Что такое Канбан-доска и зачем она нужна?
Содержание:
Канбан — один из инструментов Agile-подхода к управлению командами. Это система визуализации рабочего процесса применяется для команд от 5 до 5 000 сотрудников. В этой статье рассказываем, как сделать канбан-доску.
Введение
Канбан-доска помогает организовать и оптимизировать работу в команде, благодаря простой визуализации текущих задач. Популярность подхода заключается в его универсальности и простоте интеграции. В отличие от Scrum, он подходит для любого рабочего процесса.
Понятие Канбан
Суть метода в том, что каждая задача имеет свою визуальную представленность и команда в реальном времени видит ожидающие, текущие и выполненные поручения. Эта методика применяется для управления текущими задачами в потоке. Она помогает проверить отлаженность бизнес-процесса и устранить «узкое горлышко», которое мешает масштабированию.
На практике это выглядит так: на доске или в интерфейсе создаются столбцы. Каждый столбец — этап рабочего процесса. В рамках разработки сайта это: «Бриф и согласование ТЗ», «Прототип», «Согласование прототипа», «Дизайн-макет» и так далее. Задача создается в виде карточки (ячейки), куда добавляют всю нужную информацию (договор с заказчиком, текстовое ТЗ и референсы). По мере производства карточка перемещается из одного столбца в другой. То есть задача «Разработка лендинга для коттеджей в МО» сначала прошла брифинг, потом отрисовали прототип, а потом согласовали дизайн.
Краткая история системы
Это японский термин, происходящий от двух слов — знак и доска. Он описывает указательные карточки, которые раньше прикрепляли к документам. Впервые термин использовали в 50-е годы 20 века на производстве Тойота, чтобы наладить работу цеха и сократить издержки из-за проблем с коммуникацией между отделами. Прямо в цеху соорудили большую доску, разделили ее на столбцы, а задачи писали на кусочках бумаги. Каждый раз, когда статус задачи менялся (то есть завершался очередной этап), карточку перемещали в другой столбец.
Свое современное значение термин получил благодаря Дэвиду Андерсону, американского эксперта по организации проектной деятельности в компаниях, таких как Майкософт, Моторолла и другие. С 2005 года Андерсон продвигает методологию, основал Lean Kanban University и написал более 3 книг для управленцев по внедрению доски задач канбан. В своем прочтении он сохранил и доработал японский подход. Они легли в основу 9 ценностей метода:
- Прозрачность.
- Баланс.
- Сотрудничество.
- Клиентоориентированность.
- Поток.
- Лидерство.
- Понимание.
- Согласие.
- Уважение.
Принципы доски Канбан
В основе системы лежит принцип контроля WIP (work in progress), а также поощрения лидерства. Это мягкая система легко адаптируется к любой сфере деятельности, благодаря тому, что для ее интеграции не нужно совершать особенные действия. Достаточно начать фиксировать текущую работу по трем статусам: предстоит сделать, в работе, готово. Часто мы делаем это у себя в голове, поэтому вынести это на бумагу или гугл-таблицу не составит труда. Это первый принцип управления изменениями.
Второй принцип заключается в достижении договоренности и открытом диалоге. Инструмент предполагает постоянное общение и «докручивание» под конкретную команду. Третий принцип — похвала за лидерство. Нужно обязательно поддерживать сотрудников в желании брать на себя ответственность за часть рабочего процесса.
Система ориентирована одновременно на команду и на клиента. В отношении клиента Канбан-доска предполагает ориентацию на потребности заказчика, управление рабочим процессом, а не сотрудниками, постоянное совершенствование.
Преимущества и недостатки Канбан доски
У этого инструмента есть свои последователи и критики. В большинстве случаев достоинства метода и являются его недостатками, все зависит от конкретной ситуации.
Преимущества канбан-доски:
- Универсальность. Инструмент оптимизирует работу в сфере услуг, в которой задачи часто закрываются в потоке. При этом он легко адаптируется под другие сферы, «задача» может превратиться в «функцию» или «предложение». Система эффективна в маленьком диджитал-агентстве и на большом государственном заводе. Ее используют для планирования свадеб и организации жизни.
- Предсказуемость. Доска задач канбан визуализирует мыслительный процесс, который и так происходит в голове. Не нужно тратить много времени на обучение команды принципам работы с системой, она специально создавалась простой и понятной для всех.
- Быстрые результаты. Даже без подключенной аналитики, которую предоставляют таск-трекеры, визуализация задач показывает «узкое горлышко» бизнес-процесса, недостаток рук для выполнения работы и прочие точки роста.
- Симбиоз с другими инструментами. В рамках проектной работы одного инструмента часто бывает недостаточно. Kanban-методологию используют, чтобы контролировать WIP, а для планирования используют Гант или Scrum.
