Что входит в систему управления проектами
Содержание:
- Что такое система управления проектами. Цели и задачи
- Задачи управления проектами
- История развития
- Какие функции выполняет система управления проектами
- Как работать с менеджером задач?
- Преимущества системы управления и ее недостатки
- Правильное внедрение системы управления
- Как выбрать систему управления проектами
Успех любой компании в современном мире во многом определяется не только правильной постановкой целей и задач, а также наличием квалифицированного кадрового состава, но также умением управлять проектами. Дело в том, что успех во многом зависит от быстрого и грамотного достижения поставленного результата в короткие сроки, что также дает высокие конкурентные преимущества в конкретной сфере деятельности.
Система управления проектами представляет собой комплекс организационных и технологических методов, с помощью которых обеспечивается управление проектами с максимальной эффективностью их реализации. В настоящее время для этой цели разработаны эффективные инструменты в виде программных комплексов, что позволяет гибко подходить к решению поставленной задачи, а также осуществлять анализ эффективности тех или иных действий, направленных на решение конкретной задачи.
Что такое система управления проектами. Цели и задачи
Если раньше многие руководители относились в системе управления проектами достаточно настороженно, то сегодня все дальновидные ТОП-менеджеры отлично понимают, что данная система напрямую влияет на эффективность решения поставленных целей и задач. Стоит добавить, что под проектом, как правило, подразумевается любая деятельность, которую руководство компании контролирует отдельно от решения рутинных операционных задач.
Соответственно, вне зависимости от направленности проекта, за ним устанавливается тщательный контроль, что позволяет отслеживать прогресс. Практика показывает, что внедрение системы управления проектами на предприятии повышает уровень эффективности, позволяя компания достигать нового уровня своего развития, выходя на региональные или даже международные рынки.
К числу целей систем управления проектами относят следующие:
- Улучшение качества проектного менеджмента со стороны руководителей проектов.
- Повышение эффективности сотрудников работающих над решением проекта.
- Налаживание лучшего контроля эффективности управления над общим проектом портфеля организации.
Стоит добавить, что в каждом конкретном случае для решения проекта разрабатывается свой алгоритм действий, который закладывается в программный комплекс. Такой индивидуальный подход обуславливает определенную сложность, однако дает возможность подходить к решению проблемы с учетом всех факторов.
Задачи управления проектами
Для лучшего понимания того, какие конкретно действия подразумевает система управления проектами, каждому будет полезным ознакомиться с теми задачами, которые ставятся для достижения этой цели:
- предоставление всем сотрудникам, которые участвуют в реализации проекта, максимально понятных инструментов и доступа к необходимым сведениям (полезной информации);
- обеспечение проект-менеджера инструментами как планирования, так и контроля процесса для реализации конкретного проекта;
- снабжение главного руководителя офиса инструментарием и программными комплексами, позволяющими автоматизировать ежедневные операции, а также обеспечить контроль всего портфеля проектов;
- предоставление руководителям подразделений цифровых инструментов, обеспечивающих контроль загрузки исполнителей проектными задачами, что позволяет оценить нагрузку на каждого специалиста и выявить эффективность его работы;
- создание для акционеров фирмы удобных и понятных инструментов, с помощью которых можно осуществлять мониторинг проектного портфеля для контроля соответствия тем целям компании, которые относятся к категории стратегических;
- предоставление руководителю проекта целостной модели мониторинга всего портфеля проектов.
Стоит добавить, что конкретные требования, касающиеся функциональных возможностей и технической реализация системы управления проектами, зависит от сферы деятельности компании. Это также подчеркивает тот факт, что разработка алгоритма действий производится индивидуально с учетом всех факторов.
История развития
Зарождение системы управление проектами как самостоятельной дисциплины начинается в 30-х годах ХХ века в рамках координации крупнейших проектов в Соединенных Штатах Америки. Первая разработка матричной организации труда была разработана американским учёным Гуликом в 1937 году.
Вместе с тем, первое практическое применение методик в полном объеме было выполнено только в 50-х годах прошлого века. В течение 60-70 гг. методы и техники сетевого планирования активно развивались и совершенствовались, в основе которых лежали математические методы моделирования.
С середины 80-х годов, когда началось активное внедрение компьютерной техники, поэтому управление проектами начинает выделяться в отдельную дисциплину, где появляются первые проект-менеджеры. В конце 90-х, начале 2000-х годов роль системы управления проектами качественно возрастает. Это обуславливается необходимостью многим компаниям выживать в условиях высокой конкуренции, где на первое место выходит эффективность труда и грамотное планирование.
Какие функции выполняет система управления проектами
Если руководители крупных компаний уже давно осознали насущную необходимость внедрять у себя информационные системы управления проектами (ИСУП), то средние и малые фирмы только подходят к пониманию и осознанию назначения таких систем. В том, что система управления проектами одинаково важно как на крупном производственном предприятии, выпускающим продукцию, так и в обычном магазине, реализующим одежду или продукты питания, уже никто не сомневается.
