ЭДО для самозанятых
Содержание:
Количество самозанятых в России исчисляется уже миллионами (на 2023 г почти 7 млн). Такой статус позволяет легально работать, участвовать в финансировании местного бюджета, активнее расширять клиентскую базу. При дополнительных (не обязательных) отчислениях в ПФР можно заработать хорошую пенсию, накопив достаточно баллов. Обмениваться документами с другими гражданами РФ самозанятыми, ИП, юрлицами приходится, но по минимуму. Рассмотрим, как самозанятым может помочь электронный документооборот (ЭДО), в чем его преимущества и как его подключить.
Какими документами обмениваются между собой самозанятые?
Самозанятые – это физические лица, работающие сами на себя без привлечения дополнительных сотрудников. Они оказывают разовые услуги физлицам, фирмам, компаниям и индивидуальным предпринимателям. При получении оплаты от физических лиц потребуется уплатить 4% в ФНС, а от юридических – 6%. Большая часть налога поступает в местный бюджет, а остальные деньги – на обязательное медицинское страхование. Годовой доход по такой деятельности не должен превышать 2,4 млн руб.
Для работы необходимо приложение в смартфоне «Мой налог». В нем можно вести внутреннюю документацию о поступлениях и оплачивать государственные налоги. Чтобы сотрудничать с другими резидентами в статусе самозанятых, достаточно подтвердить свой статус. Для этого формируется справка, подтверждающая постановку на налоговый учет. Ее можно сделать в личном кабинете налогоплательщика. Цифровой вариант скачивается и отправляется по электронной почте. Распечатав документ, бумагу можно отдать лично в руки, если заказчик живет близко.
Основной закрывающий документ для самозанятого – чек. Его нужно передать клиенту после оказания услуги. Чек подтверждает расчет между сторонами и благополучное окончание разового сотрудничества. Создается документ автоматически при поступлении оплаты на банковскую карту самозанятого. Чек можно выслать электронной почтой, через мессенджер и даже через социальную сесть в сообщении. На этом этапе функционала сервиса «Мой доход» вполне достаточно для ведения минимального документооборота. Но в других случаях потребуется больше документов и их быстрый обмен, что удобнее делать через сервис ЭДО.
Как ИП и юрлица работают с самозанятыми?
Чтобы юридические лица и индивидуальные предприниматели могли обращаться к вам за услугами, необходимо заключение договора. По законодательству разрешается оформлять его в устной форме, если сумма вознаграждения не превышает 10 000 руб. Но лучше все фиксировать в письменном виде, чтобы четко прописать обязанности сторон и избежать неприятных ситуаций (недопониманий).
Форма письменного соглашения – как у ГПХ. Четкой структуры нет, но важно указать, что это разовое сотрудничество. Иначе у ФНС возникнет подозрение в регулярных трудовых отношениях и укрывательстве от налогов. Следующий аспект – самозанятый не должен числиться в штате фирмы последние 2 года (чтобы не выглядело, что его уволили и перевели на льготную систему налогообложения, продолжив пользоваться его услугами).
В документ заносится:
- статус самозанятого как налогоплательщика;
- порядок расчетов;
- сроки исполнения;
- требования по качеству работы;
- права и обязанности сторон;
- условия оплаты без НДС.
По окончании сотрудничества юрлицо получает чек с ИНН, на основании которого может включить расходы в свои выплаты и не облагать их налогом. Чек можно сфотографировать и выслать на E-mail.
Электронный документооборот для самозанятых необходим при удаленном оказании услуг. Это востребовано для таких профессий как:
- IT-разработчик (написание приложений и компьютерных программ);
- Web-разработчик (создание сайтов, расширений);
- специалист по SEO-продвижению;
- дизайнер, создающий логотипы, графические рисунки для баннеров, вывесок, корпоративный стиль;
- копирайтер, пишущий тексты для наполнения сайтов;
- репетитор, обучающий одному из предметов или иностранному языку;
- логопед, занимающийся дикцией ребенка по видеосвязи.
