Онлайн-консультация А2Б
Здравствуйте! Мы можем вам чем-то помочь?
Заполняя данные, вы даете согласие с Политикой обработки персональных данных
😇 🙂 😕 😡 😈 😞 😘 😋 😥 😩 😄 😆 😉 😎 😐 😜 😯 👍 👎 😃
8 800 700 6656

Что такое Канбан-доска и зачем она нужна?

Содержание:

  1. Понятие Канбан
  2. Краткая история системы
  3. Принципы доски Канбан
  4. Как использовать систему?

В арсенале проектных менеджеров немало методов управления рабочими процессами – на любой вкус и под любую задачу. В этот раз поговорим о канбан, одной из самых старых методологий, впрочем, не теряющей актуальности по сей день.

Канбан – японское слово, дословно означающее «информационная вывеска». Метод предполагает, что рабочий процесс регулируется путем обмена специальными карточками с важной информацией в сжатой, тезисной форме. Вот почему методология получила такое название.

В основе идеи – манифест гибкой разработки программного обеспечения. Что это означает?

  • люди важнее инструментов;
  • качество продукта важнее документации;
  • взаимодействие с заказчиком важнее контракта;
  • готовность к изменениям важнее установленного плана.

Краткая история системы

Термин «канбан» стал известен миру благодаря крупнейшей японской автомобильной корпорации Toyota Motor Corporation. В 1958 году, еще будучи относительно небольшой компанией, Toyota выиграла тендер на поставку внушительной партии автомобилей в Мельбурн. Вслед за этим пришлось столкнуться с многократно выросшей нагрузкой. Наладить эффективную работу, обеспечивающую реализацию точно в срок, удалось благодаря грамотному проектному и производственному управлению. Одной из ключевых эффективных методологий оказалась канбан-система.

Метод оказался не специфичным, и в итоге был взят на вооружение управленцами из совершенно разных сфер.

Принципы доски Канбан

Тезисно выделим следующие принципы:

  • Ценить и использовать то, что есть в данный момент. Например, следовать имеющимся ролям, должностным инструкциям. Не стоит ждать некого особого периода. Действовать следует уже сегодня – «идеальный момент» все равно никогда не наступит.
  • Оптимизировать, совершенствовать процесс разработки, но не допускать резких перемен. Глобальные изменения – это всегда потрясение, и для работников, и для самого проекта. Как говорят, «эволюция, а не революция».
  • Поощрять стремления сотрудников к активным действиям, инициативе. Все имеют право голоса, и могут предлагать идеи, как повысить эффективность.

Что такое Канбан-доска и зачем она нужна?

Благодаря канбан-доске процесс выполнения задач становится более наглядным, потому – понятным. Сотрудники видят ситуацию в целом, могут более эффективно распределять усилия и время, вовремя обращать внимание на слабые места. Инструмент позволяет быть более собранным, не «зависать» на задачах, смотреть более широко и объемно на проект.

Рабочий процесс разбиваем на этапы, представляем их наглядно в виде столбцов. Каждый столбец, в свою очередь, представлен карточками, то есть подзадачами. По мере выполнения карточки перемещаются, и каждый видит статус задачи, на каком этапе мы сейчас находимся.

Важно: между сотрудниками четко распределены задачи и этапы, и каждый знает собственную зону ответственности. Недопустимо перекладывать, «бросать» вопросы, не поставив на них ответственного.

Формируем столбики по единому принципу, не допускаем разрозненности. Пример: если выделяем этапы производства, то придерживаемся исключительно этапов производства. Если статусы выполнения задач, то придерживаемся исключительно этапов выполнения задач. В последнем случае разделим, допустим, на «предстоит выполнить», «в работе», «проверка», «доработка», «закрыто».

Важно: для каждого столбца есть лимиты по объему невыполненных работ. Чем больше одновременно выполняемых задач, тем ниже скорость выполнения каждой, это факт, к которому пришли исследователи. Необходимо постоянно искать баланс: с одной стороны – лимиты на количество просрочек, с другой – скорость пропускной системы. Система канбан стимулирует сотрудников эффективно взаимодействовать друг с другом и балансировать, быть более гибкими в работе.

Вместе с тем, идеального представления канбан-доски не существует. Она зеркалит процессы, показывает динамику, и, если в данный момент времени всплыла проблема, ее необходимо решать, а вовсе не думать, как сделать таблицу более «удобной». Сам факт того, что инструмент указывает на недочеты, уже говорит о том, что это хорошая доска.

Также выделим базовые правила работы с канбан-досками:

  • По мере изменения статуса задачи необходимо сразу фиксировать это на доске. Движется задача – движутся карточки. Вся информация должна быть актуальной.
  • Инструмент должен отражать все задачи в работе.
  • Обязательно выделяются приоритетные пункты.
  • Доска не должна быть перегружена статусами и задачами внутри статусов.

Чтобы использовать инструмент более эффективно, не забывайте проверять себя по чек-листу главных ошибок в применении канбана:

  1. Не объясняете сотрудникам назначение, принцип действия, наконец, идею инструмента.
  2. Превышаете лимиты задач, оговоренные ранее.
  3. Не фиксируете срочные задачи.
  4. Игнорируете ограничения по количеству незавершенной работы.
  5. Не используете ключевые возможности инструмента – например, отслеживание метрик;
  6. Неаккуратно ведете доски, не актуализируете данные.
  7. Позволяете некоторым сотрудникам использовать старые системы – фиксировать информацию в Exel или вообще на «бумажках». Все сотрудники должны быть подключены к единой системе.
  8. Перегружаете команду обилием задач. Вместо этого выделяйте крупные задачи, внутри разбивайте на более мелкие.
  9. Не даете команде обратную связь.
  10. Не расставляете приоритеты, четко не назначаете ответственных.

В рамках подхода доски – не единственный инструмент. Это каденции времени, WIP лимиты, «плавательные дорожки» задач, стендап-совещания, SLA и многое другое.

Стремясь оптимизировать управление проектами, не изобретайте велосипед. Разработано и успешно опробовано на практике множество методов организации, с которыми команде не страшны ни объемные техзадания, ни жесткие дедлайны, ни несговорчивые заказчики.