Подробная инструкция

Пропустить Навигационные Ссылки.
Папки для документов

Создание папки

Создавать папки для хранения документов может только администратор модуля "СЭД".

Для создания новой папки нажмите  рядом с заголовком "ПАПКИ КОМПАНИИ".



В открывшейся форме "Добавление новой папки" введите название папки (обязательно) и выберите атрибуты папки (не обязательно). Нажмите "Сохранить".



Атрибуты папки:

Родительская папка
 
  Выбор родительской папки. Создаваемая папка будет отображаться подпапкой в структуре
 
Автонумерация
 
  Выбор журнала регистрации, который будет использоваться по умолчанию для документов этой папки при регистрации
 
Тип  документа
 
  Выбор типа документа, который будет использоваться по умолчанию для всех создаваемых в этой папке документов
 
Маршрут документов
 
  Выбор маршрута, который будет использоваться для всех документов этой папки автоматически
 
Ограничить доступ   Ограничение доступа на просмотр и редактирование папки и документов в ней

Если нужных атрибутов документа в выпадающих списках нет, то вы можете создать их сразу.


Нажмите кнопку " Добавить журнал регистрации". Откроется форма создания журнала регистрации.

Название - название журнала регистрации
Префикс - префикс номера журнала (первая часть номера). Может состоять из букв, цифр, символов, пробелов.
Текущий номер - порядковый номер (число), с которого начнется нумерация документов в этой папке.
Суффикс - суффикс номера журнала (завершающая часть номера). Может состоять из букв, цифр, символов, пробелов.

Например, AH/ 256 - 2014
"АН/  "- префикс
256 - текущий номер, с которого начнется нумерация
" - 2014" - суффикс

Нажмите "Добавить новый журнал". Журнал автоматически привяжется к этой папке и добавится в список журналов регистрации в реестре шаблонов.



Нажмите кнопку " Добавить тип документа". Откроется форма создания типа документа для этой папки.

Введите название нового типа документа, затем выберите дополнительные поля (при необходимости). Поля по-умолчанию: название, номер, дата регистрации, файлы, автор.

Если в выпадающем списке нет нужных вам дополнительных полей, то добавьте их: введите название нового поля в поле "Название" и выберите тип поля (строка, число, дата). Нажмите "Добавить новое поле". Новое поле автоматически добавится в списко полей этого типа документа.



Дополнительные поля будут отображаться ниже списка обязательных полей справа. Дополнительные поля вы можете удалить в любой момент, нажав на  рядом с названием поля.

После добавления всех нужных полей в тип документа нажмите "Создать новый тип документов".


Нажмите кнопку " Добавить маршрут". Откроется форма создания маршрута.
  1. Выберите этап в маршруте прохождения документа в выпадающем списке. Доступны следующие этапы: Регистрация, Рассмотрение, Исполнение, Подписание, Ознакомление, Согласование.
  2. Введите ФИО сотрудников, чьи резолюции необходимы на этом этапе. После ввода ФИО нажмите Enter.
  3. Введите количество дней, отведенное для согласования документа сотруднику, в поле, расположенное рядом с ФИО этого сотрудника.
  4. Для добавления следующих этапов повторите пункты 2, 3 и 4 необходимое количество раз.
Нажмите "Добавить маршрут" для прикрепления этого маршрута ко всем документам этой папки.


Если необходимо ограничить право на просмотр и редактирование папки, то нажмите галочку "Ограничить доступ".



В поле "Право на просмотр" введите ФИО сотрудника, кому разрешается просматривать документы в этой папке. Нажмите Enter. Введите ФИО остальных сотрудников при необходимости.
В поле "Право на редактирование" введите ФИО сотрудника, которому разрешается редактировать папку и документы в ней.  Введите ФИО остальных сотрудников при необходимости.

Если доступ к папке ограничен, то иконка рядом с названием папки будет "закрытый замочек" 
Если доступ к папке не ограничен, то иконка рядом с названием папки будет "открытый замочек" 

Иконки появляются при наведении курсора на название папки.



Редактирование папки

Редактировать атрибуты папки может только администратор модуля "СЭД" и пользователи с правами на редактирование.

Нажмите на  рядом с названием папки (кнопка появляется при наведении курсора на названием папки).



Откроется карточка с атрибутами папки. Внесите изменения и нажмите "Сохранить".

Удаление папки

Удалить папку может только администратор модуля "СЭД". 

Нажмите  рядом с названием папки (кнопка появляется при наведении курсора на название папки).



Внимание! Удалить папку возможно только пустую и без вложенных папок. Сначала удалите все документы в папке и вложенные в нее папки.

Создание иерархии папок

Структурировать папки может только администратор модуля "СЭД".

Для создания иерархии папок перетащите курсором мыши папку за значок "папка"  в любое место структуры. 



Таким образом вы можете перемещать папки вверх и вниз. А также вкладывать папки в другие папки. Создавать вложенность папок вы можете также при редактировании атрибутов папки, указав родительскую папку.