8 800 700 6656

Подробная инструкция


Настройки доступны администратору модуля СЭД и всем остальным сотрудникам, в рамках настройки табличного отображения (при включении данной настройки) и создания своих шаблонов маршрутов(при включении данной настройки)

  Позволяет создавать шаблоны маршрутов. Для последующего прикрепления к папкам и выбора в документах. Добавлять этапы могут администраторы модуля СЭД, или обычные сотрудники, при включенной соответствующей настройке.

Чтобы добавить маршрут, необходимо в поле добавления ввести название маршрута и нажать кнопку "Добавить".  Удаление происходит с помощью крестика рядом с названием маршрута.
Каждый из маршрутов изначально скрыт. Чтобы показать маршрут нажмите галочку рядом с названием маршрута.

Этапы маршрута.
В маршту можно добавлять этапы, путем выбора нового этапа из списка, удаляются этапы нажатим крестика рядом с названием этапа. Порядок этапов в маршруте можно менять с помощью стрелочек вверх и вниз рядом с названием каждого из этапов. Этап может быть паралелльный и последовательный, в зависимости от прохождения этапа пользователями. В паралелльном этапе пользователи одновременно начинают выполнять его, в последовательно - каждый пользователь начинает выполнять этап после выполнения предыдущего, в соответствии с порядком пользователей в этапе. Также, в настройках этапа можно указывать правила прохождения этапов. 
Чтобы настроить этап необходимо кликнуть на слово Настройка рядом с названием этапа.

В появившемся окне Вы можете поменять тип этапа: Параллельный или Последовательный.
Также Вы можете установить правила прохождения этапа. Правила задаются путём выбора на какую стадию перейти после прохождения всех участников этапа при наличие заданного количества указанных виз. На скриншоте задано 2 правила: маршрут будет вернут на доработку, если будет хотя бы 1 виза "Отмена", маршрут передёт на этап 2 Ознакомление, если все участники текущего этапа выберут визу "Рассмотренно". При возникновении ситуации, когда несколько правил будут выполняться, выбираться будет первое подходящее правило.
Внизу окошка настройки указано действие по умолчанию. Оно будет выполняться, если правило прохождения этапа не заданы, или ни одно из заданных правил в текущей ситуации не выполнилось.

Сотрудники в этапах маршрута
Пользователи в этапы добавляются через введение ФИО пользователя в поле добавления и выбора соответствующего из выподающего списка. Порядок пользователей и этапов меняется с помощью
стрелочек рядом с названием (при последовательном этапе).
Для каждого сотрудника можно установить длительность выполнения в днях.
  Типы документов позволяют создавать шаблоны документов с заданными полями (входящий документ, приказ, служебная записка и т.д.).

Чтобы добавить новый тип документа необходимо ввести название типа в поле добавление и нажать кнопку "Добавить".
Каждый из типов документов включает в себя список дополнительных полей из раздела "Дополнительные поля". Чтобы просмотреть их, нажмите галочку рядом с названием типа.
Удаление типа документа возможно с помощью крестика рядом с названием. Удаление доступно только в случае, если количество документов с данным типом равно 0. Количество отображается в виде цифры в скобках рядом с названием.
Чтобы добавить новое поле в тип документа необходимо выбрать поле из выпадающего списка под названием после списка всех имеющихся полей.
В типе документа дополнительно поле может присутствовать только 1 раз.
  Дополнительные поля - пользовательские поля в документах. Поля добавляются в типы документов. Существуют поля 3 типов: строка, дата, число.


Чтобы добавить новое поле необходимо ввести название поля, выбрать его тип и нажать кнопку "Добавить".
Удалить поле можно крестиком рядом с названием поля. Удаление возможно только если количество документов и количество типов документов с данным полем равно 0.
  Содержат информацию о регистрационном номере документов. Прикрепляется к папкам документов чтобы автоматически ставить порядковый номер документа заданного формата при регистрации. Содержат префикс, номер и суфикс.

