Для чего необходима автоматизация бизнеса?
Содержание:
Постоянно меняющаяся конъюнктура рынка, необходимость оперативно принимать решения и выполнять множество задач одновременно – все это требует более совершенных подходов к управлению и контролю рабочих процессов. Автоматизация бизнес-процессов – единственно верный подход к организации, позволяющий высвободить драгоценные ресурсы для того, чтобы менеджмент уделял больше времени стратегическим задачам, ключевым направлениям работы. Сегодня это единственный действенный способ повышения эффективности. Конкурент может предлагать менее качественный продукт, но благодаря автоматизации все процессы в его проекте протекают четко и точно. Тот, кто не автоматизирует бизнес-процессы, сталкивается с утечкой ресурсов на всех этапах, и в итоге остается за бортом.
Что такое автоматизация бизнеса?
Автоматизация бизнес планирования сводится к передаче части операций под контроль программных комплексов. Автоматизируют как основные процессы, так и поддерживающие. В первом случае речь идет об управлении продажами, как итог – увеличивается доходность проекта. Во втором случае говорим об отчетности, бухгалтерии, делопроизводстве, и благодаря автоматизации сокращаются временные затраты на эти процессы. Рутина должна автоматизироваться, а задачи – выполняться с математической точностью.
Автоматизация бизнес планирования компании заключается в том, что часть или все действия, за которые раньше отвечал персонал, теперь выполняются программным обеспечением. Благодаря этому, сокращается время, а также затраты и ресурсы, необходимые для выполнения процесса. Дополнительно можно повысить его качество, надежность и безопасность.
Однако не все операции подходят для автоматизации. Некоторые из них требуют человеческого вмешательства, творчества, эмоционального интеллекта или адаптации к изменяющимся условиям. Поэтому всегда необходимо проводить анализ и оценку бизнес-процессов, чтобы определить, какие из них могут быть автоматизированы полностью или частично
Цели автоматизации
Какие задачи решает автоматизация бизнес планирования:
- Эффективное управление взаимоотношениями с клиентами, улучшение качества обслуживания.
- Четкое выполнение рутинных действий, которые ранее приходилось выполнять человеку. Менеджеры не перегружены рутиной. Так оптимизируются затраты на персонал, увеличивается эффективность использования рабочего времени. Сотрудники не начнут бездельничать – напротив, могут бросить силы на иные, более важные задачи. Внимательнее работать с клиентами, например.
- Плавно перешли к еще одной задаче, которую решает автоматизация. Исключается так называемый человеческий фактор – за всеми процессами уследить невозможно, даже при условии беспрекословной исполнительности и ответственности сотрудников.
- Информация хранится в одном месте, надежно защищена. У менеджеров продаж, например, есть свои наработанные базы клиентов, которые в любой момент могут быть утеряны. Либо же сотрудник при увольнении попросту заберет базу с собой, если доступ к ней есть только у него.
- Предоставление руководителю объективной информации об эффективности сотрудников. У тех, кто не перешел на полноценные системы автоматизации, данные хранятся разрозненно, не централизовано в Exel, текстовых файлах, каких-то бумажках. Руководитель не имеет полного представления о том, как работает менеджер, насколько он эффективен, сколько времени тратит на те или иные задачи. Благодаря автоматизации действия становятся абсолютно прозрачными.
- Доступны отчеты по всем проектам за любой период – у руководителя всегда на руках полная статистическая информация о том, что сейчас происходит в компании. Легко узнать, над чем работает конкретный сотрудник в данный момент времени, насколько он эффективен.
- Автоматизация – как некое связующее звено, поддерживающее оперативную работу предприятия, обеспечивает учет и контроль.
- Централизованная работа с документами – легко использовать готовые шаблоны, редактировать.
Приоритетность тех или иных целей в зависимости от специфики проекта может быть разной. Для примера: одних случаях принципиально важно предоставить отделу продаж мощный инструмент для работы клиентами, в других – в первую очередь необходимо четко фиксировать все задачи, сроки исполнения и эффективность.
Система автоматизации бизнеса создает условия для роста и развития бизнеса, сокращения расходов, избавления от ненужных процессов, стандартизации. Эти и перечисленные выше условия – важнейший фундамент для достижения высоких результатов в бизнесе.
Виды систем автоматизации
Система автоматизации бизнеса – это программный инструмент, позволяющий оптимизировать, контролировать и улучшать процессы в компании. Существует такие виды данных систем:
- CRM (Customer Relationship Management) – помогают управлять отношениями с клиентами, повышать их лояльность и удовлетворенность, а также увеличивать продажи и прибыль. CRM позволяют хранить и анализировать данные о клиентах, вести историю общения с ними, отслеживать их предпочтения, а также формировать предложения и маркетинговые кампании.
