Что такое Канбан-доска и зачем она нужна?
Содержание:
- Понятие Канбан
- Краткая история системы
- Принципы доски Канбан
- Как использовать систему?
В арсенале проектных менеджеров немало методов управления рабочими процессами – на любой вкус и под любую задачу. В этот раз поговорим о канбан, одной из самых старых методологий, впрочем, не теряющей актуальности по сей день.
Канбан – японское слово, дословно означающее «информационная вывеска». Метод предполагает, что рабочий процесс регулируется путем обмена специальными карточками с важной информацией в сжатой, тезисной форме. Вот почему методология получила такое название.
В основе идеи – манифест гибкой разработки программного обеспечения. Что это означает?
- люди важнее инструментов;
- качество продукта важнее документации;
- взаимодействие с заказчиком важнее контракта;
- готовность к изменениям важнее установленного плана.
Краткая история системы
Термин «канбан» стал известен миру благодаря крупнейшей японской автомобильной корпорации Toyota Motor Corporation. В 1958 году, еще будучи относительно небольшой компанией, Toyota выиграла тендер на поставку внушительной партии автомобилей в Мельбурн. Вслед за этим пришлось столкнуться с многократно выросшей нагрузкой. Наладить эффективную работу, обеспечивающую реализацию точно в срок, удалось благодаря грамотному проектному и производственному управлению. Одной из ключевых эффективных методологий оказалась канбан-система.
Метод оказался не специфичным, и в итоге был взят на вооружение управленцами из совершенно разных сфер.
Принципы доски Канбан
Тезисно выделим следующие принципы:
- Ценить и использовать то, что есть в данный момент. Например, следовать имеющимся ролям, должностным инструкциям. Не стоит ждать некого особого периода. Действовать следует уже сегодня – «идеальный момент» все равно никогда не наступит.
- Оптимизировать, совершенствовать процесс разработки, но не допускать резких перемен. Глобальные изменения – это всегда потрясение, и для работников, и для самого проекта. Как говорят, «эволюция, а не революция».
- Поощрять стремления сотрудников к активным действиям, инициативе. Все имеют право голоса, и могут предлагать идеи, как повысить эффективность.
Что такое Канбан-доска и зачем она нужна?
Благодаря канбан-доске процесс выполнения задач становится более наглядным, потому – понятным. Сотрудники видят ситуацию в целом, могут более эффективно распределять усилия и время, вовремя обращать внимание на слабые места. Инструмент позволяет быть более собранным, не «зависать» на задачах, смотреть более широко и объемно на проект.
Рабочий процесс разбиваем на этапы, представляем их наглядно в виде столбцов. Каждый столбец, в свою очередь, представлен карточками, то есть подзадачами. По мере выполнения карточки перемещаются, и каждый видит статус задачи, на каком этапе мы сейчас находимся.
Важно: между сотрудниками четко распределены задачи и этапы, и каждый знает собственную зону ответственности. Недопустимо перекладывать, «бросать» вопросы, не поставив на них ответственного.
Формируем столбики по единому принципу, не допускаем разрозненности. Пример: если выделяем этапы производства, то придерживаемся исключительно этапов производства. Если статусы выполнения задач, то придерживаемся исключительно этапов выполнения задач. В последнем случае разделим, допустим, на «предстоит выполнить», «в работе», «проверка», «доработка», «закрыто».
Важно: для каждого столбца есть лимиты по объему невыполненных работ. Чем больше одновременно выполняемых задач, тем ниже скорость выполнения каждой, это факт, к которому пришли исследователи. Необходимо постоянно искать баланс: с одной стороны – лимиты на количество просрочек, с другой – скорость пропускной системы. Система канбан стимулирует сотрудников эффективно взаимодействовать друг с другом и балансировать, быть более гибкими в работе.
Вместе с тем, идеального представления канбан-доски не существует. Она зеркалит процессы, показывает динамику, и, если в данный момент времени всплыла проблема, ее необходимо решать, а вовсе не думать, как сделать таблицу более «удобной». Сам факт того, что инструмент указывает на недочеты, уже говорит о том, что это хорошая доска.
Также выделим базовые правила работы с канбан-досками:
- По мере изменения статуса задачи необходимо сразу фиксировать это на доске. Движется задача – движутся карточки. Вся информация должна быть актуальной.
- Инструмент должен отражать все задачи в работе.
- Обязательно выделяются приоритетные пункты.
- Доска не должна быть перегружена статусами и задачами внутри статусов.
Чтобы использовать инструмент более эффективно, не забывайте проверять себя по чек-листу главных ошибок в применении канбана:
- Не объясняете сотрудникам назначение, принцип действия, наконец, идею инструмента.
- Превышаете лимиты задач, оговоренные ранее.
- Не фиксируете срочные задачи.
- Игнорируете ограничения по количеству незавершенной работы.
- Не используете ключевые возможности инструмента – например, отслеживание метрик;
- Неаккуратно ведете доски, не актуализируете данные.
- Позволяете некоторым сотрудникам использовать старые системы – фиксировать информацию в Exel или вообще на «бумажках». Все сотрудники должны быть подключены к единой системе.
- Перегружаете команду обилием задач. Вместо этого выделяйте крупные задачи, внутри разбивайте на более мелкие.
- Не даете команде обратную связь.
- Не расставляете приоритеты, четко не назначаете ответственных.
В рамках подхода доски – не единственный инструмент. Это каденции времени, WIP лимиты, «плавательные дорожки» задач, стендап-совещания, SLA и многое другое.
Стремясь оптимизировать управление проектами, не изобретайте велосипед. Разработано и успешно опробовано на практике множество методов организации, с которыми команде не страшны ни объемные техзадания, ни жесткие дедлайны, ни несговорчивые заказчики.
