Подробная инструкция

Настройки СЭД

Настройки доступны администратору модуля СЭД и всем остальным сотрудникам, в рамках настройки табличного отображения (при включении данной настройки) и создания своих шаблонов маршрутов (при включении данной настройки)


 

Маршруты

Вкладка позволяет создавать шаблоны маршрутов. Для последующего прикрепления к папкам и выбора в документах. Добавлять этапы могут администраторы модуля СЭД, или обычные сотрудники, при включенной соответствующей настройке.



Чтобы добавить маршрут, необходимо в поле ввести название маршрута и нажать кнопку "Добавить".  Удаление происходит с помощью крестика рядом с названием маршрута. По нажатию на зеленую кнопку "Копировать маршрут" вы получите такой же новый с такими же параметрами как и у старого. Вы можете сделать копию маршрута и изменить его на своё усмотрение.
Каждый из маршрутов изначально скрыт. Чтобы показать маршрут нажмите галочку рядом с названием маршрута.

Этапы маршрута.

В маршруту можно добавлять этапы, путем выбора нового этапа из списка, удаляются этапы нажатием крестика рядом с названием этапа. Порядок этапов в маршруте можно менять с помощью стрелочек вверх и вниз рядом с названием каждого из этапов. Этап может быть параллельным и последовательным, в зависимости от прохождения этапа пользователями. В параллельном этапе пользователи одновременно начинают выполнять его, в последовательном - каждый пользователь начинает выполнять свой этап после завершения предыдущего, в соответствии с порядком этапов. Также, в настройках этапа можно указывать правила прохождения этапов. 
Чтобы настроить этап необходимо кликнуть на слово "Настройки" рядом с названием этапа.



В появившемся окне Вы можете поменять тип этапа: Параллельный или Последовательный.
Также Вы можете установить правила прохождения этапа. Правила задаются путём выбора на какую стадию перейти после прохождения всех участников этапа при наличии заданного количества указанных виз. На скриншоте задано одно правило: маршрут будет завершён, если будет хотя бы одна виза "в работе". При возникновении ситуации, когда несколько правил будут выполняться, выбираться будет первое подходящее правило.
Внизу окошка настройки указано действие по умолчанию. Оно будет выполняться, если правила прохождения этапа не заданы, или ни одно из заданных правил в текущей ситуации не выполнилось.

Сотрудники в этапах маршрута

Пользователи в этапы добавляются через введение ФИО пользователя в поле добавления и выбора соответствующего из выпадающего списка. Порядок пользователей и этапов меняется с помощью стрелочек рядом с названием (при последовательном этапе).
Для каждого сотрудника можно установить длительность выполнения в днях.

В качестве сотрудников можно выбрать динамические роли вводом в поле ФИО сотрудника:

• Автор - автор создавший документ
• Непосредственный руководитель - руководитель в отделе автора документа
• Руководитель моего подразделения - руководитель в отделе автора документа, в случае если сам автор является руководителем в своём отделе

Вместо сотрудников можно указать правило выбора сотрудника. Для этого необходимо нажать на кнопку с "if". Откроется всплывающее окно для ввода параметров правила.



После того как вы сформировали правило необходимо подтвердить свои действия нажав на зеленую кнопку с белым плюсом. Если при добавлении в документ правило сработало, будет отобран подходящий сотрудник. Если же - правило не сработает, то этот этап без сотрудника удалится. В построении правил участвуют дополнительные параметры: текст, строка, дата, дата-время, число, чекбокс, одиночный список, множественный список.

Типы документов

Здесь необходимо составить правило подбора сотрудников выбрав значения в полях. Типы документов позволяют создавать шаблоны документов с заданными полями (входящий документ, приказ, служебная записка и т.д.).



Чтобы добавить новый тип документа необходимо ввести название типа в поле "Введите значение" и нажать кнопку "Добавить".
Каждый из типов документов включает в себя список обычных полей и дополнительных из раздела "Дополнительные поля". Чтобы просмотреть их, нажмите галочку рядом с названием типа.
Основными полями по умолчанию являются поля: название, папка, описание, файлы и тип документов. Кроме основных существуют дополнительные поля. Их можно создать во вкладке дополнительные поля. Чтобы добавить новое поле в тип документа необходимо выбрать поле из выпадающего списка после всех имеющихся полей этого типа документа. В них можно редактировать следующие параметры:

