Что такое электронная подпись и как её использовать?
Содержание:
При бумажном документообороте автор приказа или сторона соглашения ставит физическую подпись (и печать у юрлиц). В случае электронного документооборота (ЭДО) эти действия заменяет электронная подпись (ЭП). Она служит двум целям - идентифицирует личность, подписавшую цифровой документ, и выступает гарантией, что после установки подписи в информацию не вносились изменения. Рассмотрим, какие бывают виды цифровой подписи, и как происходит использование электронной подписи при внутреннем и внешнем документообороте.
Виды электронной подписи
Выражаясь технически, электронная подпись - это набор кодов (символов) на языке программирования, составленный в определенной последовательности, которым подтверждается личность автора документа и защищается информация от изменения. Такая уникальная форма называется ключом.
Подделать цифровую подпись гораздо сложнее, чем буквальную, поставленную на бумажном носителе. В РФ разработан и введен в действие Федеральный закон №63, регламентирующий выдачу, применение электронной подписи. Согласно нормативному акту, ЭП делится на три категории.
Простая электронная подпись
Это простейшая разновидность цифровой подписи, сделанная при помощи электронных средств, подтверждающих личное участие конкретного человека при совершении ряда действий. Чаще всего такой тип применяется в интернет-магазинах, интернет-банкинге, во внутренних корпоративных сетях. Реализуется в виде логина и пароля, который известен конкретному лицу, СМС-кода для вставки в заполняемое поле и т. д. Уровень защиты - минимальный, но все же дает некоторую уверенность, что действия (присланные бумаги, переданная информация) исходят от конкретного человека.
Между контрагентами по системе ЭДО такой тип ЭП обычно не применяется, за исключением, если они заключили между собой дополнительное соглашение, приравнивающее такую простую подпись к собственноручной. Естественно, для государственных отчетных ведомств эта форма не имеет юридического значения, зато при помощи такой идентификации можно:
- войти на портал Госуслуг;
- оплатить штрафы ГИБДД;
- подать заявку на регистрацию или снятие с регистрации авто;
- сделать банковский перевод, не посещая учреждение лично.
Основной плюс - не требуется дополнительных программ и системы криптошифрования, поскольку все выполняется встроенными инструментами на сайте, но уровень защиты низкий.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Выдается в центре, который должен удостовериться в лично заявителя. Услугу разрешено легально оказывать даже организациям, не обладающим аккредитацией Минцифры. Предусмотрена криптографическая защита, но технология не контролируется ФСБ. Такая электронная подпись в документообороте задействуется обычно внутри одной компании, фирмы, предприятия. С ее помощью подписываются:
- внутренние распоряжения, решения о реорганизации отделов, наряды;
- приказы о назначении на новые должности, увольнение, перевод между отделами;
- документы по бухгалтерии (зарплатные ведомости, премии, внутренние штрафы, выделение средств на закупки сырья, расчета с поставщиками и пр.);
- накладные и сопроводительные документы для контроля перемещения продукции от главного склада на второстепенные;
- учетные ведомости прихода товара, материалов, сырья и т. д.
Подпись для внутреннего документооборота позволяет точно знать, кто ее поставил, чего достаточно для запуска процессов, описанных в инструкции. Но юридической силы во внешних инстанциях она не имеет - признается только внутри одной структуры, организации, фирмы. Может признаваться сторонними контрагентами только при заключении дополнительного договора. Находится на любом носителе, поэтому не требует затрат на использование, хранение.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Наиболее защищенный вариант ЭП. Состоит из записанного шифра, гарантирующего отсутствие изменений после установки подписи. Высокий уровень безопасности возможен благодаря:
- работе в паре со средством шифрования;
- применению технологии, контролируемой ФСБ;
- получению КЭП только в специализированных центрах, имеющих аккредитацию Минцифры.
Квалифицированная подпись изначально имеет юридическую силу и аналогична собственноручной подписи. В нее закладываются сведения о личности подписанта, содержании документа и времени постановки цифровой печати. При сверке через СКИЗ легко выявить фальсификацию, поэтому такая подпись подходит для:
- заключения договоров с внешними контрагентами (поставщиками, дистрибьюторами, партнерами из других компаний и пр.);
- подачи отчетности в контролирующие органы, включая ФНС;
- подписания заявлений для участия в правительственных тендерах, конкурсах, электронных торгах.
