Как отправить договор по ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) способен полностью заменить бумажный там, где государство разрешает отказаться от устаревших вариантов. С его помощью можно создавать, подписывать, пересылать цифровые файлы в удаленные филиалы, партнерам по бизнесу или в государственные органы. Рассмотрим, можно ли отправить договор через ЭДО, что нужно учесть и какие инструменты понадобятся.
Содержание:
Что такое электронный договор
Электронный договор - это документ, составленный в цифровом формате. Для одних типов формат разработан и утвержден ФНС - это PDF/A-3 и XML. Для других распространенные варианты - PDF, DOCX, XLSX. Можно использовать и другие форматы, если их применение не ограничено законодательством для конкретного типа бланков. В контракте указываются участвующие стороны, предмет сделки, права и обязанности. Заверяется он цифровыми подписями. Отправка происходит по электронной почте, мессенджерам. Но тогда нет гарантии зашифрованности, исключающей утечку. Для повышенной надежности обмен осуществляют через оператора ЭДО, с которым заключают соглашение.
Рассматривая, как отправить договор по ЭДО, отметим необходимость в обязательном программном обеспечении. Оно позволяет создавать и редактировать файлы, а также пересылать. Софт устанавливается на компьютеры пользователей или к нему предоставляется доступ через браузер, если это облачный сервис. В цифровом файле содержится информация об отправителе, а квалифицированная подпись гарантирует юридическую значимость, отсутствие последующих негласных изменений.
Преимущества заключения цифрового договора
Создание, подписание и отправка договора через ЭДО имеет ряд преимуществ по сравнению с бумажным вариантом:
- Простота действия. Все выполняется на экране ПК, ноутбука, планшета или даже смартфона. Для согласования текста договора не требуется передавать черновой вариант в другие отделы физически – это делают в программе все добавленные участники. Подписывается файл легко.
- Безопасность хранения. Большое количество договоров занимает много места. Для этого требуются папки, стеллажи, отдельная комната. В процессе хранения бумагу могут повредить грызуны, вода, солнечный свет. Возможна банальная потеря документации при перемещении. С цифровыми версиями такого не произойдет. Они занимают небольшой объем на жестком диске, есть удобная система поиска. Вся информация дублируется для надежности.
- Экономия времени. Файл подписывается и мгновенно отправляется получателю. Не нужно ждать дни или недели, особенно когда контрагент находится в другой части страны. При передаче срочных документов по городу или области не требуются услуги курьеров.
- Экономия ресурсов. Отпадает необходимость в закупке бумаги, принтеров, тонеров, папок, скоросшивателей. Нет затрат на конверты, марки, логистические компании.
Что нужно учитывать при обмене цифровыми документами
Чтобы договора, составленные в цифровом формате, приравнивались к бумажным, в фирме потребуется внести соответствующие изменения в уставе. Еще потребуется выпустить внутреннее постановление, обязывающее сотрудников использовать программный продукт. Для обмена договорами с контрагентами необходимо отправить приглашение. Между собой компании заключают простое соглашение, составленное в свободной форме.
Еще нужно учесть, как отправить договор через ЭДО - посредством услуг оператора или через E-mail. В расчет берется и формат файла - стандартный, утвержденный для определенных бланков, или свободный. Во втором случае важно, чтобы получатель смог открыть файл. А для этого у него должен быть такой же софт. Электронная подпись должна быть квалифицированной - у нее максимальный уровень защиты. Партнеры могут договориться об использовании обычной подписи (цифровой, но не квалифицированной). Но для этого потребуется отдельное соглашение.
Как создать и отправить договор по ЭДО
Способ создания и отправки цифровой версии документа зависит от конкретной программы. Софт определяет удобство работы, сроки освоения персоналом. Зачастую требуется выполнить такие действия:
- Открыть на компьютере любой редактор текста, удобный для использования.
- Вписать участников контракта, их реквизиты, текст соглашения, условия сделки.
- Открыть программу ЭДО.
- Выбрать функцию «Новый документ».
- Выбрать и загрузить файл с компьютера. В большинстве программ это можно сделать перетаскиванием мышкой.
- Указать тип сделки, номер, сумму, другие особенности.
- В поле с комментариями прописать необходимые пояснения.
- Выбрать контрагента.
- Поставить ползунок запроса ответной подписи в активное состояние.
- Подписать и отправить.
Вторая сторона тут же получает файл. Об этом приходит уведомление отправителю. Вся работа прозрачная.
Какие еще документы можно отправлять по ЭДО
Сегодня с помощью ЭДО можно полностью заменить бумажный документооборот. Программа позволяет обмениваться: УПД, актами выполненных работ, приемо-передаточными документами, накладными и пр. Сервис удобен при работе со счетами на оплату, позволяя быстро выставлять инвойсы. Функционал позволяет передавать акты сверок, сметы, корректировочную документацию.
Полный список документов, которые можно отправлять и получать через ЭДО зависит от конкретного софта, а также оператора. Поэтому к выбору программы и разработчика стоит подойти особенно внимательно.
