Возможности BPM-системы: что дает компаниям, для чего она нужна
Описание, составление регламента бизнес-процессов на предприятии – необходимость. Мир динамичен – постоянно меняются ориентиры, руководителю необходимо быстро реагировать на изменения. Почему многим предприятиям не обойтись без современных программных продуктов по управлению проектами? Как выбрать такой инструмент, что он дает проекту? Эти и другие вопросы раскроем в настоящей статье.
Что такое BPM-система?
BPM – Business Process Management, переводится как “управление бизнес-процессами”. Такие системы предполагают особый подход: используется концепция процессного управления проектом, при этом бизнес-процессы рассматриваются как отдельный ресурс.
Какие внедрены инструменты:
- моделирование;
- мониторинг;
- контроль;
- реализация.
Управление подразумевает возможность адаптировать работу, вносить изменения при помощи программных инструментов, используя BPMN-нотацию.
Вам наверняка встречалось сокращение BPMS – Business Process Management System. Это программный инструмент для реализации концепции управления бизнес-процессами. На деле так можно назвать любую систему по управлению проектами.
Теперь о составных частях, компонентах. Характерно, что последние соответствуют этапам бизнес-процесса: это проектирование/разработка, непосредственно, выполнение, мониторинг/анализ. Каждая из стадий “задействует” определенные компоненты.
Первое – проектирование. Аналитики вырабатывают бизнес-логику, очередность этапов. Реализуется при помощи встроенного графического дизайнера. Этот этап включает определение входной информации для запуска процесса, ответственных лиц. Проектировать при помощи блок-схем удобнее всего – легко анализировать, корректировать.
Результат – готовый процесс, который можно запускать. На этапе проектирования помощь разработчиков не требуется – все выполняют в программе.
Второе – интегрирование. Этот этап – зона ответственности так называемого движка. Он инициирует запуск, мониторит процесс и происходящие изменения, а также выполняет переходы между этапами. “Ядро” позволяет интегрировать другие программные продукты. В зависимости от того, насколько движок производителен, будет определяться скорость работы в целом. Важно, чтобы мощности хватало для бесперебойной обработки сразу нескольких процессов.
Третье – мониторирование. По мере работы необходимо наблюдение для своевременного обнаружения проблемных вопросов. Так ответственное лицо получает информацию, например, о том, на какой стадии сейчас проект, почему он завис. Становится ясно, какие сейчас задачи выполняются, кто насколько загружен, какие приоритеты стоят на данный момент.
Возможности BPM-системы
Рассмотрим основные функции:
Управление проектом на основе объективных статистических, аналитических данных
Позволяет собирать информацию по заданным группам параметров. Это упрощает анализ тех или иных процессов, позволяет оптимизировать работу в режиме реальных условий. Так, мы можем оценить трудоемкость каких-либо действий, затраченное время и иные параметры.
Выявление “слабых” мест
Система постоянно производит мониторинг, регулярно обновляет параметры контроля. Как правило, слабые места бизнеса – это избыточные действия, из-за чего средства распределяются недостаточно эффективно, а сроки исполнения растягиваются. Другой пример “слабого места”. Работа всей команды замедляется или останавливается ввиду некой локальной преграды. Предположим, отсутствия необходимых знаний, навыков у одного из сотрудников, либо из-за слабой организации рабочих действий в группе. Продукт позволяет найти недочеты, недоработки, “слабые места”.
Возможность анализировать происходящее
Данные аналитики необходимы руководителю. Так, вы осведомлены, что сейчас в приоритете, сколько времени уйдет на те или иные действия. Важно, что руководитель может отслеживать активность, продуктивность работы каждого сотрудника. Становится ясно, какие этапы вызывают наибольшие затруднения, а на каких работники демонстрируют отличные результаты.
Экономия времени
Автоматизация, стандартизация позволяют ощутимо снизить число временных издержек.
Гибкость компании
Предоставляет возможность кооперироваться с пользователями, позволять им моделировать, обновлять бизнес.
Повышение стратегической активности проекта, расширение границ
Благодаря грамотному переходу от количественного управления к качественному удается повышать эффективность работы по всем направлениям
Рост потенциала
Возможность строить более-менее объективные прогнозы, использование глубокой аналитики для принятия принципиально важных управленческих решений.
Повышение эффективности работы каждого сотрудника
Для каждого работника рассчитывается KPI, а также ряд личных параметров, по которым легко отслеживать результаты, рост. Грамотное управление человеческими ресурсами помогает получить максимум от каждого работника, не перегружая его.
