BPM-система
Содержание:
Успешное развитие любого современного предприятия во многом зависит от правильной организации бизнес-процессов, для чего важно использовать все имеющиеся ресурсы и средства. BPM (Business Process Management) - инновационная концепция процесса управления, в основе которой лежит сочетание программного обеспечения, а также рассмотрение бизнес-процессов как первостепенных и важнейших ресурсов любого предприятия.
Для успешной реализации такой задачи используется BPM система, представляющая собой определенный класс программных разработок и продуктов, которые помогают руководителям управлять и контролировать бизнес-процессы внутри своей организации. Благодаря внедрению такой системы существует возможность детально анализировать все внутренние процессы, осуществляя их анализ и управление с целью дальнейшего совершенствования для получения максимально положительного результата и извлечения прибыли.
Кому нужна BPM-система?
Любая BPM система представляет интерес для тех сфер бизнеса, где осуществляется тесное взаимодействие разных подразделений с целью достижения положительного результата. Сюда можно отнести крупный бизнес, поставщиков финансовых и прочих услуг, магазины онлайн-торговли (Интернет-магазины), а также производственные и торговые предприятия. Особый интерес к данному комплексу проявляет банковская отрасль и страховые компании, где с помощью усовершенствования процессов взаимодействия между внутренними отделами можно добиться более слаженной и четкой работы.
В основе любой современной Business Process Management всегда лежит программное обеспечение, направленное на максимальную автоматизацию уникальных процессов фирмы. Примечательно, что при разработке таких комплексов в обязательном порядке учитывается специфика работы предприятия, исходя из чего, формируется функционал и опции системы. К модулям такой оптимизации в обязательном порядке относится и система документооборота, создаваемая за счет типовых алгоритмов обработки информации, ее удобного визуального представления, возможности корректировки и визирования, а также безопасного и надежного хранения.
Какие задачи решает BPM-система и цели использования
Для осознания необходимости и значения внедрения BPM системы, стоит остановиться на тех целях и задачах, которые она решает. Это позволяет не только оценить все возможности данного управления, но и выявить особенности, которые можно использовать в качестве выгодных конкурентных преимуществ для успешного завоевания рынка в конкретной сфере деятельности.
Предприятия, которые внедрили у себя данную концепцию, достигают следующих целей:
- Высокая скорость выполнения разных операций. Внедрение специализированных компьютерных программ, работающих в тесной взаимосвязи друг с другом, позволяет качественно изменить скорость любого бизнес-процесса. Прежде всего, здесь обеспечивается максимальная автоматизация действий, что положительно сказывается на эффективности работы специалистов, что ускоряет процесс и достижение конкретного результата. Появляется возможность отслеживать время выполнения конкретной операции каждым сотрудником в отдельности.
- Гибкое реагирование на изменение рыночных условий. Важным критерием Business Process Management является отслеживание тех изменений, которые происходят на внешнем рынке, что позволяет корректировать достижения ключевых целей, делая акцент на тех или иных действиях, способных приносить максимальную прибыль. Используя такие инструменты можно качественно улучшить масштабирование, привлечь больше участников, а также снизить до минимума действия, не приводящие к положительному результату. Между прочим, многие компании, использующие организацию бизнес-процессов, сумели добиться увеличения прибыли даже в условиях пандемии за счет перестройки внутренних процессов.
- Получение качественного результата. К числу важнейших конкурентных преимуществ можно отнести оказание качественной услуги или выпуск товара, который полностью соответствует требованиям установленных стандартов. BPM система обеспечивает четкое соблюдение правил и прозрачность процесса производства, в основе чего лежит мониторинг на каждом этапе: разработка, внедренное, реализация продукта/услуги. Избавление сотрудников компании от рутинных действий снижает ошибки, связанные с человеческим фактором.
- Эффективное управление. Постоянный анализ и мониторинг предоставляет возможность не только получать объективную информацию, но также улучшать бизнес-процесс, основываясь на реальных показателях и цифрах. Компьютерные программы позволяют контролировать уровень загрузки ресурсов, время на выполнение поставленной задачи, а также определять эффективность каждого сотрудника предприятия.
Главные компоненты BPM-систем
Важно понимать, что концепция Business Process Managementt позволяет грамотно и рационально наладить управление информацией, потоком работы (workflow), а также всеми взаимодействиями системы и людьми, вовлеченными в общие процессы. В общем виде, вся структура и схема включает в себя программные компоненты, модули и инструменты, которые планомерно внедряются в инфраструктуру конкретного предприятия.
