ответственному(-ым) сотруднику(-ам). Статус документа поменяется на название первой стадии.
У сотрудников, у которых документ находится в работе сейчас, рядом со своей фамилией появляются кнопки, соответствующие вариантам резолюции к данному типу этапа. Кроме этого, добавится кнопка "Делегировать" для делегирования работы по документу другим сотрудникам. Также можно назначить исполнителя для документа.
У сотрудников с доступом к пропускам сотрудников также рядом с активными участниками маршрута будет кнопка "Пропустить".
Все резолюции и действия отображаются в комментариях этапа. Комментарии прикрепляются к этапам маршрута и располагаются под ним. Полный список комментариев с полем для ввода отображается при нажатии кнопки Раскрыть. При нажатии на поле ввода комментария появляются дополнительные атрибуты форматирования текста в комментарии. Также, существует возможность прикрепить файл к комментарию.
Если у сотрудника нет возможности согласовать документ на своем этапе (например, если находится в отпуске), то автор документа может пропустить согласование документа этим сотрудником, нажав на кнопку "Пропустить".
После нажатия на "Пропустить" необходимо ввести комментарий, поясняющий пропуск согласования.
После нажатия кнопки "Отправить", документ перейдет на согласование следующему сотруднику, а в маршруте появится запись о пропуске согласования.
У документа может быть несколько маршрутов. Если в какой-то момент прохождения маршрута документ возвращается на доработку автору, то текущий маршрут со всеми его комментариями и визами переходит в статус Предыдущий маршрут, а его копия становится текущим маршрутом в режиме редактирования.
Также, если документ завершил прохождение маршрута, то есть возможность добавить еще один маршрут. В этом случае, текущий маршрут также переведёт в статус Предыдущий маршрут.
Делегирование маршрута
При необходимость можно делегировать выполнение этапа маршрута. Для этого необходимо нажать кнопку "Делегировать" рядом с Вашим ФИО в маршруте документа. Делегирование возможно только на этапе принятия решения по этапу. При нажатии кнопки "Делегировать" откроется окно делегирования.Для делегирования необходимо выбрать сотрудников, срок выполнения для каждого из сотрудников и указать, при необходимости, комментарий. Делегированный этап возможно удалить, или редактировать до тех пор, пока по делегированному этапу не вынесено решение, не было добавлен комментарий, или он еще раз не был делегирован.
Назначение исполнителя
Также кроме делегирования возможно назначить исполнителя по клику на соответствующей кнопке в этапе.В отличие от делегирования при назначении исполнителя будет создаваться следующий этап прохождения документа. Назначить исполнителя необходимо на последнем этапе после прохождения предыдущих.
Изменение маршрута на лету
В системе присутствует возможность изменения маршрута во время его прохождения.
Для этого необходимо в настройках модуля СЭД в разделе Прохождение маршрута включить галочку в пункте "Разрешить менять сотрудников в маршруте во время прохождения". Эту настройку может устанавливать только администратор.
Изменять маршрут на лету может только сотрудник с возможностью редактирования документа (по умолчанию, это автор документа и администраторы).
Любое изменение маршрута во время его прохождения будет сохранено в виде комментария к этапу маршрута.
Изменять можно только сотрудников в этапах маршрута, при этом добавлять можно сотрудников только в незавершённые этапы, а удалять можно только непрошедших маршрут сотрудников.
При удалении всех сотрудников из какого-либо этапа данный этап также будет удалён. В предыдущем этапе будет добавлен соответствующий комментарий.
Доступ к документу
Каждый создаваемый в системе документ доступен выбираемому создателем или администратором кругу сотрудников. Права на редактирование или чтение документа объявляет сотрудник создавший документ, администратор или его коллеги, имеющие права на редактирование. Если вы не можете причитать или отредактировать документ, значит права на доступ к документу ограничены другими пользователями.При нажатии на кнопку
Редактировать (кнопка доступна если вы обладаете соответствующими правами) открывается свойство документа "Ограничение доступа". Если раскрыть это свойство, отобразятся текущие настройки доступа документа. Для их изменения необходимо выбрать сотрудников из выпадающих списков, которым вы согласуете доступ на наблюдение или редактирование. Чтобы подтвердить изменения необходимо нажать на кнопку "Сохранить" с синей галкой в левой части шапки карточки.