Что предполагает комплексная работа по выстраиванию наиболее жизнеспособной, эффективной архитектуры бизнеса? Скомпонуем основные тезисы:
- Регламентация деятельности блоков учета, принятия решений, составления планов.
- Стандартизация проектных задач, общих процедур.
- Автоматизация “рутины”.
- Создание универсальных комплексов задач, где каждому отведена собственная роль, зона ответственности.
Как выбрать BPM-систему?
Разумеется, один продукт не способен закрыть все потребности. Тем более, универсального продукта не существует – проекты разные, потребности отличаются.
На что ориентироваться:
- как часто продукт используется другими пользователями;
- насколько прост, понятен, нагляден интерфейс;
- легко ли пользоваться, удается ли быстро прорисовывать схемы;
- какие опции – возможна ли выгрузка результатов, симуляция и подобное;
- возможно ли описание широко разветвленных процессов; стоимость.
Разумеется, один продукт не способен закрыть все потребности. Тем более, универсального продукта не существует – проекты разные, потребности отличаются.
Кто использует такое программное решение?
Внедрение актуально для компаний, в которых подразделения активно взаимодействуют между собой. Это производства, поставщики услуг, масштабные интернет-магазины. Впрочем, специфика работы некоторых относительно небольших проектов также требует применение подобных систем.
Наибольший спрос разработчики наблюдают в банковской отрасли. Неудивительно, ведь программа помогает эффективно организовать front-офисные процессы, решать внутренние служебные вопросы, обрабатывать запросы клиентов и многое другое. Так, работа огромного подразделения полностью передается “машине”.
Чтобы оптимизировать, повысить эффективность процессов, для которых характерна четкая этапность событий и определены ответственные лица, также обращаются к BPM.
Как это выглядит на практике:
- Пользователь оставляет обращение. Система позволяет считать входящую информацию, регистрировать ее, устанавливать менеджера, отвечающего за обработку, направлять ее оператору.
- Сотрудник создает заявку на отпуск. Система регистрирует входящую информацию, направляет на визирование, далее – сотруднику отдела кадров.
- Работа маркетолога с заявками. Программа регистрирует новый лид, помечает источник, перенаправляет на дальнейшее взаимодействие, взращивание.
Перечисленные примеры типичны практически для любой крупной компании, в которой каждый день обрабатывают десятки, сотни заявок, обращений и другой входящей информации. Автоматизация позволяет исключить человеческий фактор, ускорить обработку информации, хотя бы частично избавить менеджеров от рутины, высвободить время сотрудников на другие задачи.
Как встроить BPM-систему?
Развертывают, интегрируют систему в несколько этапов:
- Выявляют проблему. Определяют, какие части бизнеса требуют особого внимания. Разбираются, что можно “делегировать” программе, насколько это будет эффективно. Разрабатывают план проекта, документацию, определяют членов рабочей группы.
- Выбирают систему. Просматривают, оценивают программные решения нескольких разработчиков. Протестируйте несколько продуктов.
- Внедряют, настраивают. Когда программа интегрирована, сотрудники обучены, запускают пилотный проект.
- Оценивают результаты. Корректируют недочеты, запускают.
Встраивают системы с разной скоростью, в зависимости от сложности, величины проекта. Учитывают масштабы бизнеса. Немало зависит от вендора, интегратора продукта.
Что BPM-система дает компаниям?
Если кратко, то BPMS можно описать следующими словами:
- скорость;
- качество;
- гибкость;
- управление.
За счет автоматизации рутины, введения регламента увеличивается скорость решения задач, растет продуктивность работников. Это повышает качество результата. Сюда же отнесем снижение числа ошибок, возникающих из-за рассеянного внимания, усталости.
Что до гибкости – это предполагает готовность руководителей быстро преобразовывать, масштабировать проект в достаточно агрессивных рыночных условиях.
Наконец, грамотное управление, которое невозможно без использования статистических данных о затратах, скорости исполнения, загруженности. Без этой информации невозможно оптимизировать, доводить до ожидаемых показателей.
Используйте “работающие” для вашего проекта инструменты автоматизации. Джон Чемберз, исполнительный директор Cisco Systems, сделал интересный прогноз. По его словам, в этом десятилетии с рынка может уйти около трети компаний, из-за отказа от внедрения свежих технологий в рутинную работу.
