Подробная инструкция
Папки для документов в системе A2Б
Создание папки
Создавать папки для хранения документов может только администратор модуля "СЭД".
Для создания новой папки нажмите
рядом с заголовком "ПАПКИ КОМПАНИИ".
В открывшейся форме "Добавление новой папки" введите название папки (обязательно) и выберите атрибуты папки (не обязательно). Нажмите "Сохранить".
Атрибуты папки:
|
Родительская папка |
Выбор родительской папки. Создаваемая папка будет отображаться подпапкой в структуре |
|
|
Автонумерация |
Выбор журнала регистрации, который будет использоваться по умолчанию для документов этой папки при регистрации |
|
|
Тип документа |
Выбор типа документа, который будет использоваться по умолчанию для всех создаваемых в этой папке документов |
|
|
Маршрут документов |
Выбор маршрута, который будет использоваться для всех документов этой папки автоматически |
|
| Ограничить доступ | Ограничение доступа на просмотр и редактирование папки и документов в ней |
Если нужных атрибутов документа в выпадающих списках нет, то вы можете создать их сразу.
Нажмите кнопку "
Добавить журнал регистрации". Откроется форма создания журнала регистрации.Название - название журнала регистрации
Префикс - префикс номера журнала (первая часть номера). Может состоять из букв, цифр, символов, пробелов.
Текущий номер - порядковый номер (число), с которого начнется нумерация документов в этой папке.
Суффикс - суффикс номера журнала (завершающая часть номера). Может состоять из букв, цифр, символов, пробелов.
Например, AH/ 256 - 2014
"АН/ "- префикс
256 - текущий номер, с которого начнется нумерация
" - 2014" - суффикс
Нажмите "Добавить новый журнал". Журнал автоматически привяжется к этой папке и добавится в список журналов регистрации в реестре шаблонов.
Нажмите кнопку "
Добавить тип документа". Откроется форма создания типа документа для этой папки.Введите название нового типа документа, затем выберите дополнительные поля (при необходимости). Поля по-умолчанию: название, номер, дата регистрации, файлы, автор.
Если в выпадающем списке нет нужных вам дополнительных полей, то добавьте их: введите название нового поля в поле "Название" и выберите тип поля (строка, число, дата). Нажмите "Добавить новое поле". Новое поле автоматически добавится в списко полей этого типа документа.
Дополнительные поля будут отображаться ниже списка обязательных полей справа. Дополнительные поля вы можете удалить в любой момент, нажав на
рядом с названием поля.После добавления всех нужных полей в тип документа нажмите "Создать новый тип документов".
Нажмите кнопку " Добавить маршрут". Откроется форма создания маршрута.
Добавить маршрут". Откроется форма создания маршрута.- Выберите этап в маршруте прохождения документа в выпадающем списке. Доступны следующие этапы: Регистрация, Рассмотрение, Исполнение, Подписание, Ознакомление, Согласование.
- Введите ФИО сотрудников, чьи резолюции необходимы на этом этапе. После ввода ФИО нажмите Enter.
- Введите количество дней, отведенное для согласования документа сотруднику, в поле, расположенное рядом с ФИО этого сотрудника.
- Для добавления следующих этапов повторите пункты 2, 3 и 4 необходимое количество раз.
Нажмите "Добавить маршрут" для прикрепления этого маршрута ко всем документам этой папки.
Если необходимо ограничить право на просмотр и редактирование папки, то нажмите галочку "Ограничить доступ".
В поле "Право на просмотр" введите ФИО сотрудника, кому разрешается просматривать документы в этой папке. Нажмите Enter. Введите ФИО остальных сотрудников при необходимости.
В поле "Право на редактирование" введите ФИО сотрудника, которому разрешается редактировать папку и документы в ней. Введите ФИО остальных сотрудников при необходимости.
Если доступ к папке ограничен, то иконка рядом с названием папки будет "закрытый замочек"
Если доступ к папке не ограничен, то иконка рядом с названием папки будет "открытый замочек"
Иконки появляются при наведении курсора на название папки.
Редактирование папки
Редактировать атрибуты папки может только администратор модуля "СЭД" и пользователи с правами на редактирование.
Нажмите на
рядом с названием папки (кнопка появляется при наведении курсора на названием папки).
Откроется карточка с атрибутами папки. Внесите изменения и нажмите "Сохранить".
Удаление папки
Удалить папку может только администратор модуля "СЭД".
Нажмите
рядом с названием папки (кнопка появляется при наведении курсора на название папки).
Внимание! Удалить папку возможно только пустую и без вложенных папок. Сначала удалите все документы в папке и вложенные в нее папки.
Создание иерархии папок
Структурировать папки может только администратор модуля "СЭД".
Для создания иерархии папок перетащите курсором мыши папку за значок "папка"
в любое место структуры. 
Таким образом вы можете перемещать папки вверх и вниз. А также вкладывать папки в другие папки. Создавать вложенность папок вы можете также при редактировании атрибутов папки, указав родительскую папку.