- ERP (Enterprise Resource Planning) – интегрируют все основные операции в компании – закупки, производство, складское хозяйство, бухгалтерия, финансы, кадры и т.д. ERP позволяют автоматизировать и согласовывать эти операции, гарантируя эффективное использование ресурсов, снижение издержек и повышение качества товаров.
- BPM (Business Process Management) – позволяют моделировать, оптимизировать, контролировать и управлять бизнес-процессами в компании. BPM помогают анализировать и улучшать производительность, качество и эффективность операций, а также адаптировать их к изменяющимся условиям и требованиям. Они способствуют повышению гибкости и инновационности бизнеса, а также улучшению взаимодействия между сотрудниками, отделами и партнерами.
- RPA (Robotic Process Automation) – нужны для автоматизации рутинных и повторяющихся операций: ввода и обработки данных, заполнения форм, отправки документов, проверки информации и т.д. RPA используют программы-роботы, которые имитируют действия человека, выполняя заданные инструкции. Они позволяют сократить время, расходы и ошибки, связанные с перечисленными процессами, а также освобождают сотрудников от скучной и монотонной работы.
- SCM (Supply Chain Management) – помогают управлять цепочкой поставок. SCM позволяют планировать, координировать и контролировать процессы, гарантируя оптимальный баланс между спросом и предложением, снижение затрат и рисков, а также повышение качества и удовлетворенности клиентов.
Для чего необходима автоматизация бизнеса?
Автоматизация бизнеса планирования – это применение программных решений для управления и оптимизации определенных процессов. Эти программы обеспечивают последовательность действий, которая позволяет решить имеющуюся задачу. Если говорить конкретнее, то этот инструмент:
- Позволяет восстановить контроль над процессами. Посредством этого инструмента можно отслеживать ход выполнения процессов, анализировать их эффективность и вносить необходимые коррективы.
- Способствует улучшению коммуникаций. Она обеспечивает единый канал связи между всеми сотрудниками компании, устраняет информационные пробелы и повышает прозрачность работы.
- Сокращает количество ошибок. Она исключает человеческий фактор из многих операций, что уменьшает вероятность ошибок, пропусков и задержек.
- Высвобождает время и ресурсы. Специальное ПО освобождает сотрудников от занятия рутинными и монотонными задачами, позволяя им сосредоточиться на более творческих и важных аспектах работы.
Способы автоматизации
Существует сразу несколько систем автоматизации бизнеса. Во-первых, стоит вспомнить о CRM. Она применяется для управления взаимоотношениями с клиентами. CRM помогает собирать, хранить и анализировать данные о клиентах, а также управлять коммуникациями, маркетингом и продажами.
Во-вторых, востребованы ERP-системы. Они используются для управления ресурсами предприятия. Этот инструмент интегрирует различные функциональные модули (финансы, логистику, производство, складское хозяйство и т.д.) в единую информационную систему.
В-третьих, внимания заслуживают BPM-системы. Они позволяют моделировать, исполнять, мониторить и оптимизировать бизнес-процессы на основе правил, ролей и событий.
Это лишь небольшая часть из существующих сегодня систем. Выбор системы зависит от специфики и целей каждой компании.
Остается добавить, что внедрение подобных инструментов – это необходимый шаг для повышения конкурентоспособности и эффективности бизнеса. Она экономит время, деньги и нервы, а также улучшить качество работы и удовлетворенность клиентов.
Для каких процессов применяется система автоматизации?
Возможности систем действительно широки. Активно применяется автоматизация бизнес планирования в следующих направлениях:
- Управление.
- Маркетинг и продажи.
- Производство.
- Управление качеством.
- Управление персоналом.
- Финансы.
- Организация деятельности компании.
Каждое из перечисленных направлений включает уйму процессов. Так, говоря о управлении, мы подразумеваем и управленческий учет, и стратегический менеджмент, и бюджетирование, и юридическое сопровождение, и обеспечение информационной и экономической безопасности.
По направлению маркетинга и продаж автоматизируют управление взаимоотношениями с клиентами, продажами, маркетинговой и рекламной деятельностью. Если речь о производстве, то грамотной автоматизации требуют всевозможные производственные процессы, поставки материалов, управление оборудованием, логистика, наконец. Специфика некоторых проектов диктует руководителю особое внимание уделять управлению качеством. Это система менеджмента качества, контроль качества производственных показателей и выпускаемой продукции, а также грамотная работа с претензиями.
Без автоматизации трудно представить ведение финансовых вопросов, включая бухгалтерский и налоговый учет, расчет зарплаты сотрудникам, планирование финансов и проч.
Давно автоматизированы и процессы, связанные с управлением персоналом. Это и кадровый учет, и обучение, и мотивация, и подбор сотрудников.
Наконец, документооборот. У всех сотрудников в распоряжении необходимые документы, шаблоны, удобный редактор для правок. Ничего не теряется – ищите в пару кликов, делитесь с коллегами.