• "Название" - оно введено по умолчанию, для основных полей по необходимости его можно изменить
• "Обязательное поле" - ставится галочка, если поле обязательно к заполнению при создании документа;
• "Обязательное поле (маршрут)" - ставится галочка, если поле обязательно к заполнению при создании документа для отправки по маршруту;
• "Обязательное поле (без маршрута)" - ставится галочка, если поле обязательно к заполнению при создании документа без отправления по маршруту;
• "Сторона отображения" - слева или справа в некоторых полях выбрана по умолчанию
• "По умолчанию" - заполняемый текст, если тип поля строчный
• "Отображать при создании" - ставится галочка, если поле необходимо отобразить во всплывающем окне для создания документа;
• "Скрыть / Удалить" - здесь при проставлении галки в основном поле будет отображаться кнопка для скрытия элемента, а в дополнительном - кроме скрытия доступна опция удаления.
• Перемещать порядок следования при помощи белых стрелок на зелёном фоне возможно только в дополнительных полях.
• При наведении на дополнительное поле в его последнем столбце появляется кнопка "Действия". По клику на этой кнопке открывается меню с выбором действий.
  
  
  Здесь можно выбрать поле, по которому сработает условие и значение этого поля. Далее необходимо выбрать, отрабатываемое при заданном условии, действие (скрыть / раскрыть). Для подтверждения выбора действия необходимо нажать на зеленую кнопку с белым плюсом.
  
  

Удаление типа документа возможно с кнопки   рядом с названием. Удаление доступно только в случае, если количество документов с данным типом равно 0. Количество документов отображается числом в скобках рядом с названием.
 

Дополнительные поля

Дополнительные поля - пользовательские поля в документах. Поля добавляются в типы документов. Существуют поля из выбираемых типов:

• Cтрока - текстовая строка без форматирования
• Текст - текстовая строка с форматированием
• Дата - формат времени с выбором года, месяца и числа
• Дата Время - формат времени с выбором года, месяца, числа и точного времени
• Число - числовой формат
• Документ СЭДа - выбор документа из выпадающего списка
• Сотрудник - выбор сотрудника из выпадающего списка
• Список сотрудников - выбор нескольких сотрудников из выпадающего списка
• Отдел - выбор отдела из списка
• Должность - выбор должности из выпадающего списка
• Департамент - выбор департамента из выпадающего списка
• Выбор одного из списка - при создании подобного поля. Здесь необходимо заполнить список отображаемых полей
  
  
  
  
• Выбор множества из списка - в этом поле значения заполняются также как и при выборе одного из списка. Отличие заключается в возможности выбора нескольких значений сразу
• Да / Нет - выбор да или нет
• Формула - поле с указанием формулы. Здесь необходимо кликнуть по названию дополнительного поля чтобы ввести формулу во всплывающее меню. В меню производится запись формулы при помощи числовых полей и математических действий. Доступные на данном шаге действия выделяются черными полями.
  
  
  
  
• Клиент - выбор клиента из выпадающего списка
• Проект - выбор проекта из выпадающего списка

Чтобы добавить новое поле необходимо ввести название поля, выбрать его тип и нажать кнопку "Добавить".
Удаляется поле нажатием на крестик рядом с его названием. Удаление возможно только если количество документов и количество типов документов с данным полем равно 0.
 

Журнал регистрации

Журнал содержат информацию о регистрационном номере документов. Прикрепляется к папкам документов чтобы автоматически ставить порядковый номер документа заданного формата при регистрации. Каждая запись содержит префикс, номер и суффикс.



Чтобы добавить новый журнал регистрации необходимо ввести название (обязательное поле), префикс, первый номер и постфикс и нажать кнопку "Добавить".
Удалить журнал можно нажав на кнопку с крестиком рядом со строчкой журнала (доступно только для журнала регистрации, если он не прикреплен ни к какой папке документов).
Наличие галочки "Авторегистрация" позволяет регистрировать журнал автоматически с присвоением даты и номера регистрации при его добавлении.
Любой журнал можно редактировать в части названия, префикса, текущего номера и суффикса. Чтобы начать редактировать журнал регистрации необходимо нажать кнопку  . В соответствующей строке журнала регистрации поля станут доступными для изменения. Сохранение происходит автоматически, после изменения значения поля.
 

Стадии маршрута

Стадии маршрута документов объединяют сотрудников в маршруте документа, их резолюцию, комментарий и порядок действий. 



Можно создавать неограниченное количество стадий. Чтобы создать стадию необходимо ввести название и нажать кнопку "Добавить". 
У каждой стадии есть набор виз. При создании стадии автоматически создаётся виза. Стадия должна иметь хотя бы одну визу. Количество виз неограниченно. Чтобы добавить визу необходимо нажать на кнопку "Плюс" рядом с названием стадии. В открывшемся окне заполнить данные и нажать сохранить. Чтобы отредактировать текущую Визу, или удалить её, необходимо нажать на название и в открывшемся окне внести соответствующие изменения.



Для каждой из виз можно задать вариант последующих действий. Для каждого из вариантов при выборе соответствующей визы будет осуществлены следующие действия:

• Без действий - Документ проходит по маршруту без совершения каких-либо действий.
• Добавление комментария - при нажатии будет открыто окно добавления комментария и пользователю необходимо будет ввести комментарий.
  