Может храниться только на защищенном носителе eToken, Рутокен. Выдача стоит дороже всех остальных типов, но и защита самая высокая. Не требуется заключать никаких дополнительных соглашений - КЭП сразу признается в юридических кругах.
Внутренний и внешний документооборот
В России продолжает набирать популярность электронный документооборот, который позволяет снизить расходы на бумагу, минимизирует риск порчи или случайной потери документов, упрощает поиск необходимых распоряжений, указов. С помощью ЭДО легче контролировать получение документов, применение распоряжений, выполнять проверку, отслеживать этапы движения файла. Отпадает необходимость в огромном архиве для складирования бумаги на стеллажах, и курьерах для передачи пакетов между разбросанными отделениями одной фирмы.
При введении электронного документооборота понадобится ЭП. В одних случаях достаточно НЭК, а в других - только КЭП.
В каких случаях обязательно наличие электронной подписи (КЭП)
Квалифицированная электронная подпись необходима для сдачи цифровых отчетов в налоговую, Пенсионный Фонд, а также в Фонд социального страхования. Наличие КЭП позволит:
- проводить закупки по ФЗ№44;
- заключать договора с операторами по обслуживанию кассовых аппаратов;
- регистрировать онлайн-кассы;
- принимать участие в торгах на коммерческих и федеральных площадках.
Если составить и отправить раз в месяц или квартал отчет в ФНС курьером не доставляет труда, для внутреннего документооборота достаточно НЭП. Она даже будет иметь юрсилу при подписании договоров с контрагентами, если заключено соответствующее соглашение, отождествляющее НЭК с собственноручной подписью.
Как использовать электронную подпись
Чтобы работать с ЭП, потребуется получить в аттестационном удостоверяющем центре сертификат и два ключа. Сертификат - это документ (может быть цифровой или бумажный), который подтверждает личность обладателя выданной цифровой подписи. При помощи одного ключа создаются цифровая подпись. В зависимости от типа она может встраиваться в сам электронный документ или прилагаться в виде отдельного файла. Срок действия сертификата - 1 год.
Второй ключ - это уникальная последовательность символов, при помощи которой проверяется действительность (оригинальность) поставленной подписи. Это инструмент закрытого типа, и он не должен попадать в чужие руки, кроме владельца, получившему его в центре идентификации.
Чтобы получить ЭП для ЭДО, нужно собрать пакет документов:
- приказ о назначении директора;
- учредительный договор;
- свидетельство регистрации юрлица;
- паспорт гражданина РФ или другое удостоверение личности;
- заявку на выдачу ЭП;
- квитанцию об оплате услуги.
После этого происходит проверка данных и выпуск электронной подписи. Пара ключей выдается на токенах (USB-устройство) и уже готова к использованию. ПК и носители должны быть защищены от доступа посторонних паролем. На компьютере необходима антивирусная защита.
Для простановки ЭП файл открывается в компьютере с соответствующим программным обеспечением. Важно, чтобы документ уже прошел финальные правки, поскольку потом что-то добавить в него или удалить информацию будет невозможно.
Далее выполняются следующие действия:
- Файл открывается в специальной программе.
- Во вкладке выбирается раздел «Сведения».
- В нем переходят в подпункт «Защита документа».
- Появляется возможность поставить электронную личную подпись.
Выводы
Хотя возможности КЭП гораздо шире, в большинстве случаев для ЭДО достаточно НЭП. Ее можно получить в любом удостоверяющем центре, даже не имеющем аккредитации от Минцифры. Стоит она в несколько раз дешевле, а при оформлении других услуг порой выдается бесплатно. Неквалифицированной ЭП достаточно для всех процессов внутреннего электронного документооборота, а при подписании дополнительного соглашения инструмент подойдет для взаимодействия с некоторыми внешними контрагентами. Хранить ключ можно на любом носителе.
