Таск-менеджер: как контролировать выполнение задач?
Содержание:
Перед каждым руководителем стоит три главных вопроса: что делать, кому делать и когда нужен результат. Пока команда небольшая, достаточно вести переписку в мессенджерах, ставить задачи и контролировать процесс работы – там же. По мере активного развития проекта появляется острая необходимость в полноценном таск-менеджере, то есть в полноценной системе для управления проектами.
Контроль поручений – программное решение, направленное на организацию эффективной работы с проектными задачами. Следите за результативностью и дисциплиной, не тратя время на сбор и систематизацию данных – автоматика всё выполнит за вас, а вы, в свою очередь, сможете заниматься действительно важными, стратегическими вопросами.
Таск-менеджер – что это?
Таск-менеджер представляет собой программный инструмент, призванный централизованно управлять проектами, оптимизируя рабочий процесс и отслеживая своевременное выполнение. Автоматика решает рутинные задачи, позволяет держать под контролем все вопросы, связанные с проектом.
Мессенджеры быстро «засоряются», информация не структурированная, не наглядная. Фиксируя всё в таск-менеджере, вы оптимизируете работу. Пробежавшись глазами по структурированным данным, руководитель четко понимает, насколько сейчас загружен исполнитель, что он успел сделать, с чем есть сложности, и стоит ли поручать ему другие задачи прямо сейчас. Исполнителю же удобно обращаться ко всей необходимой информации в одном месте, а также четко видеть реальную картину работы, грамотно планировать время и силы.
Какие вопросы решает, какие функции выполняет
Почему компании используют таск-менеджер? Грамотная автоматизация бизнес-процессов выводит проект на новый уровень, освобождает драгоценное время на более важные поручения, разгружает менеджеров, исключает ошибки, связанные с человеческим фактором и многое другое.
Таск-менеджер, в свою очередь, закрывает следующие вопросы:
- Систематизация процессов. Крупные задачи разделены на более мелкие, структурированы. По мере выполнения отмечаются закрытые подзадачи, выстраивается workflow.
- Автоматическое формирование протоколов и иных документов – четко, точно, вовремя, без ошибок, связанных с человеческим фактором.
- Планирование работы. Удобно ориентироваться по канбан-доскам, диаграмме Ганта или просто по календарю.
- Автоматическое уведомление – ни сотрудники, ни вы не упускаете ничего важного.
- Отслеживание результатов. Таск-менеджер формирует отчетность. Учитывая рабочее время, сервис рассчитывает, сколько ресурсов потрачено на проект.
- Управляете загруженностью. Рабочий ресурс стоит использовать эффективно, давать поручения с умом – не должно быть как перегруженных, так и скучающих без дела работников.
- Хранение файлов и сбор информации. Удобно иметь доступ к необходимым документам в одном месте, легко делиться.
- Объединение каналов связи. Рабочее общение происходит в единой среде, что существенно упрощает коммуникацию. Вся информация, включая переговоры, решения записывается в одну систему.
- Объединение каналов связи. Рабочее общение происходит в единой среде, что существенно упрощает коммуникацию. Вся информация, включая переговоры, решения записывается в одну систему.
- База знаний. Позвольте работникам развиваться, расти личностно и профессионально.
- Возможность экспортировать документы в различных форматах.
- Объединение проектного менеджера и команды с клиентом.
Некоторые сервисы обращаются к геймификации – это прекрасно мотивирует большинство людей, причем совершенно разного возраста.
Как выбрать таск -менеджер?
Любой классический таск-менеджер базово выполняет как минимум две функции – постановка задач и контроль поручений. Впрочем, большинство разработчиков предлагают более широкие возможности. Это и канбан-доски, и интеграция с IP-телефонией, и проч. Выбор основывается на реальных потребностях вашего проекта. Рекомендуем опираться на следующие универсальные критерии, не за бывая и о специфических потребностях собственного бизнеса:
- Удобство использования.
- Каким образом ставятся поручения.
- Как учитывается время.
- Какие интеграции предлагает сервис.
