Таск-менеджер: как контролировать выполнение задач?
Содержание:
Перед каждым руководителем стоит три главных вопроса: что делать, кому делать и когда нужен результат. Пока команда небольшая, достаточно вести переписку в мессенджерах, ставить задачи и контролировать процесс работы – там же. По мере активного развития проекта появляется острая необходимость в полноценном таск-менеджере, то есть в полноценной системе для управления проектами.
Контроль поручений – программное решение, направленное на организацию эффективной работы с проектными задачами. Следите за результативностью и дисциплиной, не тратя время на сбор и систематизацию данных – автоматика всё выполнит за вас, а вы, в свою очередь, сможете заниматься действительно важными, стратегическими вопросами.
Таск-менеджер – что это?
Таск-менеджер представляет собой программный инструмент, призванный централизованно управлять проектами, оптимизируя рабочий процесс и отслеживая своевременное выполнение. Автоматика решает рутинные задачи, позволяет держать под контролем все вопросы, связанные с проектом.
Мессенджеры быстро «засоряются», информация не структурированная, не наглядная. Фиксируя всё в таск-менеджере, вы оптимизируете работу. Пробежавшись глазами по структурированным данным, руководитель четко понимает, насколько сейчас загружен исполнитель, что он успел сделать, с чем есть сложности, и стоит ли поручать ему другие задачи прямо сейчас. Исполнителю же удобно обращаться ко всей необходимой информации в одном месте, а также четко видеть реальную картину работы, грамотно планировать время и силы.
Какие вопросы решает, какие функции выполняет
Почему компании используют таск-менеджер? Грамотная автоматизация бизнес-процессов выводит проект на новый уровень, освобождает драгоценное время на более важные поручения, разгружает менеджеров, исключает ошибки, связанные с человеческим фактором и многое другое.
Таск-менеджер, в свою очередь, закрывает следующие вопросы:
- Систематизация процессов. Крупные задачи разделены на более мелкие, структурированы. По мере выполнения отмечаются закрытые подзадачи, выстраивается workflow.
- Автоматическое формирование протоколов и иных документов – четко, точно, вовремя, без ошибок, связанных с человеческим фактором.
- Планирование работы. Удобно ориентироваться по канбан-доскам, диаграмме Ганта или просто по календарю.
- Автоматическое уведомление – ни сотрудники, ни вы не упускаете ничего важного.
- Отслеживание результатов. Таск-менеджер формирует отчетность. Учитывая рабочее время, сервис рассчитывает, сколько ресурсов потрачено на проект.
- Управляете загруженностью. Рабочий ресурс стоит использовать эффективно, давать поручения с умом – не должно быть как перегруженных, так и скучающих без дела работников.
- Хранение файлов и сбор информации. Удобно иметь доступ к необходимым документам в одном месте, легко делиться.
- Объединение каналов связи. Рабочее общение происходит в единой среде, что существенно упрощает коммуникацию. Вся информация, включая переговоры, решения записывается в одну систему.
- Объединение каналов связи. Рабочее общение происходит в единой среде, что существенно упрощает коммуникацию. Вся информация, включая переговоры, решения записывается в одну систему.
- База знаний. Позвольте работникам развиваться, расти личностно и профессионально.
- Возможность экспортировать документы в различных форматах.
- Объединение проектного менеджера и команды с клиентом.
Некоторые сервисы обращаются к геймификации – это прекрасно мотивирует большинство людей, причем совершенно разного возраста.
Виды и порядок контроля поручения
Контроль поручений - это процесс проверки, а также оценки хода и результатов решения имеющихся задач. Его принято классифицировать по нескольким параметрам:
- форме - письменная, устная, визуальная, электронная;
- сроках - текущий (ежедневный, еженедельный), периодический (ежемесячный, ежеквартальный), итоговый (по окончании проекта или этапа);
- степени детализации - общая (по основным показателям), частная (по конкретным целям или подзадачам), смешанная (по выборочным критериям);
- методу получения информации - прямой (от исполнителей), косвенный (от наблюдателей, клиентов, экспертов), смешанный (из разных источников);
- уровню – оперативный (по текущим операциям), тактический (при достижении промежуточных целей), стратегический (по соответствию стратегии или миссии компании).
