Зачем вам нужно автоматизировать бизнес-процессы
Содержание:
Продажа товаров или оказание услуг связаны с бизнес-процессами. Это прием заказов/заявок, их обработка, передача на исполнение, доставка, оформление сопутствующих бумаг, выставление счета. Параллельно необходимо составлять отчет для статистики. Без рекламы тоже не обойтись. Многие из перечисленных действий можно автоматизировать, что поможет компании выйти на новый уровень по размаху и упростит ряд задач. В этой статье рассмотрим, что такое автоматизация бизнес-процессов, в каких сферах она применима, какие дает преимущества.
Что такое автоматизация бизнес-процессов
Под автоматизацией подразумевается автоматическое выполнение действий, которые раньше осуществлялись вручную. Теперь это делают программы. На предприятии или в организации на сервере устанавливают софт. В него закладывают алгоритмы, прописывают сценарии, которым система будет следовать. При возникновении предусмотренных ситуаций (поступление заказа, посещение клиентом сайта компании), запускаются предусмотренные действия без участия человека.
Цель автоматизации бизнес-процессов – переложить часть рутинной работы с людей на машины. Это содействует экономии времени, снижает количество ошибок, помогает не упустить клиента, увеличить доход фирмы.
Если у компании нет сервера, она обходится только объединенной сетью компьютеров, управлять бизнес-процессами можно, подключившись к облачной системе. Поступающие задачи все так же будут обрабатываться программами, только все будет происходить в «облаке». Нет необходимости в дорогостоящем оборудовании.
В случае коробочной CRM-системы необходима разовая покупка, настройка. Дальнейшие расходы отсутствуют. При необходимости открытый код программы можно доработать за отдельную плату, если фирме нужна узкая функция по автоматизации, которой нет в стандартной версии софта. Облачные сервисы по автоматизации бизнес-процессов не требуют больших вложений на старте. В них предусмотрена ежемесячная небольшая плата. Ее размер зависит от количества подключенных функций, числа компьютеров.
Зачем и где нужно автоматизировать процессы
Если сформулировать основную суть – автоматическое управление бизнес-процессами помогает сократить время на выполнение различных задач и увеличить прибыль. Подход с применением компьютерного софта применим в следующих сферах:
- бухгалтерия и финансы (банки, кредитные агентства и пр.);
- торговля и реклама;
- изготовление товаров на заказ и их доставка;
- обучение, проведение образовательных курсов;
- аналитика и составление отчетов.
Пример пользы от автоматизации
Автоматизация помогает лучше организовать деятельность фирмы, привести работу в порядок, повысить качество управления. Рассмотрим пример бизнес-процесса с интернет-магазином, который не подключен к такой системе:
- Посетитель зашел на сайт интернет-магазина, просмотрел несколько заказов.
- Выбрал товар, оформил заказ, оплатил покупку.
- Менеджер увидел заказ спустя 2 часа, отправил данные на склад.
- Там увидели новую заявку еще через 2 часа, начали искать товар, нашли.
- Передали товар и адрес в отдел доставки/
- Покупку запаковали, вписали адрес, отправили.
В этой «идеальной» цепочке, завершившейся покупкой, есть много пробелов. Например, посетитель может посмотреть страницу, но не сделать заказ. Или менеджер вообще не заметит сегодня новую заявку (особенно печально, если товар не был оплачен, а только поступила заявка). При передаче заказа выяснилось, что товара на складе уже нет (закончился). Во время перевода покупки в отдел доставки был неверно вписан адрес доставки, посылка поехала в другой город. Все это вредит бизнесу.
Как такие проблемы поможет предотвратить автоматизация:
- Если посетитель ничего не заказывает, программа проанализирует просматриваемые товары и предложит аналогичные из более дорогого или дешевого сегмента.
- Сразу после оформления заявки система выставит счет для оплаты, отправит заказ на склад. В базе ведется четкая статистика наличия товара, поэтому, как только конкретная продукция заканчивается, она удаляется со страницы интернет-магазина (становится неактивной для заказа, исчезает цена).
- Заказ отправится вовремя и по верному адресу, поскольку он автоматически вписывается в почтовую наклейку для курьерской службы.