  


• Добавление файла - по нажатии на кнопку визы пользователь будет обязан приложить файл и только после сохранения файла этап будет записан как пройденный.
• Регистрация документа - при нажатии на кнопку визы будет открыто окно ввода регистрационного номера документа. При нажатии кнопки "Сохранить" в данном окне этап будет считаться пройденным. Также, при наличии этапа с подобной визой в маршруте на маршрут накладываются некоторые ограничения: в данном этапе может присутствовать только один сотрудник, подобный этап в маршруте может быть только один.
• Подписание документа - документ будет считаться подписанным после выбора соответствующей визы.
• Подписание документа СБИС - подписание документа ЭЦП и отправка в систему электронной отчетности СБИС.
• Приложить подписанный файл - приложить файл с пометкой о подписи.
• Подписание документа ЭЦП (КриптоПро) - подписание документа электронной цифровой подписью с помощью программы КриптоПро.
• Подписание документа внутренним ключом (Простой электронный ключ) - подписание документа простой подписью, сгенерированной в системе А2Б.
• Добавить комментарий при отрицательных визах выше - добавление обязательного комментария при наличии отрицательных виз в предыдущих этапах маршрута.
• Назначить исполнителя (Добавить новый этап в маршрут) - добавление нового этапа с выбираемым исполнителем.
• Делегировать исполнение (Добавить подэтап в маршрут) - добавление подэтапа и делегированием задач предыдущего этапа.
• Добавить поручение - добавление нового связанного поручения.
• Заполнить обязательные поля - здесь необходимо выбрать обязательные к заполнению поля из выпадающего списка. Ниже будут отображаться выбранные поля с возможностью их удаления.
  
  


• Добавление файла в карточку документа - добавление файлов в карточку документа.
• Автоматическое добавление связанного документа - автоматическое добавление связанного документа с заранее связанными полями. Здесь необходимо выбрать поля связанного документа: название, описание, папку из выпадающего списка, тип документа, срок в днях, автора документа. Также в этом пункте доступна опция отправки по маршруту.
  
  


• Автоматическое изменение папки - выбор из выпадающего списка автоматически добавляемой связанной папки.
  
  

Тип визы будет отвечать за отображение результата.

• при выборе нейтральной - виза будет без отображения по цвету
• при выборе положительной - будет отображаться зеленым цветом
• при выборе отрицательной - красным

Здесь также доступна опция добавления печатной версии. По клику на зеленую кнопку "Метка +" откроется всплывающее меню "Настройка метки для печатной версии".



В этом окне вы можете выбрать расположение метки из выпадающего списка:

• Левый нижний угол
• Внизу посередине
• Правый нижний угол
• Верхний левый угол
• Сверху посередине
• Верхний правый угол

Предлагается выбрать из выпадающего списка условия размещения метки:

• На каждой странице
• На последней странице
• На всех страницах кроме первой
• На всех, кроме последней
• На всех, кроме первой и последней

В поле для редактирования необходимо ввести отображаемую в метке информацию. В этом поле доступен для редактирования формат html. К примеру: вы можете отобразить перевод на следующую строку тегом «br /», изменить размер шрифта или поменять цвет текста указав атрибут style="color: #339196; font-size:20px" внутри тега. Здесь также возможно отобразить не только вводимый текст, но и параметры из списка переменных, доступных для замены. Пользователь также должен указать максимальную длину и ширину метки в миллиметрах.
Пример макета наших клиентов:

<style>
 table{
  margin-left:10px;
 }
 table td{
  color: #1b66c3;
  font-size: 16px;
  padding-left:5px;
  padding-right:5px;
 }
 .h_title{
  margin: 5px 10px;
  color: #1b66c3;
  font-size: 24px;
 }
 .footer{
  margin: 10px 0;
  color: #1b66c3;
  text-align: right;
 }
</style>

<div style='border:1px #86afe0 solid; padding-bottom: 20px;margin-bottom: 10px; corner-radius: 5px'>
 <div class="h_title">Документ подписан и передан через «А2Б»</div>
 <table>
  <tr>
   <td>Сотрудник</td>
   <td>Должность</td>
   <td>Сертификат: серийный номер, период действия</td>
   <td>Дата и время подписания</td>
  </tr>
  <tr multiline="1">
   <td>{SignAuthorFio}</td>
   <td>{PositionRaw}</td>
   <td>{SerialNumber}<br/>{ValidPeriod}</td>
   <td>{SignDate}</td>
  </tr>
 </table>
</div>
<div class="footer">Страница {PageNumber} из {PageCount}</div>

Параметр "прозрачность" можно изменить, если вам необходимо сделать изображение менее четким, указав значение в долях от единицы (0,2; 0,5; 0,8...). Кроме того доступны опции добавления логотипа А2В и идентификатора документа при установке галочек на соответствующих полях.
По клику по кнопке "Проверка" отображается макет документа с меткой в печатном виде. Таким образом после настройки макета для печатной версии возможна её проверка.

