Управление бизнес-процессами: управление и внедрение
Содержание:
Бизнес состоит из процессов. Их количество зависит от масштабов компании, численности персонала. На рынке нет предприятия, которое работало только с одним участком. Даже предпринимательская деятельность разделена на сегменты. Управление бизнес-процессами - это важнейшая задача менеджмента. Для ее достижения привлекаются автоматизированные системы. Используются профессиональные кадры.
Что такое управление бизнес-процессами, особенности
Любая коммерческая деятельность может быть рассмотрена с учетом процессного подхода. Бизнес рассматривается как совокупность действий и этапов. Выполнение каждого из них обеспечивает фиксированный результат. Например, получение прибыли, стабильное развитие, выход на международный рынок, изменение технологий и модернизация.
Примеры бизнес-процессов:
- закупка сырья, материалов от этапа поиска поставщиков до момента оприходования товарно-материальных ценностей на склад;
- производство продукции с соблюдением утвержденной технологии, норм расходования сырья;
- кадровый учет;
- реализация продукции;
- гарантийное обслуживание;
- продвижение товара в интернете.
Управление бизнес-процессами – это совокупность действий, методов, способов. Они помогают повысить эффективность выполнения отдельных процедур. При этом сформированная система управления бизнес-процессами – это совокупность автоматизированных, неавтоматизированных инструментов. Мнение о том, что управление таких участков происходит только посредством программного продукта, ошибочно.
На предприятии процесс может быть автоматизированным. Но также есть операции, которые предполагают частичную автоматизацию. Достижение фиксированного результата требует опытного персонала. Это также является проблемой для многих фирм. Например, финансовое планирование. Есть специальные программы. Но без участия человека с опытом и образованием разработка корректного плана – сложная задача.
Если говорить научной терминологией, используя европейскую концепцию, то управление бизнес-процессами – это разновидность управленческой методики. С помощью комбинирования систем, оптимизационных методов, инструментов – она позволяет достигать поставленных перед предприятием целей и задач. В частности, по максимизации прибыли, оптимизации расходов.
Подходы в управлении бизнес-процессами
Есть несколько подходов. В каждой стране, научной школе – они разные. Обусловлено это как особенностью предприятия, так и количеством научных концепций.
Примеры:
- Theory of contacts. Суть – в каждом вне зависимости от времени механизме присутствует только одно ограничение – узкое место, слабое звено. От него зависит результат работы.
- Реинжиниринг. Корректировке подлежат все участки. По факту, система формируется с нуля. Создается что-то новое. Иногда с использованием уже существующей базы.
- Правило «Шесть сигм». Используется следующее правило: в управлении должно быть минимальное количество дефектов, узких мест, в частности, не больше 3 слабых мест на 1 миллион проводимых операций.
- Методика «Точно в срок». Работа организации базируется на обеспечении логистической функции. То есть поступление сырья, материалов, реализация продукции должны быть произведены в срок. Важно соблюсти условия сделки.
Программа управления бизнес процессами
Для управления бизнесом в нынешних условиях используются специализированные программы. Они относятся к категории Business Process Management System (сокр. BPMS). С их помощью оптимизируют, моделируют, описывают требуемые рабочие процессы. Онлайн инструменты отличаются эффективностью, удобством, возможностью организовать работу с выполнением к дедлайну.
Особенности, правила выбора софта
BPMS позволяют переложить рутинные задачи на программируемых ботов. Такая интеграция увеличивает производительность сотрудников компании. Некоторые программы в автоматическом режиме отслеживают соответствие нормативным стандартам.
A2B ведущий разработчик BPMS систем, предлагающая лицензированное ПО. Отличается расширенной функциональностью, приятным пользовательским интерфейсом. Сотрудники обеспечивают техническую, консультационную, информационную поддержку.
Софт соответствует техническим, нормативным требованиям. Особенности:
- удобство интерфейса для пользователей - сотрудников фирмы;
- продуманное юзабилити - удобство использования функций, наличие инструкции, оперативность работы техподдержки;
- уровень интеграции в существующую систему;
- адекватная стоимость внедрения;
- выгодные условия использования ПО.
Софт позволяет создавать таблицы, графики и диаграммы, проводить сложный анализ выборку товаров (услуг). Контролировать рабочее время офисных служащих, менеджеров, кассиров, операционистов.
Возможности
После установки оптимизируется база данных организации. Есть возможность выполнения сложной фильтрации, формирования списков по выбранному параметру. Это позволяет эффективней вести маркетинговую стратегию, рекламную кампанию. Комплекс подходит для организаций разных форм собственности, вне зависимости от сферы деятельности: торговля, логистика, услуги перевозки, муниципальные службы.
Преимущества, недостатки внедрения управления бизнес-процессами
Система управления бизнес-процессами обеспечивает сокращение издержек компании. Это упрощенное понимание. Но, как каждый механизм, у него есть свои преимущества. Выявляются и недостатки, которые в той или иной мере можно наблюдать в организации.
Преимущества:
- улучшение управления, функции контроля;
- четкое понимание отдельных этапов, алгоритмов персоналу всех уровней;
- снижение базовых расходов, в т.ч. на оплату труда топ-менеджеров и руководящих должностей, которых становится в штате меньше;
- создание зон ответственности, четкое распределение должностных обязанностей между сотрудниками, применение мотивационных методов воздействия, мер наказания;
- разработка, внедрение KPI по зонам ответственности, контроль за результативными показателями;
- утверждение единой концептуальной информационной, методической базы, в т.ч. посредством автоматизации, внедрения электронных документов;
- использование единого «рабочего» подхода на все структурные подразделения дочернего предприятия.
