Что делать, если вашему бизнесу нужна автоматизация?

Содержание:

Причины, по которым бизнесу нужна автоматизация
Польза от автоматизации
Что необходимо предпринять?
Этапы внедрения автоматизации
Особенности автоматизации бизнеса
Дополнительные возможности
Примеры пользы от автоматизации
Легкость освоения

Чем крупнее бизнес, тем больше в нем происходит процессов, над которыми теряется контроль. Одно дело? Печь и продавать хлеб в маленькой пекарне на 5 сотрудников, заказывая только муку, дрожжи, и совсем другое? Организовать работу крупного интернет-магазина или предприятия по выпуску мебели. По мере расширения сферы деятельности все больше руководителей осознает пользу автоматизации бизнес процессов. Рассмотрим, зачем это необходимо, как происходит, какие функции способна выполнять система.

Причины, по которым бизнесу нужна автоматизация

Возьмем в качестве примера ситуацию с продажей запчастей через интернет-сервис. У Вас, как руководителя компании, есть ряд задач (личных или поручаемых персоналу):

отслеживать количество остатка разных деталей по маркам, моделям авто;
вовремя заказывать их у разных поставщиков;
осуществлять оплату поставщикам;
отвечать на вопросы посетителей на сайте;
обрабатывать заказы;
осуществлять отправку купленных товаров, вписывая адреса, контакты покупателей;
следить за получением оплаты от клиентов;
добавлять новые товары на сайт;
вести внутреннюю документацию;
составлять отчеты для подачи во внешние инстанции;
насчитывать зарплату сотрудникам.

Многие процессы этой цепочки рутинные, не требуют интеллектуального подхода, повторяются. Как раз здесь помогут системы автоматизации бизнеса, став хорошим инструментом для управления действиями. Без них нередки следующие проблемы:

менеджер не успевает предложить посетителю сайта похожие товары, перезвонить в ответ на заполненную заявку по обратной связи;
заказы долго не обрабатываются, клиенты уходят к конкурентам;
путаются адреса при отправке товара, посылки уходят в другие города;
часть заказанных товаров отсутствует на складе, поскольку их вовремя не заказали у поставщиков;
другие товары оказываются в избытке, залеживаются, у них заканчивается срок годности;
формирование отчетов для контролирующих органов происходит с опозданиями, в спешке;
трудно отследить эффективность сотрудников, понять, кого поощрить за усердие.

Решить эти проблемы помогает автоматизация бизнеса. Многочисленные задачи выполняет программа, заранее настроенная под конкретные сценарии. Автоматизировать рутинные процессы можно в любом направлении сферы деятельности: предприятия, производства, логистические службы, торговля, банковские услуги и пр.

Польза от автоматизации

Автоматизация бизнес процессов дает ряд неоспоримых польз:

Экономия времени. Обработка заказов, пересылка информации в отдел доставки, формирование многих сопутствующих документов, начисление зарплаты? все это выполняет заранее настроенный софт.
Сокращение количества сотрудников. В штате получится обходиться меньшим персоналом, что экономит средства на заработную плату, потребуется меньше коммуницировать между собой.
Устранение ошибок от человеческого фактора. Не будет ошибочно отправленных товаров, избытка одной продукции и недостатка другой, забытых клиентов, которым не перезвонили.
Взаимозаменяемость сотрудников. Вы сможете свободно отпускать менеджеров и других работников на больничный, в отпуск или увольнять, не переживая, кто их сможет заменить. Системы автоматизации бизнеса выполняют многое самостоятельно, поэтому подменяющего или нового человека будет легко ввести в курс дела.
Полный контроль над бизнесом у руководителя. У Вас будет автоматически формироваться статистика по каждому менеджеру (количество звонков, продаж, сумма прибыли). Это позволит поощрять лучших работников, мотивировать остальных, отслеживать ленивых или неэффективных.

Как следствие, автоматизация бизнеса содействует опережению конкурентов, росту привлекательности бренда/магазина, компании, увеличению прибыли.

Что необходимо предпринять?

Для автоматизации бизнес процессов требуется программное обеспечение, которое будет соответствовать вашей деятельности, распределять задачи, посылать уведомления, формировать статистику и пр. Вы можете заказать написание на языке программирования такого софта с нуля у специалиста или приобрести готовое решение, доработав его под конкретные потребности. По цене оба варианта получатся примерно одинаковыми, но разработка ПО с нуля потребует больше времени.

