Подробная инструкция

Пропустить Навигационные Ссылки.

Папки для документов



Инструкция для старой версии интерфейса (до 21 мая 2015 г)

Создание папки

Создавать папки для хранения документов может только администратор модуля "СЭД".

Для создания новой папки нажмите кнопку "+ПАПКА"



В открывшейся форме "Добавление новой папки" введите название папки (обязательно) и выберите атрибуты папки (не обязательно). Нажмите "Сохранить".



Атрибуты папки:

Родительская папка
 
  Выбор родительской папки. Создаваемая папка будет отображаться подпапкой в структуре
 
Автонумерация
 
  Выбор журнала регистрации, который будет использоваться по умолчанию для документов этой папки при регистрации
 
Тип  документа
 
  Выбор типа документа, который будет использоваться по умолчанию для всех создаваемых в этой папке документов
 
Маршрут документов
 
  Выбор маршрута, который будет использоваться для всех документов этой папки автоматически
 
Ограничить доступ   Ограничение доступа на просмотр и редактирование папки и документов в ней

Если нужных атрибутов документа в выпадающих списках нет, то вы можете создать их сразу.


Нажмите кнопку " Добавить журнал регистрации". Откроется форма создания журнала регистрации.

Название - название журнала регистрации

Префикс - префикс номера журнала (первая часть номера). Может состоять из букв, цифр, символов, пробелов

Текущий номер - порядковый номер (число), с которого начнется нумерация документов в этой папке

Суффикс - суффикс номера журнала (завершающая часть номера). Может состоять из букв, цифр, символов, пробелов

Например, AH/ 256 - 2014
"АН/  "- префикс
256 - текущий номер, с которого начнется нумерация
" - 2014" - суффикс

Нажмите "Добавить новый журнал". Журнал автоматически привяжется к этой папке и добавится в список журналов регистрации в реестре шаблонов.



Нажмите кнопку " Добавить тип документа". Откроется форма создания типа документа для этой папки.

Введите название нового типа документа, затем выберите дополнительные поля (при необходимости). Поля по-умолчанию: название, номер, дата регистрации, файлы, автор.

Если в выпадающем списке нет нужных вам дополнительных полей, то добавьте их: введите название нового поля в поле "Название" и выберите тип поля (строка, число, дата). Нажмите "Добавить новое поле". Новое поле автоматически добавится в списко полей этого типа документа.



Дополнительные поля будут отображаться ниже списка обязательных полей справа. Дополнительные поля вы можете удалить в любой момент, нажав на  рядом с названием поля.

После добавления всех нужных полей в тип документа нажмите "Создать новый тип документов".


Нажмите кнопку " Добавить маршрут". Откроется форма создания маршрута.
 
  1. Выберите этап в маршруте прохождения документа в выпадающем списке. Доступны следующие этапы: Регистрация, Рассмотрение, Исполнение, Подписание, Ознакомление, Согласование.
  2. Введите ФИО сотрудников, чьи резолюции необходимы на этом этапе. После ввода ФИО нажмите Enter.
  3. Введите количество дней, отведенное для согласования документа сотруднику, в поле, расположенное рядом с ФИО этого сотрудника.
  4. Для добавления следующих этапов повторите пункты 2, 3 и 4 необходимое количество раз.

Нажмите "Добавить маршрут" для прикрепления этого маршрута ко всем документам этой папки.


Если необходимо ограничить право на просмотр и редактирование папки, то нажмите галочку "Ограничить доступ". Возможность ограничения доступа и редактиртирования папок есть только у администраторов модуля СЭД.



В поле "Право на просмотр" введите ФИО сотрудника, кому разрешается просматривать документы в этой папке. Нажмите Enter. Введите ФИО остальных сотрудников при необходимости.

В поле "Право на редактирование" введите ФИО сотрудника, которому разрешается редактировать папку и документы в ней.  Введите ФИО остальных сотрудников при необходимости.

Если доступ к папке ограничен, то иконка рядом с названием папки будет "закрытый замочек" 
Если доступ к папке не ограничен, то иконка рядом с названием папки будет "открытый замочек" 

Иконки появляются при наведении курсора на название папки.



Редактирование папки

Редактировать атрибуты папки может только администратор модуля "СЭД" и пользователи с правами на редактирование.

Нажмите на  рядом с названием папки (кнопка появляется при наведении курсора на названием папки).



Откроется карточка с атрибутами папки. Внесите изменения и нажмите "Сохранить".

Удаление папки

Удалить папку может только администратор модуля "СЭД". 

Нажмите  рядом с названием папки (кнопка появляется при наведении курсора на название папки).



Внимание! Удалить папку возможно только пустую и без вложенных папок. Сначала удалите все документы в папке и вложенные в нее папки.

Создание иерархии папок

Структурировать папки может только администратор модуля "СЭД".

Для создания иерархии папок измените родительскую папку при редактировании.