Система сама может собирать данные о посетителях из открытых источников (соцсети, оставленные ранее контакты, заполненные формы). Затем программа делает индивидуальное предложение (с 5% скидкой или дополнительным подарком), отправляет его на почту или телефон клиента. Софт умеет формировать карточку заказчика с историей сотрудничества, предоставленными личными данными. Это позволяет лучше понимать его возможности, предпочтения, предлагать другие товары или услуги.
Как оценить эффективность автоматизации бизнеса
Внедрение автоматизированных систем дает возможность сделать бизнес эффективнее и прибыльнее. Но важно правильно оценивать, как автоматизация отобразилась на работе организации. Точной формулы и правил измерения нет. Это связано с тем, что у каждой компании личные параметры, а также количественные показатели.
Чтобы адекватно оценить скорость изменений, измеряемые показатели следует установить до использования программного обеспечения. Средние сроки окупаемости внедрения автоматических систем для компаний, не сталкивающихся с риском банкротства или иными финансовыми проблемами, такие:
- Оптимистичный прогноз: 1 год.
- Реалистичный план: 2 года.
- Негативный сценарий: 3 года и более.
Но и эти цифры относительные, так как для измерения учитываются вложенные средства, цель интеграции, а также оборот бизнеса. Поэтому компаниям рекомендуют сначала определить, для чего им используемое ПО, а затем приступать к его внедрению.
Есть параметры, позволяющие оценить эффективность автоматизации:
- Повышение скорости решения задач. Автоматизация бизнеса направлена на выполнение рутинных процессов. Важно оценить время, необходимое для решения задач до и после внедрения новых систем. Если оно сократилось, то это говорит об эффективном улучшении бизнес-процессов;
- Тратиться меньше времени на оформление сделки, покупатели быстрее делают покупки. За счет этого повышается прибыль компании;
- Уменьшение количества жалоб и претензий менеджерам или консультантам. Автоматизированные системы должны улучшать работу сервиса. Если клиенты или покупатели меньше жалуются на работу, то изменения положительно отобразились на сервисе;
- Улучшение ключевых показателей эффективности (KPI). При минимальном их росте компании необходимо заняться изменением или подбором новых решений. В частности это могут быть системы управления взаимоотношениями с клиентами.
Компании также оценивают окупаемость внедряемых решений в контексте оборота предприятия, выручки и чистого дохода. Результаты этих расчетов сравнивают в течение некоторого времени: например, если окупаемость растет от квартала к кварталу, то автоматизация приносит пользу. Нужно составлять регулярные отчеты оценки эффективности автоматизации. На основе полученных данных нужно вносить изменения в программное обеспечение для улучшения результатов.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
Выделим главные преимущества от переведения различной деятельности в автоматический режим:
- Экономится время сотрудников.
- Для выполнения того же объема задач потребуется меньше человек.
- Система сокращает количество ошибок, возникающих из-за человеческого фактора.
- Благодаря экономии на зарплате (поскольку сотрудников нужно меньше), получится снизить себестоимость товара/услуги.
- Ваша компания станет более конкурентоспособной, даже если подобные товары или услуги предлагаются другими фирмами в регионе.
Все это поможет увеличить прибыль и выйти на новый уровень в бизнесе.
Как подобрать инструменты и их функционал
При выборе программы для управления бизнес-процессами учтите несколько критериев, что должна уметь система:
- Автоматически посылать сообщения по заданным каналам связи одному или группе пользователей.
- Контролировать поставленные задачи и поручения, выдавая напоминания о приближающемся сроке сдачи, просрочке. Руководителю посылается отдельный отчет по ситуации, чтобы он заменил нерадивого сотрудника, из-за которого стопорится работа.
- Переводить проект на следующую стадию по мере выполнения, открывая доступ следующему сотруднику.
- Уведомлять о поставленных и достигнутых целях.
- Пересылать, хранить документы в электронном виде, обеспечивая их легкий поиск по названию, дате, автору.
- Формировать отчеты по статистике продаж, закрытым сделкам, оказанным услугам.
- Иметь корпоративную связь для быстрой передачи информации.
- Уметь составлять карточку клиента по имеющейся информации, чтобы менеджер мог подбирать индивидуальные предложения.
- По заданному заранее сценарию предлагать варианты на основе предыдущих действий клиента.
Такой функционал есть не во всех автоматических системах, поэтому выбирайте тщательно. Сравните имеющиеся варианты. Если компания предлагает тестовый период, обязательно им воспользуйтесь.
