Как повысить эффективность команды
Несколько компаний, имеющих одинаковое количество сотрудников и занимающихся одним и тем же бизнесом, могут достичь разных результатов. Дело в эффективности конкретной команды. Всем руководителям, управляющим проектами, полезно рассмотреть способы повышения эффективности команды для поставленных результатов. Сразу создадим спойлер - частично эту задачу решают CRM системы, улучшающие производительность.
Содержание:
Что такое эффективность команды
Конкретного показателя для оценки эффективности работы группы людей не существует. Все зависит от сферы деятельности, поставленных целей. Но в общем под эффективностью подразумевается соотношение затраченных ресурсов и достигнутых результатов. Чем меньшим числом людей удалось добиться поставленных целей или выполнить больше задач, тем команда лучше.
Среди распространенных показателей эффективности команды:
- повышение производительности (выпуск большего количества товаров);
- улучшение качества продукции без снижения темпов производства;
- более быстрое оказание услуги.
Зачем нужна оценка эффективности команды?
Прежде чем начать повышать эффективность команды, следует провести анализ, насколько она справляется с задачами на этот момент времени. Это даст понимание от чего отталкиваться.
У этого мероприятия такие цели:
- Понять, какой уровень производительности;
- Выявить слабые места;
- Определить, где присутствует потенциал для роста;
- Тимбилдинг;
- Мотивация коллектива;
- Налаживание взаимосвязи, чтобы быстро и слаженно принимать (внедрять) решения;
- Понять, какую стратегию повышения эффективности команды выбрать.
Однако выделяют две цели, почему нужна оценка эффективности команды, с наибольшим весом. Речь о сборе информации, чтобы подобрать коллектив под проект, а также вовремя заметить проблему, для ее скорейшего исправления.
Сбор команды под проект относится к большим компаниям, имеющим в распоряжении такой штат, чтобы под новую задачу каждый раз подбирались новые люди. Например, стоит задача на предприятии внедрить автоматизацию. Это задание решается силами двух и более команд. Назначается менеджер проекта, и уже он определяет, с кем ему будет легче реализовать поставленную задачу.
Выбор команды по персональным предпочтениям – эта грубая ошибка, которая приводит к краху мероприятия. То есть нельзя вокруг себя собрать людей, с которыми вы дружите за пределами работы. Чтобы коллективу эффективно идти к намеченным целям, необходимо понять какой вклад способен сделать каждый ее член. В противном случае поддерживать моральный дух в коллективе будет сложно. Дело в том, что неудача отразиться на межличностных отношениях, что негативно скажется на деловом общении.
Но также важно отслеживать проблемы на производстве. А они есть даже в самых успешных компаниях. Поэтому оценка эффективности команды – это не однократное мероприятие, оно должно быть постоянным. Например, кто-то из участников может «перегореть». Это происходит по разным причинам, например, из-за завышенных ожиданий или перенасыщения, может быть кому-то стало скучно, поэтому он перестал выкладываться на полную.
Вот эти проблемы необходимо очень быстро определять и принимать меры, в противном случае результат проекта или его сроки ставятся под угрозу. Для этого меняется состав команды: специалисты переводятся на другие задачи, меняются лидеры, собирается полностью новый состав. Часто проблема кроется в менеджере, который долгое время выполняет однотипные проекты и теряет к ним интерес. Это отражается на деятельности всего коллектива.
7 способов повысить эффективность команды
Разработано множество методик по повышению эффективности команды. Их внедрение в конкретные сферы бизнеса приносит плоды. Вы можете попытаться сделать это и в своей области. Вот суть этих способов:
- Четкость целей. Все сотрудники понимают поставленные перед ними задачи, видят общую цель. Персонал не сосредоточен только на определенной фазе работы, а остальное - не важно. Все работают на результат. Яснее видеть деятельность помогают наглядные графики, схемы, четкое описание порядка работы.
- Мотивация сотрудников. Хорошая заработная плата - повод выкладываться, держаться за рабочее место. Но сотрудники должны понимать пользу от своей работы (что дает потребителям выпускаемая продукция, оказываемая услуга). Тогда они будут ощущать большее удовлетворение от процесса, понимания, что не все сводится к деньгам.