Чтобы добавить новый журнал регистрации необходимо ввести название (обязательное поле), префикс, первый номер и постфик и нажать кнопку "Добавить".
Удалить журнал можно с помощью крестика рядом со строчкой журнала (доступно только для журнала регистрации, который не прикреплен ни к какой папке документов).
Любой журнал можно редактировать в части названия, префикса, текущего номера и суфикса. Чтобы начать редактировать журнал регистрации необходимо нажать кнопку с редактирование.
В соответствующей строке журнала регистрации поля станут доступными для редактирования. Сохранение происходит автоматически, после изменения значения в поле.
  Стадии маршрута документов объединяют сотрудников в маршруте документа, их резолюцию, комментарий и порядок действий. 
Можно создавать неограниченное количество стадии.Чтобы создать стадию необходимо ввести название и нажать кнопку "Добавить". 
У каждой стадии есть набор виз. При создании стадии автоматически создаётся виза. Стадия должен иметь хотябы 1 визу. Количество виз неограничено. Чтобы добавить визу необходимо нажать на кнопку "Плюс" рядом с названием стадии. В открывшемся окне заполнить данные и нажать сохранить. Чтобы отредактировать текущую Визу, или удалить её, необходимо нажать на название и в открывашемся окне внести соответствующие изменения.

Для каждой из визу можно задать вариант последующих действий. При каждом из вариантов при выборе соответствующей визы будет осуществлено следующее действие:
  • Добавление комментария - будет открыто окно добавления комментария и пользователю необходимо будет ввести комментарий.
  • Добавление файла - после нажатия на кнопку визы пользователь будет обязан приложить файл и только после сохранения файла этап будет записан как пройденный.
  • Регистрация документа - при нажатие на кнопку визы будет открыто окно ввода регистрационного номера документа. При нажатие кнопки сохранить в данном окне этап будет считаться пройденным. Также, при наличии этапа с подобной визой в маршруте на маршрут накладываются некоторые ограничения: в данном этапе может присутствовать только 1 сотрудник, подобных этапов в маршруте может быть только 1.
  • Подписание документы - документ будет считаться подписанным после выбора подобной визы.
Тип визы будет отвечать за отображение результата. При выборе положительной визы результат будет отображаться зеленым цветом, при выборе отрицательной визы - красным.

  В странице настройки доступа к документам присутствует настройка доступа к открытию, удалению, редактированию, возвращению документа на доработку в зависимости от статуса документа и Вашей роли.

  Во вкладке указаны разрешения на действия пользователей с различными ролями в папках СЭДа. Галочка соответствует разрешению на данное действие.
Отдельно выделена галочка "Наследовать права доступа". Нажатие данной галочки обозначает, что все права доступа к данной папке наследуются к её потомкам. Например, если Вы являетесь редактором в папке, Вы будете иметь такие же права во всех подпапках.

  Настройки содержат в себе пункты:
  1. Отображать недоступные папки - все папки в левом меню папок, которые Вам недоступны будут отбражаться серым цветом. В противном случае, они отображаться не будут.
  2. Табличное отображение документов - позволяет закрывать карточку документа, в следствии чего на экране отображается таблица из документов и их полей. Список полей настраивается отдельно каждым из пользователей.
  3. Удалять документы в корзину - при удаление документов все они помещаются в корзину. Администраторы могут видеть содержимое корзины, удалять документы окончательно или восстанавливать их.
  4. Цветовая настройка отображения - можно настраивать закрашивания документа в общем спике необходимым цветом при заданном статусе, пункте меню, или истечению срока необходимого поля.

 
Табличное отображение
Данный пункт меню отображается только при включенной настройки предыдущего пункта меню Табличное отображение. Данный пункт доступен всем пользователям. Он содержит 2 блока настроек:
  • Отображение плиток первого столбца - настраивается данные документа, которые будут отображаться в плитке первого столбца. Если стоит галочка - данное поле будет отображаться.
  • Столбцы в табличном отображение - настраивает столбцы с данные документа, котороые будут отображаться в табличном отображение. Если стоит галочка - данное поле будет отображаться.

  Настройки содержат пункты меню:
  • Статическая/динамическая дата начала выполнения этапа - выполнение следующий этапа в маршруте начинается либо с фиксированной даты, заданной в момент создания маршрута, либо в зависимости от даты выполнения предыдущего этапа.
  • Разрешить создавать шаблоны маршрутов всем пользователям системы - все пользователи системы смогут создавать маршруты. Редактировать и удалять пользователи смогут только свои маршруты. Администраторы могут управлять всеми маршрутами.
  • Запретить пользователям создавать собственный маршрут - запрещает все пользователям, кроме админстраторов менять маршрут в документ. Можно только выбирать маршрут из шаблонов.
  • Запретить пользователям пропускать стадии прохождения маршрута документов - пропускать участников маршрута в документах может только администатор модуля
  • Разрешить менять сотрудников в маршруте во время прохождения - разрешает пользователям добавлять или удалять сотрудников в еще не пройденные этапы маршрута во время его прохождения. Каждое подобное изменение будет отмеченно в комментариях к маршруту.