Если говорить, конкретнее, то разные виды контроля поручений предназначены для различных целей. Письменный итоговый контроль нужен для составления отчета о выполнении проекта по ключевым показателям успеха (KPI). Устный периодический контроль необходим для проведения совещания с исполнителями, а также выявления проблем или рисков. Визуальный текущий контроль предусматривает использование диаграммы Ганта или канбан-доски для отображения статусов, сроков или приоритетов. Для этого используются специализированные программы или системы управления задачами.
Чтобы выбрать один из вариантов, нужно:
- определить цели и критерии, исходя из характера задачи, требований, специфики проекта;
- выбрать форму, сроки, степень детализации, способ получения информации и уровень контроля, которые обеспечат достаточную объективность, своевременность и полноту информации.
- использовать разные виды в сочетании, чтобы получить максимальную эффективность, избежав излишнего контроля или его отсутствия.
Порядок контроля поручений - это последовательность действий, которые следует выполнить для успешного достижения целей. Он состоит из следующих стадий:
- постановка цели – определение смысла, содержания, объема, результатов задачи, а также ее связи с другими целями в рамках проекта;
- распределение ответственности – назначение ответственных исполнителей, а также определение их ролей, полномочий, обязанностей;
- установка сроков и критериев – определение дедлайнов, промежуточных этапов, ресурсов, бюджета, а также критериев качества, эффективности, успешности;
- мониторинг выполнения – отслеживание хода работы, проверка соответствия плану, выявление отклонений, проблем, рисков, а также их причин или последствий;
- анализ результатов – оценка результатов, сравнение фактических и планируемых итогов, а также выявление сильных и слабых сторон.
Последней стадией считается корректировка плана. В данном случае подразумевается внесение изменений в план, если это необходимо, а также определение дальнейших действий по улучшению или завершению задачи.
Как выбрать таск -менеджер?
Любой классический таск-менеджер базово выполняет как минимум две функции – постановка задач и контроль поручений. Впрочем, большинство разработчиков предлагают более широкие возможности. Это и канбан-доски, и интеграция с IP-телефонией, и проч. Выбор основывается на реальных потребностях вашего проекта. Рекомендуем опираться на следующие универсальные критерии, не за бывая и о специфических потребностях собственного бизнеса:
- Удобство использования.
- Каким образом ставятся поручения.
- Как учитывается время.
- Какие интеграции предлагает сервис.
- Есть ли качественная, понятная отчетность.
- Техническая поддержка.
- Есть ли мобильная версия или полноценное мобильное приложение.
Начинают в первую очередь с оценки удобства сервиса. Обратите внимание, как быстро ваша команда адаптируется к новому софту, и возникает ли желание пользоваться. Если вы постоянно заглядываете в FAQ, гуглите мануалы, вынуждены затрачивать больше времени и внимания, чтобы разобраться – таск-менеджер просто не подходит вам, выбирайте что-то более интуитивно понятное, продуманное в плане интерфейса.
Учитывайте специфику , особенности вносимой информации, и выбирайте те сервисы, что предлагают удобную постановку именно ваших задач. Ориентируйтесь на то, как сервис отображает, компонует информацию – списками, по людям, канбан и проч.
Обратите внимание, как программа учитывает время. При помощи учета времени очень удобно оценивать стоимость проекта и рассчитывать зарплату работникам компаниям с почасовой системой оплаты. Также учет времени незаменим в тех случаях, когда руководителю необходимо четкое понимание, насколько загружены сотрудники, сколько времени занимают те или иные вопросы.
Если в работе вам необходимо постоянно пользоваться мессенджерами и календарем, выбирайте таск-менеджер, предполагающий интеграции с необходимыми вам приложениями. Благодаря интеграциям все дедлайны автоматически попадут, например, в Google Календарь, а обсуждение можно вести в Slack. Пользуйтесь встроенными чатами – многие программы предлагают такое решение для каждого задания. Освежайте память по поручению, заглядывая в историю переписок, имея как на ладони все документы.