Недостатки:
- необходимость дополнительного финансирования для внедрения;
- наличие издержек на интеграцию таких механизмов в рабочий режим фирмы;
- вероятность снижения творческого потенциала сотрудников по причине внедрения фиксированных регламентов;
- скептическое отношение к новшествам, корректировкам;
- сокращение персонала или уменьшения оплаты труда;
- создание дополнительной нагрузки на персонал. При условии, что не всегда внедряется премирование, используются методы мотивации (поэтому важно использовать поощрения);
- появляются риски утечки информации, поскольку растет процент автоматизации.
Этапы внедрения бизнес-процессов в компании
Внедрение, управление бизнес-процессами можно представить, как совокупность этапов:
- Разграничение.
- Формирование.
- Оптимизация.
На первом этапе необходимо установить границы между отдельными операциями. Например, где оканчивается участок производства, хранения продукции, начинается отгрузка товара покупателю. Где начинается работа отдела маркетинга, а где привлекается рекламное агентство. На каждом участке свои вопросы. Важно создать для каждой операции зону ответственности. Нужно назначить должностных лиц. Целесообразно обозначить границы каждого сегмента, прописать что относиться в обязанности одного отдела, например, финансового, а чем будет заниматься планово-экономическая служба. Главное – утвердить это на бумаге, документам и внутреннего регламента.
Может возникнуть ситуация, когда фирма уже работает продолжительное время, а потом начинает или внедрять систему с самого начала, или полностью оптимизирует внутренний регламент менеджмента операций. В таком случае необходимо пересмотреть старые функции с теми, которые будут в будущем. Здесь изменяются должностные инструкции, могут даже быть ликвидированы отделы.
Формирование – один из сложнейших, временно затратных инструментов. Здесь нужно провести качественное обучение персонала, научить их корректно, точно описывать все действия, исключая дублирование, усложнение или излишнюю детализацию. Как всегда, важна «золотая середина». На этом этапе прописывают все алгоритмы, фиксируют их на бумаги, утверждают KPI.
На третьем этапе формируют команду, которая будет заниматься изменениями. Нужно понять, что работает «не так», что требует улучшений, а что можно оставить без изменений. При этом оценивается не просто необходимость корректировок. Целесообразно рассчитать, понять, нужно ли это делать. Ведь не всегда возможно компенсировать затраченные ресурсы. Многие фирмы проводят улучшения постоянно. Это правильно. Поскольку те же технологии, рынок, потребитель, другие составляющие также постоянно меняются, корректируются их запросы и поведение.
Часто проблема во всем механизме заключается в том, с чего начать. Ведь по факту деятельность субъекта может быть сопряжена с сотнями операций. Тогда задача номер один – выделить основные, укрупнив их в определенные группы.
Ошибки в управлении бизнес-процессами
Управление бизнес-процессами предприятия, конечно, как любая человеческая деятельность сопряжена с ошибками. Их наличие обусловлена спецификой фирмы, человеческим фактором. Но более популярными ошибками являются следующие:
- Усложнение. Бизнес-процесс должен подлежать облегченному описанию, представлению. Информация должна быть понятна для пользователя. Не должно быть ситуаций, когда кто-то из субъектов, кто принимает участие в составлении технологической карты, не понимает сущности операции. Например, если кто-то не может описать такой алгоритм, значит, такой сегмент сложен для восприятия. Самый простой способ – разделить его на несколько элементов. А потом уже описать их по технологической карте.
- Наличие устаревших или «лишних» элементов. Каждый рыночный сегмент со временем претерпевает изменений. Следовательно, компания вынуждена изменять подходы при применении тех или иных задач. Но многие предприятия пренебрегают данными действиями. Они используют устаревшие алгоритмы. Часто это приводит к перерасходу ресурсов. Это приводит к не эффективной работе целой системы.
- Отсутствие четких прописанных алгоритмов по взаимодействию между подразделениями. Особенность коммерческой деятельности, в том, что к одному участку привлекается сразу несколько сотрудников, внешних исполнителей. При наличии общей цели не все понимают, что они должны делать. Отсутствует единое видение проблемы, ее решения. Есть функции, что дублируются работниками. Отсутствие инструкций – основная проблема, первопричина излишних затрат на предприятиях с крупными мощностями.
- Предоставление доступна к контрольной функции большому числу субъектов. Конечно, каждый результат кто-то должен контролировать. Следовательно, управление бизнес-процессами предполагает некий контроль. Но проблема в том, что зачастую такая функция предоставлена двум-трем сотрудникам. Особенно это актуально для «раздутого» штата, где есть, например, директор по финансовому планированию, главный финансист, главный бухгалтер, начальник планово-экономического отдела. В итоге каждое руководящее лицо не только контролирует участок, но еще имеет личное мнение по тому, а как же вносить корректировки, проводить оптимизацию.
- Несоответствие. Это проблема существующей практики, теории. Теоретики разрабатывают методические рекомендации, инструкции, технологии, которые далеки от реальности. Но по определенным причинам организации за основу берут именно такие методические пособия. Тогда получается нестыковка, непонимание того, а что делать дальше. Поэтому за основу нужно брать практические результаты, проблемы, цифры.
Управление бизнес-процессами – это деятельность по улучшению ее работы. Компании обладают мощным механизмом оптимизации, управления. Они состоят из автоматизированных и неавтоматизированных инструментов. Первый тип уменьшает затраты времени. Он формирует цели. Но не следует пренебрегать и другими ресурсами. Например, человеческими, которые также важны для управления. Фирмы находят середину между финансовыми возможностями, необходимостью улучшений и полученным результатом.
