Подробная инструкция

Для организации сбора информации о выполнении работ по проекту и проводимых затрат после подготовки План-графика и Бюджета проекта необходимо изменить статус проекта с "Проработка" на "Реализация". Для этого перейдите на вкладку "Паспорт проекта", нажмите кнопку "Изменить" в правом нижнем углу (доступна только Руководителю текущего Проекта и администратору модуля Проекты), и измените статус проекта в соответствующем поле на "Реализация".

С момента перевода проекта в статус "Реализация" всем участникам данного проекта (включая Руководителя проекта, Куратора проекта и всем ответственным за выполнение задач - членам Рабочей группы проекта) автоматически будут отправлены соответствующие уведомления на их e-mail и на Главную страницу системы А2Б. 

Ответственные по задачам могут по мере их исполнения вносить необходимые отчеты и комментарии о ходе выполнения порученных им задач в Проекте. Для этого Ответственное лицо открывает Проект, переходит на вкладку "План-график" и вносит следующую информацию:

Ответственные исполнители (лица, указанные в качестве ответственных по задачам) могут производить вышеуказанные действия только по тем задачам, по которым они указаны в качестве исполнителей. При этом Руководитель проекта (по своему проекту) и администратор модуля Проекты (по всем проектам) могут вносить комментарии, изменять % исполнения задач и прикладывать файлы по всем задачам проекта без ограничений.
 

После изменения % исполнения по задаче или прикрепления отчета Руководителю данного проекта автоматически отправляется уведомление на e-mail и Главную страницу Системы А2Б (в область уведомлений) о том, кто и по какой задаче внес изменения.

Внесение фактических расходов по исполнению задач проекта осуществляется на вкладке "Бюджет проекта" (доступ к просмотру и редактированию Бюджета проекта имеется только у Руководителя проекта и администратора модуля Проекты, остальные сотрудники доступ к Бюджету проекта не имеют).

Для внесения суммы фактических затрат за определенный месяц необходимо на вкладке "Бюджет проекта" в правой половине экрана внести сумму фактических расходов по задачам за определенный месяц. Учет фактических затрат осуществляется помесячно, при этом производится подсчет затрат как по задачам (суммируются фактические затраты по всем месяцам), так и по всему проекту (суммируются затраты по всем задачам за каждый месяц и в целом по проекту).

В случае, если сумма фактических затрат по отдельной задаче или Проекту в целом превышает сумму плановых затрат, то разница указывается в столбце "Остаток" как отрицательная сумма и выделяется красным цветом (перерасход).

По проектам, находящимся в статусе "Реализация" Руководитель проекта (по своему проекту) и администраторы модуля Проекты (по всем проектам) могут в любой момент изменить перечень задач, сроки исполнения, ответственных и другие данные в Паспорте проекта и План-графике. После внесения изменений всем участникам (в отношении которых были произведены изменения по задачам) будут направлены уведомления на e-mail и выведены уведомления на Главной странице Системы А2Б. Если была добавлена новая задача и указан новый ответственный, то он получит уведомление сразу после создания этой задачи в План-графике.

Корректировка Планового бюджета на этапе "Реализация" запрещена. Новые задачи будут добавляться в План-график и отображаться в Бюджете с нулевыми плановыми расходами, однако по ним можно будет указать суммы фактических расходов в дальнейшем.