8 800 700 6656

Подробная инструкция

Пропустить Навигационные Ссылки.

Настройки СЭДа

Маршруты
Типы документов
Дополнительные поля
Журналы регистрации
Стадии маршрутов
Доступ к документам
Доступ к папкам
Настройки отображения
Табличное отображение
Прохождение маршрута

Настройки доступны администратору модуля СЭД и всем остальным сотрудникам, в рамках настройки табличного отображения (при включении данной настройки)


Позволяет создавать шаблоны маршрутов. Для последующего прикрепления к папкам и выбора в документах. Добавлять этапы могут администраторы модуля СЭД, или обычные сотрудники, при включенной соответствующей настройке.

Чтобы добавить маршрут, необходимо в поле добавления ввести название маршрута и нажать кнопку "Добавить".  Удаление происходит с помощью крестика рядом с названием маршрута.
Каждый из маршрутов изначально скрыт. Чтобы показать маршрут нажмите галочку рядом с названием маршрута.

Этапы маршрута.
В маршту можно добавлять этапы, путем выбора нового этапа из списка, удаляются этапы нажатим крестика рядом с названием этапа. Порядок этапов в маршруте можно менять с помощью стрелочек вверх и вниз рядом с названием каждого из этапов. Этап может быть паралелльный и последовательный, в зависимости от прохождения этапа пользователями. В паралелльном этапе пользователи одновременно начинают выполнять его, в последовательно - каждый пользователь начинает выполнять этап после выполнения предыдущего, в соответствии с порядком пользователей в этапе.

Сотрудники в этапах маршрута
Пользователи в этапы добавляются через введение ФИО пользователя в поле добавления и выбора соответствующего из выподающего списка. Порядок пользователей и этапов меняется с помощью
стрелочек рядом с названием (при последовательном этапе).
Для каждого сотрудника можно установить длительность выполнения в днях.

Типы документов позволяют создавать шаблоны документов с заданными полями (входящий документ, приказ, служебная записка и т.д.).

Чтобы добавить новый тип документа необходимо ввести название типа в поле добавление и нажать кнопку "Добавить".
Каждый из типов документов включает в себя список дополнительных полей из раздела "Дополнительные поля". Чтобы просмотреть их, нажмите галочку рядом с названием типа.
Удаление типа документа возможно с помощью крестика рядом с названием. Удаление доступно только в случае, если количество документов с данным типом равно 0. Количество отображается в виде цифры в скобках рядом с названием.
Чтобы добавить новое поле в тип документа необходимо выбрать поле из выпадающего списка под названием после списка всех имеющихся полей.
В типе документа дополнительно поле может присутствовать только 1 раз.

Дополнительные поля - пользовательские поля в документах. Поля добавляются в типы документов. Существуют поля 3 типов: строка, дата, число.


Чтобы добавить новое поле необходимо ввести название поля, выбрать его тип и нажать кнопку "Добавить".
Удалить поле можно крестиком рядом с названием поля. Удаление возможно только если количество документов и количество типов документов с данным полем равно 0.

Содержат информацию о регистрационном номере документов. Прикрепляется к папкам документов чтобы автоматически ставить порядковый номер документа заданного формата при регистрации. Содержат префикс, номер и суфикс.

Чтобы добавить новый журнал регистрации необходимо ввести название (обязательное поле), префикс, первый номер и постфик и нажать кнопку "Добавить".
Удалить журнал можно с помощью крестика рядом со строчкой журнала (доступно только для журнала регистрации, который не прикреплен ни к какой папке документов).
Любой журнал можно редактировать в части названия, префикса, текущего номера и суфикса. Чтобы начать редактировать журнал регистрации необходимо нажать кнопку с редактирование.

В соответствующей строке журнала регистрации поля станут доступными для редактирования. Сохранене происходит автоматически, после изменения значения в поле.

Стадии маршрута документов объединяют сотрудников в маршруте документа, из резолюцию, комментарий и порядок действий. Список стади содержит 7 общих для всех стадий:
  1. Регистрация - на данном этапе может находится только 1 человек. Может присутствовать в маршруте только 1 раз. При прохождении данного этапа документу присваивается регистрационный номер.
  2. Рассмотрение - у пользователя 2 варианта действия "Рассмотренно" и "Отмена".
  3. Исполнение - у пользователя 2 варианта действия "Исполнено" и "Отмена".
  4. Подписание  - у пользователя 2 варианта действия "Подписать" и "Отклонить". При нажатие "Отклонить" документ автоматически будет возвращен на доработку.
  5. Ознакомление - у пользователя 2 варианта действия "Ознакомлен" и "Отмена".
  6. Согласование - у пользователя 3 варианта действия "Согласен", "Согласен с комментариями" и "Не согласен".
  7. Подготовка документа - у пользователя 2 варианта действия "Готово" и "Отмена". На данном этапе сотрудник может редактировать файлы карточки документа.

Помимо основных семи стадии можно создавать пользовательские стадии.Чтобы создать стадию необходимо ввести название,  действия на 2 кнопки для пользователей и нажать кнопку "Добавить".
Пользовательские стадии можно удалить, пока они не присутствуют ни в каких маршрутах.

В странице настройки доступа к документам присутствует настройка удаления документов в зависимости от статуса документа и Вашей роли. Галочка означает разрешение на удаление

Во вкладке указаны разрешения на действия пользователей с различными ролями в папках СЭДа. Галочка соответствует разрешению на данное действие.
Отдельно выделена галочка "Наследовать права доступа". Нажатие данной галочки обозначает, что все права доступа к данной папке наследуются к её потомкам. Например, если Вы являетесь редактором в папке, Вы будете иметь такие же права во всех подпапках.


Настройки содержат в себе пункты:
  1. Отображать недоступные папки - все папки в левом меню папок, которые Вам недоступны будут отбражаться серым цветом. В противном случае, они отображаться не будут.
  2. Табличное отображение документов - позволяет закрывать карточку документа, в следствии чего на экране отображается таблица из документов и их полей. Список полей настраивается отдельно каждым из пользователей.

Табличное отображение
Данный пункт меню отображается только при включенной настройки предыдущего пункта меню Табличное отображение. Данный пункт доступен всем пользователям. Он содержит 2 блока настроек:
  • Отображение плиток первого столбца - настраивается данные документа, которые будут отображаться в плитке первого столбца. Если стоит галочка - данное поле будет отображаться.
  • Столбцы в табличном отображение - настраивает столбцы с данные документа, котороые будут отображаться в табличном отображение. Если стоит галочка - данное поле будет отображаться.

Настройки содержат пункты меню:
  • Плавающая/фиксированная дата начала выполнения этапа - выполнение следующий этапа в маршруте начинается либо с фиксированной даты, заданной в момент создания маршрута, либо в зависимости от даты выполнения предыдущего этапа.
  • Разрешить создавать шаблоны маршрутов всем пользователям системы - все пользователи системы смогут создавать маршруты. Редактировать и удалять пользователи смогут только свои маршруты. Администраторы могут управлять всеми маршрутами.