Тем не менее у подхода есть свои недостатки, например:
- Невозможность планирования. Внутри доски нельзя построить прогноз на сприт, она показывает только текущее состояние рабочего процесса. Но если вы используете таск-трекер, то можете посмотреть метрики. Как правило, это время, за которое задача переходит из одного статуса в другой. На основе этой информации вы поймете, сколько времени нужно вашей команде за выполнение определенного объема работ, и заложите это время в план.
- Нет ограничения по времени. Канбан-доска универсальна и дорабатывается только с точки зрения этапов бизнес-процесса. Ее не нужно каждый раз перерисовывать для нового проекта. Она рассчитана на бесконечный поток всех задач.
- Больше внутренний инструмент. Он не подходит для отчетности перед заказчиком, так как им сложно ориентироваться в потоке задач по всем проектам.
- Индивидуальная несовместимость с принципами работы организации. Все-таки это не панацея, и командам с жесткой системой управления приходится перестраиваться.
Чем Kanban отличается от Scrum
Lean Kanban и Скрам — это два популярных метода управления проектами. Хотя оба подхода направлены на повышение эффективности работы, они имеют свои критерии отличия.
Первый сконцентрирован на визуализации задач и управлении потоком работы, второй фокусируется на процессе разработки продукта и на создании предметной области.
Канбан-доска представляет собой таблицу с колонками, в которых отображены различные стадии работы. Карточки с задачами двигаются по столбцам в зависимости от их состояния. Столбцы обычно обозначены фазами работы (в ожидании, в процессе, завершено) и позволяют команде следить за текущим состоянием всех задач.
Скрам, с другой стороны, является более традиционной моделью разработки проектов. Он представляет собой итеративную модель, где процесс разработки разбивается на короткие циклы в работе над продуктом. Каждый такой цикл называется спринтом. Спринты могут изменяться в зависимости от результатов, полученных на предыдущих этапах.
Еще одно отличие — подход к управлению сроками. В Lean Kanban сроки не жёсткие, проект не ограничен временными рамками, тогда как в Scrum проект ограничен сроками, которые устанавливаются для каждого спринта.
Доску задач канбан проще внедрить в работу команды, так как она не требует настройку ролей, в то время как Скрам предъявляет более серьезные требования к управлению проектами.
Как внедрить систему в рабочий процесс
Интеграция Kanban-системы простая, для этого не нужно перекраивать рабочий процесс и «начинать с понедельника». Как сделать канбан-доску:
- Изучить информацию о подходе. Для начала достаточно этой статьи, но методика намного глубже, и уместить все тонкости в одну статью не получится. Мы рекомендуем изучать информацию постепенно, постоянно экспериментируя.
- Систематизировать этапы работы. Сформулируйте этапы работы над задачей от самого начала до сбора обратной связи от клиента. Не старайтесь расписать все максимально подробно, мы рекомендуем остановиться на 4-5 этапах. Для каждой сферы масштаб и количество этапов свои, вот какие они в веб-агентстве: бриф + договор, прототип, согласование прототипа, дизайн, согласование дизайна, верстка, тестирование верстки, согласование макета, обратная связь. Каждый этап должен быть самостоятельным. При желании его можно разделить на более мелкие подэтапы, если это важно в вашем процессе.
- Назначить ответственного. Kanban предполагает регулярные встречи команды и работу с обратной связью. Проще всего заранее назначить человека, который будет отвечать за планерки и работать с фидбэком. Это может быть тим-лид или проджект.
- Выбрать форму. Современные команды предпочитают вести задачи в такс-трекерах. Там намного удобнее хранить всю информацию.
- Перенести задачи. Если использовать ПО, то перенос займет 1-2 часа. Важно сразу заполнять карточки задачи, прикреплять ТЗ и договоры. После завершения проекта эта информация теряется.
- Научить сотрудников пользоваться сервисом и «мыслить» карточками. Визуализация помогает быстро адаптироваться к принципам сервиса.
- Собирать обратную связь, тестировать. Пожалуй, это самая важная часть. Каждая команда индивидуальна, единой схемы нет. вам потребуется какое-то время, чтобы понять, как максимально продуктивно пользоваться системой.
Заключение
В целом, Kanban можно считать универсальным инструментом для команд в сфере оказания услуг. Эта методология поможем вам понять слабые места вашего рабочего процесса.
Kanban-методология позволяет команде визуально отслеживать состояние каждой задачи, оптимизируя рабочий процесс. Кроме того, доска обеспечивает прозрачность, улучшает координацию взаимодействия между участниками проекта и помогает соблюдать сроки сдачи работы.
Она применима не только в производственной сфере, но и в IT и других отраслях. С помощью системы можно выйти за рамки ограничений традиционных методов управления проектами, что позволяет повышать производительность.
В заключение, стоит отметить, что для использования Канбан-доски не требуется специальных знаний и навыков, а механизм работы этого метода достаточно прост. Он может применяться как небольшими командами, так и крупными компаниями, которым необходимо вести управление проектами в реальном времени.