- Есть ли качественная, понятная отчетность.
- Техническая поддержка.
- Есть ли мобильная версия или полноценное мобильное приложение.
Начинают в первую очередь с оценки удобства сервиса. Обратите внимание, как быстро ваша команда адаптируется к новому софту, и возникает ли желание пользоваться. Если вы постоянно заглядываете в FAQ, гуглите мануалы, вынуждены затрачивать больше времени и внимания, чтобы разобраться – таск-менеджер просто не подходит вам, выбирайте что-то более интуитивно понятное, продуманное в плане интерфейса.
Учитывайте специфику , особенности вносимой информации, и выбирайте те сервисы, что предлагают удобную постановку именно ваших задач. Ориентируйтесь на то, как сервис отображает, компонует информацию – списками, по людям, канбан и проч.
Обратите внимание, как программа учитывает время. При помощи учета времени очень удобно оценивать стоимость проекта и рассчитывать зарплату работникам компаниям с почасовой системой оплаты. Также учет времени незаменим в тех случаях, когда руководителю необходимо четкое понимание, насколько загружены сотрудники, сколько времени занимают те или иные вопросы.
Если в работе вам необходимо постоянно пользоваться мессенджерами и календарем, выбирайте таск-менеджер, предполагающий интеграции с необходимыми вам приложениями. Благодаря интеграциям все дедлайны автоматически попадут, например, в Google Календарь, а обсуждение можно вести в Slack. Пользуйтесь встроенными чатами – многие программы предлагают такое решение для каждого задания. Освежайте память по поручению, заглядывая в историю переписок, имея как на ладони все документы.
Контролируйте удаленных работников не менее эффективно, чем офисных. Сравнивайте личную статистику каждого работника, включая количество выполненных и просроченных поручений, скорость выполнения, коэффициент продуктивности и прочее. Будьте в курсе, опаздывает ли подчиненный, оканчивает ли работу преждевременно, сколько работает вне графика.
Если вам необходимо подсчитывать ROI, маржу, прогнозировать загруженность, оценивать эффективность, получать объективную, сухую статистическую информацию о работе, обращайтесь к таск-менеджерам, поддерживающим функцию отчетов.
Наличие адекватной технической поддержки – критерий, который мы ставим на одно из последних мест в нашем чек-листе. Однако в тех случаях, когда, для примера, необходимо интегрировать стороннее приложение, вам необходимо общаться с оперативными, участливыми специалистами со стороны сервиса.
В некоторых случаях ключевой момент – наличие мобильного приложения. Так, вам и вашим сотрудникам не придется быть все время привязанными к ПК. Ставьте, корректируйте, снимайте задачи на ходу, общайтесь, добавляйте файлы прямо со смартфона.
Отлично, если программа предполагает элемент поощрения. Так, некоторые сервисы начисляют дополнительные баллы, очки, «карму» и другие условные единицы за быстро и успешно выполненную и закрытую задачу. Это ощутимо стимулирует персонал, усиливает естественную, здоровую конкуренцию.
Если ваш проект предполагает большое число нюансов, а задачи многоступенчатые, стоит выбирать сервис, наглядно отображающий приоритеты, подзадачи, промежуточные результаты, комментарии и метки.
Тех, кто желает управлять финансами прямо в сервисе по контролю задач, порадует автоматическая загрузка платежей из банка, возможность работать с расходами по расчетным счетам и проч.
Сервис может включать непосредственно целую систему управления отношениями с клиентами – CRM. Не теряйте клиентов, удерживайте, а также привлекайте новых. Одна из самых распространенных ошибок руководителей – не рассматривать взаимодействие с уже «отработанными» клиентами как одно из приоритетных направлений для специалистов отдела продаж. Система собирает и упорядочивает заявки, сделки, полностью отражает историю взаимодействия – история общения, оплата, документы, встречи. Позвонил клиент? Достаточно взглянуть на карточку, пройтись по истории взаимодействия с ним от и до – вы сориентированы и уверенно обращаетесь к позвонившему по имени-отчеству в готовности ответить на любой вопрос.