Контролируйте удаленных работников не менее эффективно, чем офисных. Сравнивайте личную статистику каждого работника, включая количество выполненных и просроченных поручений, скорость выполнения, коэффициент продуктивности и прочее. Будьте в курсе, опаздывает ли подчиненный, оканчивает ли работу преждевременно, сколько работает вне графика.
Если вам необходимо подсчитывать ROI, маржу, прогнозировать загруженность, оценивать эффективность, получать объективную, сухую статистическую информацию о работе, обращайтесь к таск-менеджерам, поддерживающим функцию отчетов.
Наличие адекватной технической поддержки – критерий, который мы ставим на одно из последних мест в нашем чек-листе. Однако в тех случаях, когда, для примера, необходимо интегрировать стороннее приложение, вам необходимо общаться с оперативными, участливыми специалистами со стороны сервиса.
В некоторых случаях ключевой момент – наличие мобильного приложения. Так, вам и вашим сотрудникам не придется быть все время привязанными к ПК. Ставьте, корректируйте, снимайте задачи на ходу, общайтесь, добавляйте файлы прямо со смартфона.
Отлично, если программа предполагает элемент поощрения. Так, некоторые сервисы начисляют дополнительные баллы, очки, «карму» и другие условные единицы за быстро и успешно выполненную и закрытую задачу. Это ощутимо стимулирует персонал, усиливает естественную, здоровую конкуренцию.
Если ваш проект предполагает большое число нюансов, а задачи многоступенчатые, стоит выбирать сервис, наглядно отображающий приоритеты, подзадачи, промежуточные результаты, комментарии и метки.
Тех, кто желает управлять финансами прямо в сервисе по контролю задач, порадует автоматическая загрузка платежей из банка, возможность работать с расходами по расчетным счетам и проч.
Сервис может включать непосредственно целую систему управления отношениями с клиентами – CRM. Не теряйте клиентов, удерживайте, а также привлекайте новых. Одна из самых распространенных ошибок руководителей – не рассматривать взаимодействие с уже «отработанными» клиентами как одно из приоритетных направлений для специалистов отдела продаж. Система собирает и упорядочивает заявки, сделки, полностью отражает историю взаимодействия – история общения, оплата, документы, встречи. Позвонил клиент? Достаточно взглянуть на карточку, пройтись по истории взаимодействия с ним от и до – вы сориентированы и уверенно обращаетесь к позвонившему по имени-отчеству в готовности ответить на любой вопрос.
Большинство таск-менеджеров доступны по платной подписке. Пробуйте работать с разными программами – разработчики предлагают тестовый период. Не останавливайтесь на одном варианте, не жалейте времени на тестирование как минимум трех программ. Анализируйте, какие варианты легче приспособить под ваш проект и ваших сотрудников, ориентируйтесь, соответствует ли стоимость предложению.
Кстати, некоторые таск-менеджеры предлагают расширенный блок возможностей – например, возможность создать сайт, в том числе интернет-магазин, при помощи конструктора. Если нет необходимости в таких опциях, то переплачивать не стоит – найти что-то попроще, даже если предложение очень выгодное.
Как работать с менеджером задач
Программы для работы с проектами относятся к категории task manager (таск-менеджеры), которые облегчают контроль, управление, взаимодействие пользователей. Пользовательский интерфейс, гибкие настройки позволяют руководителю отдела выставлять требуемые параметры, видеть процесс, ответственных лиц. Рассмотрим, как взаимодействовать с системой по управлению заданиями.
Особенности работы с task manager
Важно заметить, что программы таск-менеджеры разработаны под Windows, iOS и Android. Благодаря этому заказчик может использовать софт под конкретную платформу, учитывая удобство и аппаратное обеспечение. Работать с ним несложно. Для этого используют алгоритм:
- Выставить перед каждым сотрудником конкретную задачу. Это позволит не тратить время на совещании, утренние планерки.
- Обязательно указать в планировщике сроки выполнения заданий.
- Назначить ответственное лицо за каждое задание.
- Настроить систему контроля с уведомлением о приближении срока производства задачи, а также хода выполнения работы.