Как в первом, так и во втором случае важно грамотно настраивать логистическую систему, контролировать эффективность работы каждого из своих сотрудников, а также анализировать спрос со стороны потенциальных и существующих покупателей, чтобы предлагать продукцию, которая максимально соответствует спросу.
Любая ИСУП выполняет следующие функции:
- грамотное планирование всех целей задач;
- эффективный контроль за их выполнением;
- анализ текущей ситуации в режиме реального времени;
- составление и сопровождение бюджета конкретного проекта;
- предоставление систематической оценки отчетности по выполнению проекта;
- бухгалтерский учет и администрирование.
Область применения систем проектного управления является достаточно широкой и включает в себя инжиниринговые комплексы, создание новых продуктов и услуг, а также разработку внутренних систем, повышающих эффективность работы предприятия. При этом набор конкретных функциональных возможностей тех или иных информационных систем вытекает напрямую из особенностей процесса управления конкретными проектами, где принимается во внимание специфика компании.
Как работать с менеджером задач?
Система управления проектами в организации предусматривает работу менеджера задач. Рассмотрим функции инструмента, его роль в оптимизации компании и команды.
Менеджер задач – программа по планированию, контролю, управлению проектами. Она помогает контролировать выполнение поставленных целей, правильно распределять ресурсы, следить за сроками.
В основные функции входит следующее:
- Назначение целей, заданий команде;
- Распределение временных, финансовых, людских ресурсов;
- Создание плана последовательной работы над задачей;
- Мониторинг работ по проекту;
- Решение проблем;
- Установление, поддержание взаимодействия с коллективом;
- Формирование стратегий роста для улучшения рабочих процессов.
Инструмент играет важную роль в работе команды. Он координирует действия, расставляет приоритеты, контролирует сроки. Это посредник между работниками и клиентом, отвечающий за оказание качественных услуг, пунктуальность.
Функционал программы включает в себя:
- Возможность индивидуальной и групповой работы;
- Встроенный календарь для записи событий на определенную дату, время;
- Статистика продуктивности персонала в форме графиков, диаграмм.
- Система оповещений для информирования;
- Управление бюджетом;
- Загрузка файлов в таблицы;
- Резервное копирование в автоматическом режиме для сохранения нужных данных;
- Постановка приоритетов;
- Быстрое создание, удаление, редактирование поручений;
- Интеграция с другими сервисами.
Интерфейс представляет собой доску с карточками, которые можно добавлять, перемещать, удалять. ПО доступно в мобильной и десктопной версии, также можно настроить, заблокировать доступ определенным сотрудникам.
Контроль действий коллектива осуществляется посредством личного наблюдения или изучения электронных отчетов. Каждый день, неделю с персоналом проводятся встречи, на которых обсуждаются уже выполненные задачи, дается список новых, ставятся цели, обговариваются сроки. На личных встречах руководитель мотивирует команду на достижение лучших результатов, вносит корректировки в разработанный план.
Таск-менеджер – важное звено в системе управления проектами. К важным критериям программы относится:
- Разнообразие опций;
- Доступные тарифы;
- Простой интерфейс;
- Совместимость с любыми ПК.
Выбрав подходящее ПО, вы оптимизируете работу коллектива, сделаете ее более эффективной.
Преимущества системы управления и ее недостатки
Любая система управления проектами, которая построена грамотно и с учетом специфики предприятия, должна окупаться за счет повышения эффективности проектной деятельности. Здесь во внимание также принимается такой показатель как ROI (Return On Investment), который показывает уровень доходности конкретного бизнеса с учетом инвестиционных показателей.
Как можно понять, система управления проектами активно используется в самых разных организациях. Для лучшего понимания актуальности их использования на практике, стоит рассмотреть плюсы и минусы таких систем.
Какие преимущества дает ИСУП:
- оптимизация системы отслеживания тех проектов, которые не соответствуют главной стратегии организации, что снижает издержки предприятия;
- увеличение качества и эффективности используемых ресурсов за счет их грамотного распределения;
- предупреждение риска перерасхода денежных средств, выделяемых в рамках конкретного проекта;
- снижение количества проектов, выполняемых на низком уровне качества, что достигается за счет четкого контроля за текущими задачами и сроками их выполнения;
- оптимизация затрат времени со стороны руководителя, поскольку проект-менеджеру не требуется заниматься рутинной работой, тратя на это свое время;
- эффективное взаимодействие со всеми участниками проекта в режиме онлайн;
- легкий документооборот, выполняемый в электронном виде;
- облегчение управления прогнозами и рисками.
