Машиночитаемые доверенности (МЧД)
С 1 марта 2022 года Банк России требует прикладывать машиночитаемую доверенность (МЧД) к любому электронному документу, предоставленному в эту организацию и подписанному квалифицированной электронной подписью (КЭП) физического лица. МЧД также используется в других сферах для подтверждения полномочий представителей компаний, применяющих личную квалифицированную подпись. Расскажем, что такое МЧД, как ее оформить и кому это нужно. В конце статьи — как получить машиночитаемую доверенность в РФ без посещения различных инстанций.
Содержание:
Что такое машиночитаемая доверенность
Ранее для того, чтобы уполномочить сотрудника подавать документы от лица компании или совершать другие действия, выписывали бумажную доверенность. В ней руководитель определял разрешенные правовые границы для представителей фирмы, которым поручено действовать от ее имени. В некоторых случаях такая форма удостоверялась нотариально.
В Приказе Минцифры РФ № 857 установлены требования к оформлению МЧД. В ней должны содержаться следующие сведения:
- название файла;
- срок действия доверенности (если она бессрочная, ставится соответствующая отметка в специальном поле);
- ФИО физического лица, на которое оформлено разрешение для совершения действий от имени компании;
- перечень конкретных разрешенных действий от лица фирмы;
- возможность передоверия;
- КЭП руководителя организации, наделившего сотрудника такими правами.
Полномочия указываются в свободной форме или выбираются из готового списка путем проставления отметок.
Для чего нужна и зачем ввели
После бумажной доверенности, неудобной для передачи, ввели сертификат электронной подписи юридического лица. Но проверить полномочия представителя было не всегда возможно. Руководители также выдавали дубликат собственного ключа КЭП. Это упрощало работу, однако такой сотрудник мог совершать действия, как директор компании – перевести крупную сумму на сторонний счет, закрыть фирму.
Чтобы упростить работу организаций через уполномоченных представителей и защитить сами компании, разработали МЧД. Она подтверждает полномочия, содержит информацию о человеке и его правах, не включает лишних сведений о фирме. Представитель использует свой сертификат электронной подписи физического лица. Его права строго регламентированы.
Фото: пример
Кому нужны машиночитаемые доверенности и обязательно ли их использовать
Применение машиночитаемых доверенностей актуально для крупных компаний, где директору приходится делегировать различные задачи подчиненным. Это позволяет ему не заниматься многими вопросами лично. С сентября 2023 года аккредитованные удостоверяющие центры уже не выдают сотрудникам КЭП с реквизитами юридических лиц. А с сентября 2024 года, если у представителя нет КЭП физлица и МЧД, документы должен подписывать сам директор. Последнему МЧД не требуется.
МЧД пригодится для подачи отчетности в налоговую, в Социальный фонд РФ. Она также уже используется в системе маркировки «Честный ЗНАК», Федресурсе, Федеральной таможенной службе, ЕГАИС «Алкоголь». При электронном документообороте с контрагентами, чтобы совершать сделки, выставлять счета-фактуры и другие важные документы, представителю тоже необходимо подтвердить свои полномочия этим способом.
Как использовать
Использовать машиночитаемую доверенность можно двумя способами. Первый – предоставить ее на хранение в распределенный реестр ФНС. Тогда к подписанному пакету документов прикладывается номер МЧД. Получатель сам введет его в реестр и проверит информацию. Второй вариант – отправлять ее отдельным файлом получателю каждый раз. При необходимости руководитель может отозвать выданную доверенность, расширить или сузить список действий для подчиненного. Директор может оформить на сотрудника расширенную МЧД с правом передоверия. Это позволит наделять других членов команды правом подписывать документы от лица фирмы.
Разобравшись в теме, расскажем, как оформить машиночитаемую доверенность. Такой сервис для создания специального файла в XML теперь доступен у компании А2Б. Наглядный формат упрощает процесс. Сделать все можно за несколько минут. В разделе СЭД вы можете создать МЧД на необходимых сотрудников. Созданную МЧД можно проверить и загрузить на сайте ФНС для использования при подписании документов.