Если чек из приложения «Мой налог» имеет юридическую силу, то договор между сторонами нужно подписать. Составление контакта на бумаге, подпись ручкой и пересылка документации обычной почтой занимают много времени. Нередко отправление теряется или приходит по другому адресу. Юр.фирмам такое не выгодно, поэтому они найдут исполнителя на расстоянии, готового быстро поставить цифровую подпись и отправить документ удобным для них способом. Чаще всего компании уже используют ЭДО для ведения своей документации, поэтому подключение самозанятого к одному из таких сервисов выгодно выделит его на фоне конкурентов.
Кроме договора, юридическое лицо может затребовать для сотрудничества другие документы:
- счет на оплату полученных услуг;
- акт выполненных работ, подтверждающих выполнение требований договора;
- справку о полученных доходах.
Составить их в цифровом формате не трудно, а вот быстро и надежно передать электронные документы для самозанятых своим клиентам – юридическим лицам, получится только через систему ЭДО.
Преимущества электронного документооборота для самозанятых
Подчеркнем, какие преимущества дает ЭДО для самозанятых:
- Доверие со стороны крупного бизнеса. Зачастую средний и крупный бизнес уже переведен на электронный документооборот, поэтому они ищут разовых подрядчиков, способных совершать обмен документами удобным для них способом. Если вы используете ЭДО, это повысит лояльность таких компаний к вам.
- Возможность оказывать услуги по всей стране (подписывая договора и отправляя их через сервис). Самозанятый сможет сотрудничать не только в теории, а на практике с крупными компаниями по всей России. Можно быстро выйти за рамки города. Это сразу скажется на повышении годового дохода.
- Быстрый обмен документами. Порой даже в одном регионе письмо может идти неделю до адресата. Отправка документа почтой в другую часть страны займет месяцы. В ЭДО ваше отправление оказывается у получателя через секунду.
- Удобный способ отправки и получения в одном окне. Не нужно вести пересылку документации через различные мессенджеры, E-mail, сообщения в социальных сетях. Так можно запутаться. В ЭДО это делается в окне одной программы.
- Экономия ресурсов. Распечатка документов на принтере, покупка конверта и марок, трата времени для поездки на почту – все это устраняется с применением ЭДО для самозанятых.
- Повышенная безопасность. Почта нередко теряет отправления или они попадают в другие руки. Тогда ваши данные и суть оказания услугу станут доступны третьим лицам. Но в электронном документообороте файлы движутся по защищенному каналу.
Порой требуется предварительное согласование текста договора, чтобы стороны устраивали формулировки. Или договор приходит с ошибками. Пересылка бумажной версии туда-сюда сильно задерживает оказание услуги. В ЭДО легко внести правки и подписать окончательную версию.
Как самозанятому перейти на ЭДО?
Понимая все преимущества цифрового обмена документами, рассмотрим, как подключить ЭДО самозанятому. Для начала необходимо получить электронную подпись договора для самозанятых ЭДО. Она бывает трех видов:
- обычная (логин и пароль);
- неквалифицированная защищенная;
- квалифицированная защищенная (файловый ключ и дополнительный пароль).
Последний вариант имеет аббревиатуру КЭП. Именно с ним работать лучше всего самозанятым и другим формам бизнеса. Этот вид подписи обладает юридической силой, как и собственноручная подпись человека.
Получается КЭП в любом аккредитованном центре или в ФНС. Цифровой подписью получится заверять акты выполненных работ, договора, другие документы с юридическими лицами. Благодаря ей легко оплачивать налоги без визита в ФНС, регистрировать авторские права в Роспатенте, получать услуги в государственных интернет-порталах. С 2020 г самозанятые приравниваются к субъектам малого предпринимательства и могут, на основании ФЗ№223, участвовать в торгах на закупку со льготными условиями.
Далее нужно зарегистрироваться в сервисе ЭДО, выбрав одного из операторов РФ. Желательно, чтобы программа была как в компьютере, так и в телефоне. Тогда самозанятый сможет удаленно обмениваться документами прямо на ходу. Оператор ЭДО должен обеспечивать обмен документацией с внешними контрагентами (юрлицами, ИП).
Выбрав оператора, остается подобрать подходящий тариф. После этого нужно настроить личный кабинет на удобный обмен цифровой документацией. Вся история обмена сохраняется в памяти площадки. При необходимости можно поднять архив и найти нужную справку или счет за секунды. Переход самозанятого на ЭДО – это шаг к развитию своего маленького бизнеса и выходу на новые горизонты.