Недостатки и сложности ИСУП:
- высокая цена современных программ по управлению проектами, что может вызывать некоторые сложности у фирм, обладающих низкой рентабельностью. Особенно большие сложности возникают в тех организациях, которые не имеют высокий уровень прибыли, позволяющего в короткие сроки окупить затраты на приобретение и внедрение таких систем;
- необходимость в затрате большого количества времени на составление конкретных планов со стороны руководителя, что может вызывать ряд проблем. Руководитель должен уметь расставлять приоритеты и выделять главные задачи для достижения целей.
- риск усложнения проекта, который на начальном этапе казался простым, к чему нужно быть потенциально готовым, выделяя для этого дополнительные ресурсы.
Крайне важно добиться простоты в использовании систем управления проектами, поскольку каждый сотрудник должен уметь без труда управлять ею и не испытывать трудностей с освоением.
Правильное внедрение системы управления
Важно отметить, что процесс внедрения системы управления проектами - это сложный организационный процесс, который должен осуществляться с учетом всех факторов. Дело в том, что чаще всего он качественно меняет работу всех сотрудников предприятия, которые должны быть подготовлены к изменениям как с квалификационной, так и с моральной точки зрения.
Для начала требуется правильно инициировать проект, для чего назначается руководитель проекта, который формирует рабочую группу и разрабатывает внутренний план. На этом этапе важно четко ограничиться организационными и функциональными рамками проекта, разделив весь процесс на определенные этапы.
Практика свидетельствует, что крайне важно постараться получить положительные результаты уже на ранних этапах, что позволит руководству компании убедиться в правильности выбранного курса. Это также вдохновляет и стимулирует всех участников проекта активно работать на достижение поставленных целей.
В рамках пилотного проекта обычно включаются следующие задачи:
- Разработка единого реестра проектов, а также запуск процедуры его реализации.
- Создание единой системы хранилища информация, относящейся к реализации проекта.
- Внедрение электронного документооборота и его максимальная автоматизация, включающая в себя согласование документов руководителями разного уровня.
- Предоставление всем участников рабочего процесса площадки для решения вопросов, связанных с реализацией проекта (рабочей среды).
По времени реализация СУП может занимать от 2 до 4 недель и более, что зависит от специфики предприятия, числа всех сотрудников и области деятельности. Для этого лучше всего с самого начала обратиться в специализированную компанию, которая профессионально занимается этими вопросами. Как правило, такая фирма может не только внедрить систему управления проектами, но также обучить персонал и руководящий состав всему необходимому.
Как выбрать систему управления проектами
Сегодня на российском рынке достаточно много как бесплатного, так и условно бесплатного программного обеспечения, предлагающего системы управления проектами. Многие из них создаются как web-базированные Интернет-приложения, которые отличаются как по месту расположения (базируется в «облаке» либо на сервере предприятия), так и по ценообразованию (система приобретается 1 раз на весь период использования либо же путем взимания арендной платы по схеме SAAS).
Собираясь внедрить корпоративную систему управления проектами важно определиться с инструментами и функциями системы, которые требуются для решения конкретных задач предприятия. Только после этого можно приобретать программу, предварительно проанализировав все ее функциональные возможности.
Как правило, при выборе подходящей системы учитываются следующие факторы:
- наличие базового функционала, а также возможности его постепенного совершенствования;
- запуск всех основных процессов, на что требуется обычно 1,5-2 недели;
- простой и интуитивно понятный интерфейс, а также несложность обучению работы с системой, что важно для всех сотрудников компании;
- высокий уровень безопасности системы и защита от взлома, что имеет важное значение для сохранения конфиденциальности коммерческой и личной информации сотрудников.
При внедрении проекта очень важно с самого начала принимать во внимание 2 фактора, которые часто лежат в основе успеха:
1.Снижение критичных рисков. Для решения некоторых задач, которые не носят уникальный характер, требуется их выделение в отдельный проект, над которым усиливается контроль со стороны проект менеджера.
2. Контроль над людскими ресурсами. Вполне допускается, чтобы сотрудник одного подразделения подчинялся руководителю другого подразделения, если это требуется для решения конкретной задачи. Единственное, это должно быть оговорено и сотрудник должен знать об этом, понимая новую систему соподчиненности и согласования всех выполняемых действий.
На сегодняшний день проектный менеджмент относится к числу наиболее прогрессивных методов, применяемых для управления любой компанией. Универсальность использования обуславливается тем, что его можно применять в государственном (муниципальном) управлении, бизнесе и общественной деятельности, то есть, фактически в любой сфере деятельности.
Грамотный проектный подход дает возможность заблаговременно обозначить важнейшие цели, после чего сформировать стратегию их достижения с максимально эффективным использованием бюджета и прочих ресурсов. Однако чтобы достигнуть поставленной задачи не обойтись без помощи квалифицированного менеджера, способного, особенно на ранних этапах, успешно внедрить систему управления задачами и проектами на конкретном предприятии.