Большинство таск-менеджеров доступны по платной подписке. Пробуйте работать с разными программами – разработчики предлагают тестовый период. Не останавливайтесь на одном варианте, не жалейте времени на тестирование как минимум трех программ. Анализируйте, какие варианты легче приспособить под ваш проект и ваших сотрудников, ориентируйтесь, соответствует ли стоимость предложению.
Кстати, некоторые таск-менеджеры предлагают расширенный блок возможностей – например, возможность создать сайт, в том числе интернет-магазин, при помощи конструктора. Если нет необходимости в таких опциях, то переплачивать не стоит – найти что-то попроще, даже если предложение очень выгодное.
Как внедрить и использовать таск-менеджер
Преимущества такого рода программ не всегда очевидны для сотрудников. Имплементируйте систему грамотно, чтобы не натолкнуться на непонимание со стороны менеджеров.
Рассмотрим две основные проблемы и пути решения:
1. Работники не видят смысла в переходе на неизвестную им программу. Не все открыты цифровым технологиям, «по-старому привычней». Соберите совещание, подробно и понятно расскажите, почему решено ввести новый инструмент. Отвечайте на вопросы, показывайте наглядно, демонстрируйте статистику. Отмечайте, что использование программы поспособствует профессиональному росту каждого. Демонстрируйте личный пример, обращайтесь к помощи инноваторов, подхватывающих и несущих идеи.
2. Отсутствует наблюдение за процессом внедрения. Руководитель не всегда имеет возможность уделять активное внимание внедрению. Делегируйте, назначайте координаторов, курирующих процесс обучения и имплементации. Не пускайте освоение нового программного решения на самотек. Если разработчик предлагает корпоративное обучение, не отказывайтесь, чтобы затем не тратить время, не терпеть простои в работе от растерянных сотрудников.
В качестве дополнения к сказанному оставляем несколько основных принципов – простых, но важных для эффективной работы:
- Фиксируйте все задачи без исключения;
- Устанавливайте приоритетность – работать одновременно над несколькими вопросами исполнитель не в состоянии, а потому стоит ориентировать сотрудника, какую срочность и важность присвоить поручению.
- Не прибегайте к тотальному делегированию – будьте уверены, что сотрудник правильно понял задачу и приступил к исполнению. Не забывайте задавать уточняющие вопросы, поясняйте непонятные моменты. Необходим контакт с сотрудником, не полагайтесь целиком на таск-менеджер. Прежде чем дать поручение постарайтесь проговорить ее лично, в ходе планерки или совещания, по телефону. Если же исполнитель задает вопросы, а постановщик не идет на контакт, ничего хорошего не выйдет.
- Отслеживайте промежуточные результаты – ориентируйтесь, в правильном ли направлении двигается исполнитель, и при необходимости – направляйте.
- Обращайтесь к персональным настройкам. Регулярно мониторьте работу, автоматизировав этот процесс.
Также рекомендуем проверить себя по короткому чек-листу – стоит ли вам обращаться к сервису по контролю поставленных задач:
- Стало больше времени уходить на реализацию. На том этапе, когда бизнес выходит на новый уровень, необходимы и новые программные решения.
- Поручения пропадают, не выполняются, остаются забытыми. Работники распыляются, плохо придерживаются приоритетов.
- Исполнители не справляются, хотя ранее справлялись со всеми задачами.
- У вас преимущественно удаленная работа, а также есть коллеги, работающие удаленно. Важно оценивать в единой системе всех, вне зависимости от формата работы.
- Уходит немало времени на проверку и сбор отчетности.
Если хотя бы пара пунктов – ваша история, пора задуматься о внедрении сервиса для контроля выполнения задач сотрудниками. Вам, как руководителю, это поможет не только контролировать работников, но и держать у себя в голове более полную, структурированную картину работы проекта.
Контроль работы не менее важен, чем ее исполнение, а потому стоит иметь под рукой хорошие программные инструменты для автоматизации.