Доступ к документам

На странице Доступ к документам отображаются настройки доступа. Настройка выбирается из выпадающего списка в верхней части окна слева

• Открытие
• Удаление
• Редактирование
• Возвращение с маршрута
• Пропуск участников маршрута
• Регистрация документа
• Редактирование маршрута в документах
• Актуализация файлов в карточках
• Изменение папки в карточке документа
• Изменение файлов в карточке документа
• Добавление/удаление маршрута
• Динамическое редактирование маршрута
• Завершить маршрут

В строках отображается этап, в котором производится настройка доступа к документам. Столбцы отображают круг лиц, для которых устанавливается ограничения доступа.


 

Доступ к папкам

В этой вкладке указаны разрешения на действия пользователей с различными ролями в папках СЭДа. Галочка соответствует разрешению на данное действие.
Отображаются следующие действия:

• Открытие
• Удаление
• Редактирование
• Добавление
• Редактирование названия
• Редактирование журнала регистрации
• Выбор типа документов
• Выбор маршрута документов
• Редактирование прав доступа к папкам
• Редактирование родительской папки
• Создание документов
• Удаление подпапок
• Создание подпапок
• Копирование папок

 

Настройка работы

Настройки содержат в себе пункты:

1. Отображать недоступные папки - все папки в левом меню папок, которые Вам недоступны будут отображаться серым цветом. В противном случае они отображаться не будут.
2. Удалять документы в корзину - при удалении документов все они помещаются в корзину. Администраторы могут видеть содержимое корзины, удалять документы окончательно или восстанавливать их.
3. Табличное отображение документов - позволяет закрывать карточку документа, в следствии чего на экране отображается таблица из документов и их полей. Список полей настраивается отдельно каждым из пользователей.
4. Разрешить дублирование документов.
5. Запрет редактирования регистрационных номеров.
6. Отображать количество документов в папках.
7. Подтверждать удаление элементов.
8. Импорт документов из excel файла.
9. Цветовая настройка отображения - можно настраивать закрашивания документа в общем списке необходимым цветом при заданном статусе, пункте меню, или истечению срока необходимого поля.

 

Табличное отображение

Для активации табличного отображения вы можете поставить галочку "Табличное отображение документов". Данный пункт доступен всем пользователям. Он содержит 2 блока настроек:

• Отображение плиток первого столбца - настраиваются данные документа, которые будут отображаться в плитке первого столбца. Если стоит галочка - данное поле будет отображаться.
• Столбцы в табличном отображении - настраивает столбцы с данными документа, которые будут отображаться в табличном отображении.  Данное поле будет отображаться если стоит галочка.

 

Прохождение маршрута

Настройки содержат пункты меню:

• Статическая/динамическая дата начала выполнения этапа - выполнение следующего этапа в маршруте начинается либо с фиксированной даты, заданной в момент создания маршрута, либо в зависимости от даты выполнения предыдущего этапа.
• Разрешить создавать шаблоны маршрутов всем пользователям системы - все пользователи системы смогут создавать маршруты. пользователи смогут редактировать и удалять только свои маршруты. Администраторы могут управлять всеми маршрутами.
• Запретить пользователям создавать собственный маршрут - запрещает всем пользователям, кроме администраторов менять маршрут в документе. Можно только выбирать маршрут из шаблонов.
• Запретить пользователям пропускать стадии прохождения маршрута документов - пропускать участников маршрута в документах может только администратор модуля
• Разрешить менять сотрудников в маршруте во время прохождения - разрешает пользователям добавлять или удалять сотрудников в еще не пройденные этапы маршрута во время их прохождения. Каждое подобное изменение будет отмечено в комментариях к маршруту.
• Возможность принимать результат делегированных этапов.
• Учитывать выходные дни в маршруте.
• Разрешить добавлять новый маршрут к завершённым документам.
• Разрешить добавлять в маршрут документа всех сотрудников отдела.

Здесь же можно выбрать срок исполнения, выбираемый по умолчанию.

Шаблоны файлов

В этой вкладке создаются шаблоны файлов.
Здесь отображаются уже созданные шаблоны файлов. А по клику на кнопку "Добавить" можно создать новый шаблон, в котором можно выбрать активное состояние шаблона и включаемые типы документов.

Настройка меню

Эта вкладка содержит список полей меню.
Отметив галочкой можно отобразить в меню или убрать из него необходимые для работы пункты как в браузере, так и для мобильной версии или по умолчанию.