Как построить диаграмму Ганта?
Содержание:
Планирование — основной этап в запуске любого проекта: запуск рекламной кампании, выпуск нового приложения, подготовка к свадьбе. От правильно построенного плана действий зависит успешность вашей работы. В этой статье рассказываем про диаграмму Ганта — как ее построить и использовать для своих целей.
Что такое диаграмма Ганта
Гант (Гери Лоренс) — американский инженер, бизнес-консультант. Автор более 150 публикаций по оптимизации работы производств, формированию заработной платы и премировании.
Рабовладельческая семья мальчика разорилась в ходе гражданской войны. Гери Гант смог выучиться в школе и закончить университет. Он преподавал естественные науки в школе, а позже получил степень инженера. Вскоре он устроился младшим чертежником в отдел Фредерика Уинслоу Тейлора — известного инженера, который продвигал собственные идеи по организации работы. Этот тандем принес обоим специалистам славу и звание эффективных бизнес-консультантов. Гант помог наладить рабочие процессы на десятках производств.
Диаграмма Ганта — это схема, отражающая этапы и сроки завершения работ по спринту. Схема состоит из 2 осей:
- Вертикально расписываются задачи. Например, для запуска рекламной кампании это: анализ конкурентов, сбор семантики, составление объявления, дизайн креативов, запуск кампании, первая аналитика (поведенческие показатели, статистика), чистка ключей и т.д.
- Горизонтально указывается время на реализацию спринта. Деталировка может быть по часам или дням.
Время, выделенное на выполнение работы, чаще всего отображается горизонтальными линиями, которые тянутся от дня начала задачи до ее конца. Получается, что схема наглядно отражает, что анализ конкурентов для рекламы длится с 5-го по 6-е июня.
Где используется система?
Инструмент применяют везде, где деятельность ведется спринтами:
- Разработка ПО
- Маркетинг
- Архитектура и строительство
- Организация мероприятий
- Здравоохранение
- Сельское хозяйство
Также планировщик диаграмма Ганта можно применять для организации личных планов:
- Подготовка к свадьбе
- Подготовка ребенка к школе
- Систематизация подготовки к экзаменам
Универсальность инструмента и делает его таким популярным. Его используют для планирования по жесткой системе Waterfall, так как позволяет связать задачи между собой критическим путем — так вторая задача не может начаться, пока не закончится первая. Для гибких методологий Гант является основным инструментом планирования спринтов. Сервис легко адаптируется под конкретную сферу. Его используют для планирования недельного спринта и многомесячного проекта.
Что можно увидеть и отследить с помощью диаграммы Ганта
Несмотря на кажущуюся простоту, инструмент может ответить на основные вопросы по спринту:
- Какие стоят задачи, какие сроки по каждой?
- Какие сроки закрытия?
- Кто отвечает за каждый шаг?
- Есть ли шаги, которые нельзя начать или завершить, пока не начнется или завершится предыдущий?
- Даты контрольных точек (актуально для длительных проектов. Такие вехи отмечают окончание больших блоков работы, состоящих из нескольких задач).
Таблица позволяет организовать деятельность отдела так, чтобы сроки соблюдались, этапы закрывались по порядку, а сотрудники не перерабатывали. Проджект видит загруженность специалистов и может распределять новые шаги так, чтобы избежать переработок. Сотрудник же видит взаимосвязь своих действий со всем отделом. Так он остается включенным в общий рабочий процесс и видит, что его работа важна. Также такая система сохраняет дисциплину, сотрудник видит горящие сроки.
Преимущества диаграммы
Главное преимущество инструмента в том, что он помогает спланировать деятельность команды, определить зависимости между шагами и установить критические точки.
Для сотрудника
Диаграмма является инструментом визуализации шагов, из-за чего сотрудники точно оценивают объем работ. Также сотрудникам удобно планировать свой рабочий график. Таблица показывает, какие задачи нужно выполнить в каком порядке. Еще одно преимущество — система помогает увидеть зависимости между шагами. Это помогает определить, какие процессы можно закрывать одновременно. Таким образом, сотрудник эффективен и укладывается в дедлайны.
Также она помогает сотрудникам точнее планировать свою работу на неделю или месяц вперед. Кроме того, схема может использоваться для повышения мотивации сотрудников. Она помогает им лучше понимать, как их действия вписываются в общую картину проекта, и какие результаты они должны получить в итоге. Это помогает сотрудникам эффективно работать, увеличивая их мотивацию.