Рационально использовать готовую систему автоматизации бизнеса, поскольку многие процессы из разных сфер деятельности повторяются, а в софте уже заложены решения. Остается только дописать ряд отсутствующих функций, необходимых конкретному предприятию, магазину, компании.

Существуют коробочные версии, устанавливаемые на компьютеры сотрудников и работающие через сеть. Доступ есть как из офиса, так и из дому. Установка занимает 1 час. Необходима настройка, обучение сотрудников. Рассмотрим коротко несложные этапы перехода бизнеса на автоматизацию.

Этапы внедрения автоматизации

Интеграция автоматизации бизнес процессов происходит последовательно:

Вы обращаетесь в компанию разработчика ПО, сообщаете о своих целях, специфике бизнеса, ожиданиях.
Специалисты изучают сферу деятельности фирмы, сообщают, что программа сможет автоматизировать уже сейчас, а какие функции потребуется доработать.
После Вашего одобрения программисты разрабатывают недостающие компоненты.
Программа устанавливается на компьютеры и настраивается.
Тестируются все функции, отмечаются возникающие ошибки и устраняются.
Запускается обычная эксплуатация, сотрудники обучаются использованию.
Если при последующей работе возникает необходимость масштабировать проект или доработать, заказывается отдельная платная разовая услуга.

В этом плане хорошо зарекомендовала себя программа А2Б. У нее много готовых функций, код легко дописывается для добавления новых возможностей.

Особенности автоматизации бизнеса

На этапе адаптации системы автоматизации важно выстроить правильно процессы в бизнесе. Например, это может быть продажа товара, включающая: регистрацию заказа, формирование базы клиентов с переносом данных (фамилия, имя, номер телефона, электронная почта, адрес доставки). Затем заказ автоматически перенаправляется в отдел отправки с уже готовыми данными.

После передачи в логистическую службу устанавливается отметка «Выполнено», автоматически формируется статистика продаж, вычитается проданный товар из имеющегося на остатке. Формируется уведомление о необходимости связаться с поставщиком для закупки, отправляется сообщение клиенту с номером накладной логистической службы.

Эффективности может быть доступен каждому – так формируется здоровая конкурентная среда, появляется дополнительная мотивация.

Дополнительные возможности

Вы можете добавить нужные вам процессы, которые будут включены в систему автоматизации бизнеса. Например, в случае финансовой организации программа сможет рассылать «холодные» рекламные сообщения, автоматически отбирая посетителей сайта, оставивших свои контактные данные, но не заказавших услугу. Менеджерам не придется вручную анализировать всех посетителей, отправлять текст, вводить номера телефонов.

Примеры пользы от автоматизации

Если посетитель переходит в категорию «горячих» клиентов (заходит на один и тот же раздел сайта несколько раз, задает вопросы по конкретному продукту), система вычислит таких и сделает им заранее запрограммированное предложение услуги со скидкой или дополнительными преимуществами. Это не требует участия людей, не зависит от количества одновременно находящихся посетителей на сайте, нагрузки на систему.

При совершении сделки программа формирует историю взаимоотношений клиента с компанией. Сохраняются все обращения, покупки, просмотренные страницы. В результате постоянных покупателей можно заинтересовать дополнительными скидками, интересными предложениями. За индивидуальным подходом и выборкой адресатов будет стоять искусственный интеллект, действующий по заранее созданным и одобренным Вами сценариям.

Параллельно система автоматизации бизнеса формирует все внутренние отчеты: транспортные накладные, расходные и приходные ведомости для бухгалтерии. Руководитель видит статистику продаж, закупки и расходы за любой выбранный период, активность каждого задействованного менеджера. Через систему корпоративной связи все распоряжения мгновенно доходят до адресатов, видно, кто ознакомился с ними. Не нужно передавать бумаги лично, что особенно актуально для фирм с удаленными подразделениями.

Легкость освоения

При интеграции системы автоматизации бизнеса осуществляется разграничение доступа к разным уровням информации, функциям. В результате сотрудники работают только с теми разделами, которые им необходимы. Это упрощает первоначальное обучение, переход на систему автоматизации безболезненный. Вы, как руководитель, видите все процессы, можете контролировать сроки исполнения, успешность ведения бизнеса за неделю, месяц, квартал, год.