Использование системы task manager облегчает контроль, предотвращает срывы дедлайна.
Разные планировщики отличаются функционалом, пользовательским интерфейсом. Их используют также для составления отчетов. В некоторых имеется IP телефония для коммуникации. В других канбан-доски. Учет времени осуществляется при помощи тайм-трекера, встроенного в программу.
Взаимодействие и выбор
При поиске подходящей программы учитывают наличие дополнительных интеграций: календари, напоминания, уведомлений. Чтобы применять ее эффективно, учитывают следующее:
- Особенности пользовательской панели.
- Функциональные возможности.
- Гибкость настройки интерфейса.
Автоматизация лучше контролирует время. Правильная работа task manager – возможность выполнить задание к сроку, правильно организовать процесс.
Как внедрить и использовать таск-менеджер
Преимущества такого рода программ не всегда очевидны для сотрудников. Имплементируйте систему грамотно, чтобы не натолкнуться на непонимание со стороны менеджеров.
Рассмотрим две основные проблемы и пути решения:
1. Работники не видят смысла в переходе на неизвестную им программу. Не все открыты цифровым технологиям, «по-старому привычней». Соберите совещание, подробно и понятно расскажите, почему решено ввести новый инструмент. Отвечайте на вопросы, показывайте наглядно, демонстрируйте статистику. Отмечайте, что использование программы поспособствует профессиональному росту каждого. Демонстрируйте личный пример, обращайтесь к помощи инноваторов, подхватывающих и несущих идеи.
2. Отсутствует наблюдение за процессом внедрения. Руководитель не всегда имеет возможность уделять активное внимание внедрению. Делегируйте, назначайте координаторов, курирующих процесс обучения и имплементации. Не пускайте освоение нового программного решения на самотек. Если разработчик предлагает корпоративное обучение, не отказывайтесь, чтобы затем не тратить время, не терпеть простои в работе от растерянных сотрудников.
В качестве дополнения к сказанному оставляем несколько основных принципов – простых, но важных для эффективной работы:
- Фиксируйте все задачи без исключения;
- Устанавливайте приоритетность – работать одновременно над несколькими вопросами исполнитель не в состоянии, а потому стоит ориентировать сотрудника, какую срочность и важность присвоить поручению.
- Не прибегайте к тотальному делегированию – будьте уверены, что сотрудник правильно понял задачу и приступил к исполнению. Не забывайте задавать уточняющие вопросы, поясняйте непонятные моменты. Необходим контакт с сотрудником, не полагайтесь целиком на таск-менеджер. Прежде чем дать поручение постарайтесь проговорить ее лично, в ходе планерки или совещания, по телефону. Если же исполнитель задает вопросы, а постановщик не идет на контакт, ничего хорошего не выйдет.
- Отслеживайте промежуточные результаты – ориентируйтесь, в правильном ли направлении двигается исполнитель, и при необходимости – направляйте.
- Обращайтесь к персональным настройкам. Регулярно мониторьте работу, автоматизировав этот процесс.
Также рекомендуем проверить себя по короткому чек-листу – стоит ли вам обращаться к сервису по контролю поставленных задач:
- Стало больше времени уходить на реализацию. На том этапе, когда бизнес выходит на новый уровень, необходимы и новые программные решения.
- Поручения пропадают, не выполняются, остаются забытыми. Работники распыляются, плохо придерживаются приоритетов.
- Исполнители не справляются, хотя ранее справлялись со всеми задачами.
- У вас преимущественно удаленная работа, а также есть коллеги, работающие удаленно. Важно оценивать в единой системе всех, вне зависимости от формата работы.
- Уходит немало времени на проверку и сбор отчетности.
Если хотя бы пара пунктов – ваша история, пора задуматься о внедрении сервиса для контроля выполнения задач сотрудниками. Вам, как руководителю, это поможет не только контролировать работников, но и держать у себя в голове более полную, структурированную картину работы проекта.
Контроль работы не менее важен, чем ее исполнение, а потому стоит иметь под рукой хорошие программные инструменты для автоматизации.