Для менеджера проектов
Одним из главных преимуществ для проджекта является возможность наглядного отслеживания прогресса спринта. Инструмент позволяет легко увидеть, на каком этапе находится каждая задача, какие из них завершены, а какие еще требуют внимания. При наличии достаточно данных, менеджер может использовать диаграмму для определения причин задержек работы сотрудников.
Еще одним преимуществом программы является возможность легко выявлять взаимосвязанные задачи. Это позволяет проджекту эффективно планировать деятельность команды, определять, какие работы могут быть выполнены параллельно, а какие необходимо выполнять последовательно.
Таблица также помогает проджекту эффективно управлять ресурсами, такими как время и бюджет. Она позволяет оценивать, какие задачи требуют больше времени, а какие могут быть выполнены дешевле.
Кроме этого, схема может использоваться для общения с заказчиком. Она позволяет проджект-менеджеру наглядно показать, какие этапы были выполнены, какие еще требуют внимания, составить график выполнения. Благодаря такому планированию управлять командой и закрывать задачи намного проще.
Для руководителя
Для руководителя Гант показывает состояние рабочих процессов. С помощью диаграммы можно увидеть, на ком постоянно висит работа, где нагрузка на одного сотрудника неравномерная. На основе этих данных руководитель принимает управленческие решения, чтобы оптимизировать внутренние процессы в команде.
Особенности диаграммы Ганта
Если вы только знакомитесь с этим инструментом, то важно понять, что он заточен под контроль сроков этапов внутри спринта. Дополнительная информация (эффективность команды и бизнес-процесса) является побочной, это не самоцель системы.
Диаграмма позволяет быстро спланировать работы по конкретному спринту, канбана проектов там нет. Поэтому чаще всего одним сервисом не ограничиваются. Самое частое сочетание: Гант + таск-менеджер или CRM-система. Все зависит от заказчиков, с которыми вы сотрудничаете. На рынке есть ПО для управления проектами со встроенной таблицей. Это удобно, если вам нужно решение 2 в 1. В то же время, многие компании предпочитают разделять задачи между сервисами, чтобы не создавать мешанину внутри одной программы.
Построение диаграммы Ганта
По сути, диаграмма Ганта — это график, на оси Х расписываются работы, на оси У — время (дни или часы). Такой график легко можно нарисовать от руки, если вам нужно быстро прикинуть сроки. Если вам нужен расширенный функционал с возможностью редактировать график, то рекомендуем обратить внимание на популярные сервисы.
Как построить диаграмму Ганта
Для начала нужно ответить на несколько вопросов:
- Какая точка А и точка Б?
- Какие сроки?
- Далее нужно расписать крупные шаги. В случае запуска рекламы, это будет: анализ конкурентов, планирование, составление объявления, запуск, аналитика.
- Декомпозируйте этапы. Анализ конкурентов = анализ сайтов, смыслов, продукта, скриптов отдела продаж, получить коммерческие предложения и т.д. Для каждого шага назначьте ответственного, дедлайн. Так вы получите контрольные точки — даты завершения крупного этапа.
Готово.
Как построить диаграмму Ганта вручную
После того, как вы ответили на все вопросы по проекту, можно переносить данные на бумагу. Для этого:
- В столбик слева выпишите работы от самой горящей до наименее важной на данный момент.
- Нарисуйте простой график с осями Х и У. Ось Х соответствует действиям, ось У — времени.
- Добавьте временные отметки на ось У. Это могут быть часы или дни.
- Возьмите маркер или ручку. Заштрихуйте область на оси У, которая соответствует конкретной работе.
Готово.
Диаграмма Ганта — построить онлайн
Для больших проектов рисовать схему вручную крайне неудобно. Во-первых, это занимает много времени, а во-вторых, при малейшем сдвиге сроков придется перерисовывать все заново. На рынке есть ПО для построения схемы онлайн.
Популярное ПО, где можно построить диаграмму Ганта:
- Excel.
- Google Sheets.
Это базовые программы, которые всегда под рукой. Они выручают, когда нужно быстро прикинуть сроки или предоставить доступ на редактирование онлайн. Но, если у вас большой проект, мы рекомендуем использовать специальные программы. Так вы сэкономите время и нервы проджекта, сократите время на исправления, если сдвинулись сроки.
Таким образом, диаграмма Ганта — это простой способ систематизировать работу над проектом. В его основе — визуализация задач со сроков на их закрытие. Для сотрудника это мотивация соблюдать дедлайны. Для проджекта — удобный инструмент управления командой и контроля дедлайнов. Руководитель видит недостатки бизнес-процесса.
Такую схему можно нарисовать вручную, а можно онлайн. Для этого рекомендуем использовать специальные сервисы, где можно построить диаграмму Ганта онлайн.