Преимущества систем
Благодаря автоматизации бизнес планирования, мы сокращаем затраты времени, денег, нервов, наконец. Автоматизация хороша тем, что исключает ошибки менеджеров, ликвидирует недостаток или избыток контроля, а также существенно сокращает долю невыполненных задач.
Внедрение автоматизации
Внедрить систему автоматизации бизнеса можно при помощи специалистов или же самостоятельно. В первом случае вы приобретает готовое решение в специализированной компании. Если необходимо, заказываете доработку или вовсе поручаете специалистам разработку системы с нуля под ваш проект. Это распространенная практика. Предпочтительно именно обращение в компанию-разработчик – практически в любом вопросе, касающемся автоматизации, важен экспертный подход.
Внедряют автоматизацию бизнес планирования в несколько этапов:
- Специалисты выбранной вами компании анализируют деятельность, специфику предприятия, рассматривают цели. Исходя из перечисленного формируют проект будущей системы.
- Как только проект сформирован и одобрен заказчиком, приступают к разработке.
- Непосредственно внедрение. Систему подготавливают к использованию. Выполняют проверку и отладку, тестируют, выявляют недочеты, вносят коррективы.
- Полноценная штатная эксплуатация. Персонал обучается самостоятельно, по мануалам или при помощи экспертов компании-разработчика. На этом этапе крайне важно донести до сотрудников необходимость четко видеть собственные задачи и грамотно использовать новые инструменты.
- По мере активной эксплуатации может возникнуть потребность в доработках, а порой даже в масштабировании. Таким образом, система должна быть достаточно гибкой.
Отдельно стоит поговорить о подготовке к внедрению системы автоматизации бизнеса. Разработчики должны прозрачно представлять особенности бизнес-процессов вашего предприятия. Необходим глубокий анализ, порой – довольно активная работа с заказчиком. Рассмотрим, что включает подготовка поэтапно.
Сформировать четкое понимание, какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать, выявить специфику, особенности; определившись, что необходимо автоматизировать, разработчик пишет алгоритмы этих процессов, а также определяет, кто будет работать над каждым конкретным этапом.
Для примера, как может выглядеть процесс:
- Оператор фиксирует заявку.
- Менеджер обрабатывает заявку – беседует с клиентом, формирует счет, принимает оплату.
- После подтверждения формируется/выполняется заказ.
- Заказ отправляется получателю.
- Чем более «проблемное» звено, тем приоритетней его автоматизация.
Структуризация информации
Чтобы автоматизировать процесс, необходимо четко видеть, что составляет этот процесс. Если говорим о продажах, то в перечень обязательно войдут заявки, личная информация клиентов, исполнители, реквизиты.
Каждый пункт из этого перечня, в свою очередь, разбивается на еще более мелкие перечни. Например, в личных сведениях клиента – контактные номера, дата рождения, история заказов. Заявка может включать непосредственно описание заказа, счет, дедлайн, ответственных. Используя эту информацию, разработчик формирует шаблоны для будущего сервиса.
Уровни доступа
- Обычно вся информация доступна только руководителю. Сотрудникам же достаточно установленного списка полей, что доступны для просмотра и редактирования.
Формирование шаблонов
- Упорядочивают все процессы, связанные с работой над документами, чтобы, например, при обновлении информации данные обновлялись автоматически.
Уведомления
- Настройка уведомлений – одна из важнейших функций системы автоматизации для своевременного выполнения задач. В алгоритме прописывается, кого о каких событиях необходимо оповещать.
Вычисления
- Чтобы те или иные показатели рассчитывались автоматически, используют соответствующие формулы.
Отчеты
- Выяснить, какая отчетность нужна, какую информацию использовать для формирования, и другие детали – периоды, группы, клиенты и прочее.
Ограничения: чего нельзя добиться автоматизацией бизнес-процессов
Несмотря на все преимущества, системы автоматизации бизнеса не всегда могут полностью заменить человеческий фактор. Есть некоторые аспекты и сферы, которые требуют творческого подхода, эмоционального интеллекта, интуиции и адаптации к нестандартным ситуациям. Такие действия сложно или невозможно автоматизировать.
Творческий процесс требует нестандартного мышления, воображения, ассоциативности, экспериментов и риска. Эти действия сложно формализовать и подвергнуть алгоритмизации. То же самое касается отношений с клиентами. Они требуют эмоционального интеллекта, коммуникативных навыков, а также умения слушать и убеждать. Хотя существуют некоторые системы автоматизации, которые могут помочь в отношениях с клиентами (например, CRM-системы), они не способны полностью заменить человеческий контакт и эмпатию.
Подытоживая, кратко отметим: с автоматизацией бизнес планирования вы делаете гораздо больше с наименьшими затратами. Подстраивайтесь под меняющиеся условия, не проигрывайте конкурентам в скорости обработки информации, выполнения заказов или предоставления услуг, а также в уровне сервиса.
