Средства автоматизации бизнеса: как выбрать?
Содержание:
У компаний сформировался взгляд на автоматизацию. Есть организации, которые понимают ее пользу для бизнеса. Это экономия ресурсов, минимизация ошибок, повышение качества документооборота. Но есть коммерческие структуры, которые думают иначе. Для них автоматизация бизнеса (АБ) – потребность, продиктованная временем. Но никакого толка от нее нет. Ведь нужно заплатить оператору, обучить персонал, а все это дополнительные издержки.
Цель автоматизации бизнеса – это с помощью правильно подобранной программы обеспечить продуктивность компании.
Автоматизация бизнеса, ее средства
Каждое предприятие состоит из бизнес-процессов:
- покупка сырья и материалов;
- начисление заработной платы;
- отгрузка сырья в производство;
- работа с заказами;
- реализация продукции;
- реклама;
- и др.
Количество операций, их специфика обусловлены сферой деятельности. Но суть одна: для каждого участка необходимы:
- постановка задач, целей;
- подготовка бумаг;
- получение заданий сотрудником;
- контроль над выполнением и достижением конкретных показателей.
Вот эти функции помогает выполнять автоматизация. В интернете, научной литературе масса определений АБ. Часть авторов отождествляет автоматизацию с искусственным интеллектом, роботизацией, другие ученые предполагают, что это использование в организации программ, механизмов. Второй вариант ближе к правде.
Автоматизация бизнес-процессов – это совокупность программных продуктов, устройств, иных инструментов, которые помогают:
1. Уменьшить время на стандартные процедуры и алгоритмы.
2. Минимизировать использование денежных, человеческих ресурсов.
Сервисы для управления бизнесом помогают быстро выполнять рутинные операции и действия на предприятии. Подлежит ли бизнес автоматизации? Популярный вопрос в 21 веке. По каким критериям нужно отбирать предприятия, которые могут использовать специальные ПО, а какие нет? Ограничений никаких нет. Все организации могут переходить на полную или частичную автоматизацию. Нет ограничений по форме собственности. Также не влияет организационно-правовая форма. Здесь вопрос в грамотном и выгодном подборе программного продукта.
Достоинства автоматизации бизнеса:
- Экономия. Это относится как к временным, так и человеческим ресурсам. При автоматизации повышается работоспособность персонала, сокращается время на выполнение стандартных процедур. В итоге компания получает экономию. Ситуации, когда автоматизация приносит негативный эффект – становится убыточной, - редкость. Но это обосновано выбором конкретного ПО.
- Повышение качества взаимодействия. Понимание целей, их оперативное донесение до конкретного структурного подразделения, сотрудника обеспечивают прозрачность деятельности. Каждый человек понимает, что он делает и для чего. Кроме того, автоматизация обеспечивает взаимодействие контрагентов в едином информационном пространстве. Повышается качество, эффективность бизнеса.
- Минимизация ошибок. Большинство задач, процессов выполняет машина, конкретная программа. Следовательно, уменьшается риск ошибок. Повышается деловая репутация бренда. Появляется основа для дальнейшего роста на рынке.
Как выбрать систему
Есть только два практических способа, как выбрать систему автоматизации бизнеса:
1. Приобрести готовую программу. С учетом конфигурации, функциональных параметров настроить ее под запросы фирмы.
2. Разработать самостоятельно или с помощью стороннего исполнителя программу, которая максимально будет соответствовать потребностям организации.
Какой из этих вариантов является правильным, сказать однозначно нельзя. Каждый способ имеет преимущества, недостатки. С экономической точки зрения выгоден метод приобретения готового решения. Затраты на разработку будут существенней. Далее рассмотрим достоинства и недостатки каждого варианта.
Приобретение программы для автоматизации
Компания выбирает стандартное ПО, которое максимально удовлетворяет запросы. Это могут быть продукты мирового или отечественного уровня. Такие продукты автоматизации работают на универсальной платформе. Но плюс в том, что ПО предоставляют право покупателю доработать интерфейс, настроить его под потребности.
Преимущества стандартных программ:
- механизм содержит стандартные функции и задачи, которые выполняются на предприятиях;
- компания освобождается от необходимости разрабатывать все базовые алгоритмы;
- легко найти программиста, который доработает ПО, настроит его задачи под запросы фирмы;
- бесплатная опция постоянного обновления, что позволяет снимать с себя ответственность за оперативную корректировку ПО.
Основной недостаток стандартных программ в том, что фирма может не нуждаться в некоторых функциях. Это происходит не всегда, а только при неправильном выборе системы. Если учреждению необходимо будет выполнить нестандартную задачу, то реализовать ее в стандартной среде будет сложно.
Конечно, никто не скажет, что лучше – стандартная или самостоятельно разработанная программа. Первый вариант выгодней. Это математика и расчеты. Обусловлено это экономической составляющей, наличием свободных ресурсов у конкретного предприятия.
Выбор стандартной САБ выстраивается на таких принципах:
- Ориентироваться при подборе ПО стоит на бренд, который активно используется в стране. Только так можно найти техническое сопровождение, выбрать разработчика для доработки. Выбирать никому не известные продукты при внедрении автоматизации не стоит.
- Четко понимать практическую ценность внедрения программы. Перед покупкой конкретной программы нужно понять, для чего она, какие функции будет выполнять и какую экономию предоставит фирме.
- Выбирать те программы, которые обеспечат работу не только на ПК, но и телефоне. Это основа успешной автоматизации, когда сотрудник выполняет задачу дистанционно, сидя у себя дома или в командировке.
Разработка собственного ПО
Никто не спорит, что индивидуальное программное решение может максимально решить запросы фирмы. Но для этого нужны ресурсы, время и четкое понимание всех деталей каждой операции, бизнес-процесса. По факту, нужно найти специалиста, который поймет и «наполнение» фирмы, и реализует это на практике. В итоге может получиться «суперпрограмма», работу которой поймет только сам разработчик.
Заключение
Выбор САБ – индивидуальное решение каждой организации. Проще, быстрее приобрести уже готовое решение с возможностью частичной доработки, чем тратить ресурсы на разработку собственной программы. АБ оптимизирует процессы, сокращает время на их реализацию, повышает качество полученных результатов. Не стоит относиться к ней как к формальности. Фактически – это реальный способ дополнительной экономии, основа дальнейшего развития. Переходить ли на современный способ ведения бизнеса, компания решает самостоятельно. Выбор очевиден.
САБ используются крупными компаниями мирового уровня. Но и 90% европейских фирм, предпринимателей переходят на использование программ. Ручной труд отходит на второй план. Он затратный, не всегда целесообразный.
