8 800 700 6656

Подробная инструкция

 

Создать новый документ может любой пользователь системы А2Б при подключенном модуле "СЭД".
Для создания документа нажмите кнопку "Документ+"

Откроется форма создания нового документа.



Выберите папку, в которой этот документ должен храниться в поле "Папка". Напишите название документа в поле "Заголовок".  Эти поля являются обязательными.
Добавьте подробное описание документа в поле "Описание" (при необходимости).
Если к выбранной папке уже прикреплен определенный тип документа, то они автоматически подставятся в поля "Тип документа" и в карточке создания документа появятся дополнительные поля, предусмотренные данным типом документа. Если тип документа не прикреплен, то выберите из выпадающего списка необходимый тип документа. Если шаблонов типов документов не создано, то документ будет создан с полями, заданными по-умолчанию.
Приложите файл к документу при необходимости, нажав на кнопку "Приложить файлы".
Нажмите "Сохранить" для внесения документа в папку.
 

Карточка документа содержит всю информацию про документ.


Карточка документа содержит следующие блоки:

  • Основная информация о документе - это название и описание. Эта информация может быть изменена пользователями имеющими доступ к редактированию.
  • Файлы - блок содержащий приложенные к карточке документов файлы. У каждого изначального файла может быть неограниченное количество версий. Каждый файл может быть актульным или нет. Прикладывать файлы может автор документа при создании документа. Также добавлять и удалять файлы могут пользователи с правом редактирования, если документ находится в статусе Черновик. Пока документ не завершён все пользователи находящиеся в маршруте документа могут прикрепить свои версии файлов.
  • Управляющие кнопки - это кнопки Редактировать, Удалить, Отменить, Сохранить, Дублировать. В зависимости от статуса документа и уровня доступа пользователя данные кнопки могут отображаться или нет.
  • Свойства документа - это стандартные поля документа - Статус, Автор, Папка, Дата и номер регистрации, а также дополнительные поля (при наличии). Эти поля (кроме автора) могут быть изменены пользователями имеющими доступ к редактированию.
  Редактировать документ может только его автор, администратор модуля СЭД и пользователя с ролями, позволяющими редактировать карточки документов в настройках СЭДа. По умолчанию, редактирование полей карточки доступно только на стадии "Черновик" и "Без маршрута". Кликните на "Редактировать" рядом с названием документа.
При нажатие кнопки Редактировать все доступные для редактирования поля становятся активными. Появляются кнопки Сохранить и Отмена.


  Удалять документ может только его автор, администраторы модуля "СЭД"  и пользователя с ролями, позволяющими редактировать карточки документов в настройках СЭДа.
Перейдите в документ и нажмите кнопку "Удалить". Внимание! Удаление необратимо.

  Задать маршрут документу может администратор модуля "СЭД" либо автор документа.

Создать маршрут для документа можно несколькими способами:
  • Выбрать из реестра маршрутов и отредактировать его;
  • Создать новый маршрут
Для создания и редактирования маршрута в карточке документа перейдите на вкладку Маршрут. Выберите этапы и введите ФИО ответственных.



Ниже появятся этапы маршрута. 



Этапы и пользователей можно перемещать вверх/вниз , удалять .

Для изменения параметров этапа маршрута нажмите на кнопку Настройка рядом с названием маршрута:


В настройках Вы можете определить тип прохождения этапа: последовательный или параллельный. При последовательном прохождение каждому следующему сотруднику в этапе документ будет приходить после предыдущего. При параллельном этапе все участники этапа одновременно могут работать над документом.
Также, в настройках этапа можно указывать настройки прохождения этапа. В настройках можно указывать неограниченное количество правил прохождения данного этапа.
Правила определяют прохождения этапа и выбор следующего этапа при различных вариантах резолюций пользователей. Правило содержит следующий этап, выбранную визу и количество пользователей необходимое для данного правила. При резолюции пользователя будет выбранно первое подходящее правило
Во всех этапах есть правило по умолчанию, по которому будет определять прохождение этапа при отсутствие каких-либо других правил. Или при отсутствие подходящих правил.
 
При добавлении маршрута документ автоматически переходит в статус "Черновик".
Для отправки документа по маршруту нажмите "Отправить по маршруту" (есть только у автора документа).
Документ перейдет на первый этап маршрута ответственному сотруднику(-ам). Статус документа поменяется на название первой стадии.
У сотрудников, у которых документ находится в работе сейчас, рядом со своей фамилией появят кнопки, соответствующие вариантам резолюции к данному типу этапа. Также, добавится кнопка "Делегировать" для делегирования работы по документу другим сотрудникам.
У сотрудников с доступом к пропускам сотрудников также рядом с активными участниками маршрута будет кнопка "Пропустить".





Все резолюции и действия отображаются в комментариях этапа. Комментарии прикрепляются к этапам маршрута и располагаются под ним. Полный список комментариев с полем для ввода отображается при нажатие кнопки раскрыть. При нажатие на поле ввода комментария появляются дополнительные атрибуты форматирования текста в комментарии. Также, существует возможность прикрепить файл к комментарию.

 
Если у сотрудника нет возможности согласовать документ на своем этапе (например, находится в отпуске), то автор документа может пропустить согласование этим сотрудником документа, нажав на кнопку "Пропустить". 



После нажатия на "Пропустить" необходимо ввести комментарий, поясняющий пропуск согласования.



После нажатия кнопки "Отправить", документ перейдет на согласование следующему сотруднику, а в маршруте появится запись о пропуске согласования.



У документа может быть несколько маршрутов. Если в какой-то момент прохождения маршрута документ возвращается на доработку автору, то текущий маршрут со всеми его комментариями и визами переходит в статус Предыдущий маршрут, а его копия становится текущим маршрутом в редиме редактирования.
Также, если документ завершил прохождение маршрута, то есть возможность добавить еще один маршрут. В этом случае, текущий маршрут также передёт в статус Предыдущий марушрат.
  При необходимость можно делегировать выполнение этапа маршрута. Для этого необходимо нажать кнопку "Делегировать" рядом с Вашим ФИО в маршруте документа. Делегирование возможно только на этапе принятия решения по этапу. При нажатие кнопки "Делегировать" откроется окно делегирования.


Для делегирования необходимо выбрать сотрудников, указать тип этапа (резолюции), срок выполнения для каждого из сотрудников и указать, при необходимости, комментарий. Делегированный этап возможно удалить, или редактировать до тех пор, пока по делегированному этапу не вынесено решение, не было добавлен комментарий, или он еще раз не был делегирован.
 
Изменение маршрута на лету
В системе присутствует возможность изменения маршрута во время его прохождения.
Для этого необходимо в настройках модуля СЭД в разделе Прохождение маршрута включить галочку в пункте "Разрешить менять сотрудников в маршруте во время прохождения". Данную настройку может устанавливать только администратор.
Изменять маршрут на лету может только сотрудник с возможность редактировать документ (по умолчанию, это автор документа и администраторы).
Любое изменение маршрута во время его прохождения будет сохранено в виде комментария к этапу маршрута.
Изменять можно только сотрудников в этапах маршрута, при этом добавлять можно сотрудников только в незавершённые этапы, а удалять можно только непрошедших маршрут сотрудников.
При удаление всех сотрудников из какого-либо этапа данный этап также будет удалён. В предыдущем этапе будет добавлен соответствующий комментарий.