Из главных компонентов можно выделить следующие:
- графическое моделирование, что позволяет визуально анализировать бизнес-процессы;
- динамическое моделирование, которое дает возможность отслеживать происходящие изменения в процессе производства и управления, что позволяет выявлять проблемные участки и ресурсные ограничения;
- разработка компьютерных приложений и инструментов с целью создания пользовательского интерфейса и всевозможных диалоговых норм, а также тесная интеграция с основными бизнес-приложениями;
- управление потоком работ, где особое внимание уделяется контролю исполнения поставленных перед сотрудниками целей и задач;
- модуль управления и конфигурации, с помощью чего администратор BPM системы определяет права доступа и контроль работы не только программных, но и аппаратных средств.
Этапы внедрения
Вне зависимости от производственной или торговой сферы деятельности, где работает предприятие, BPM система включает в себя 4 этапа:
- Фаза проектирования. Осуществляется создание графической модели бизнес-процесса, разработка пользовательского интерфейса и форм, документирование, динамический анализ, а также определение основных бизнес-правил.
- Фаза реализации. Связана с интеграцией разработок и существующих информационных комплексов, в ходе чего происходит их отладка и корректировка, возможность правильной работы.
- Фаза управления. Отработка бизнес-процесса BPM системы в ручном режиме с целью успешного внедрения контроля за всеми операциями в режиме онлайн, а также формирования системы мгновенной обратной связи.
- Фаза оптимизации. Обработка и анализ информации, выявление проблемных мест созданной модели, а также корректировка с учетом всех полученных данных.
Обычно внедрение business process management состоит из трех основных стадий. Для каждой из них характерен свой перечень задач, ориентированных на успешную реализацию проекта.
Диагностика
На этом этапе внедрения BPM business process management осуществляется разносторонний анализ процессов на предприятии. Эту стадию условно разбивают на две составляющие: непосредственно анализ и построение модели всех производственных этапов.
Во время анализа опрашиваются сотрудники компании, и изучается имеющаяся документация (отчеты, регламенты и др.). На выходе создается альбом бизнес-процессов AS-IS. В нем есть описание и визуализация работы.
На этапе моделирования аналитики классифицируют бизнес-задачи, определяют их приоритеты и оптимизируют. В результате создается описание бизнес-процессов TO-BE. Во время моделирования определяются методы, ко которым будет оцениваться успех проекта.
В результате стадии Диагностики имеем:
- Альбом AS-IS;
- Описание TO-BE;
- Требование к системе ВРМ;
- Дорожную карту реализации проекта;
- Перечень работ;
- Параметры определения успешности системы;
- Проект запроса на поставку ВРМ-системы;
- Экономические расчеты (затраты и увеличение прибыли);
- Презентация.
Внедрение
На этой стадии происходит реализация разработанного проекта. Делается это в согласовании с теми положениями, которые были составлены на первом этапе. На этой стадии уже начинаются изменения в работе компании. То есть они начинают становиться автоматизированными.
На стадии Внедрение BPM-системы осуществляются следующие действия:
- Выбирается BPM программа, которая отвечает всем требованиям, заложенным на стадии Диагностика;
- Выбор компании, которая будет внедрять автоматизированное решение (автоматизировать процессы, которые подлежат этому по итогу предыдущей стадии) в соответствии с дорожной картой;
- Разработка, настройка и запуск ВРМ-системы.
По итогу стадии Внедрения на предприятии уже будет работать система автоматизации бизнес-процессов ВРМ. Она будет обеспечивать выполнение тех задач, которые были определены на этапе Диагностика.
Развитие
Нельзя внедрить программу и оставить ее без внимания. За ней должен быть постоянный контроль и своевременная оптимизация. Когда система ВРМ уже работает, руководители предприятия получают возможность отслеживать все процессы: на какой они стадии, насколько успешно выполняются и т.д. Все это происходит в режиме реального времени. Если, какой-то из процессов пошел не по плану, то система проинформирует об этом. Также она может формировать отчеты по исполнительской дисциплине.
Через некоторое время после начала работы системы, руководители смогут оценить ее эффективность, они получат обратную связь от сотрудников. После этого можно будет откорректировать процессы. Суть ВРМ – это не единоразовое внедрение программы, а постоянное ее развития с целью стабильной работы и постоянного роста предприятия. Система всегда остается гибкой.
Подводя итоги, можно отметить, что с помощью Business Process Management обеспечивается максимальная автоматизация любого бизнес-процесса, что приводит к качественному повышению эффективности и скорости работы компании, не говоря уже о получении конкурентных преимуществ.