- Хорошая коммуникация. Быстро решать совместные задачи помогают инструменты для коммуникации между подчиненными. Это особенно важно, если работа ведется в разных местах (удаленно, в разных отделах, но над одним проектом). Обмен мыслями ускорит обсуждение, согласование. Это ускорит решение проблем, с которыми уже столкнулись и нашли выход другие подразделения компании.
- Автоматизация рутинных процессов. Внедрение CRM-системы для повышения эффективности автоматизирует ряд действий. Экономит время персонала, позволяет обходиться меньшим количеством людей, рациональнее распределять ресурсы.
- Гибкость в постановке задач. Поручения внутри отдела, фирмы распределяются по способностям, фактической загруженности. Иначе одни кадры перегружены, а другие - простаивают. Руководитель хорошо знает возможности каждого члена команды, фактическую занятость в определенный момент.
- Доверие к подчиненным. Руководство доверяет персоналу, поощряет инициативу, поиск креативных решений, не контролируя каждый шаг. Трудиться в такой атмосфере легче.
Хорошие внутренние отношения. Совместное проведение времени коллективом на природе, в кафе, во время экскурсий сближает людей. Выстраиваются доверительные, дружеские отношения, побуждающие ценить рабочее место, действовать для всеобщего процветания
Эффективное использование CRM систем
Внедрение CRM-систем закрывает сразу 3 из 7 описанных способов, помогая повысить эффективность команды.
Эффективное управление и анализ
Благодаря компьютерной программе, установленной на устройствах персонала, быстрее ставить задачи всему коллективу и отдельным подчиненным. При этом руководитель видит скорость исполнения поручений, уровень загруженности. Легче выявить причины задержки в работе, вовремя перераспределить обязанности. CRM способна анализировать успешность как команды в целом (показывая достижения за неделю, месяц, квартал), так и каждого в отдельности.
Сотрудники знают, что руководитель видит все процессы, скорость работы, что побуждает выкладываться. Система поощрений за вовремя выполненные проекты будет справедливой.
Хорошая коммуникация
CRM-система внутри компании облегчает общение между сотрудниками. Можно сделать групповой чат или быстро отправлять личные сообщения. Встроенный ЭДО для внутренней документации упрощает согласование документов, их доработку, подписание. Без труда можно поднять электронный архив, чтобы уточнить сведения из предыдущих работ. Существенно экономится время, растет производительность.
Автоматизация
CRM автоматически заполняет карточки клиентов, добавляя в них новые сведения из открытых источников или полученных при очередном обращении. Программа сортирует данные, автоматически рассылает коммерческие предложения горячим и холодным лидам. Экономится время персонала. Для руководителя формируются отчеты по успешности продаж, количеству обращений за услугой.
CRM способна автоматически выводить напоминание отдельным работникам о поступлении новой задачи, приближении окончания срока. Когда проект просрочен, всплывает уведомление. Подобные функции содействуют росту организованности.
Как анализировать результаты изменений?
Для руководителя CRM-система - это хороший инструмент, чтобы анализировать успешность команды. Программа сама формирует отчеты по росту заявок, количеству обращений, статистике продаж. Можно вывести статистику по затрачиваемому времени каждым сотрудником на исполнение задачи. Получится выявить тех, кому не хватает дисциплины или организованности. На основании данных можно предпринять изменения: перераспределить обязанности, заменить участника команды, изменить схему выполнения проекта.
Можно запрограммировать автоматическую систему премий и штрафов за конкретные действия, сделав ее открытой для персонала. Каждый будет видеть, как его работа выглядит со стороны, поощрение или наказание станет справедливым. Отношение руководителя при этом не играет никакого значения (все происходит по четко заданным критериям).
Можно надеяться, что когда-то вы просто соберете хороший коллектив из пришедших сотрудников. А можно самому сформировать эффективную команду, внедрив CRM и применив остальные советы из статьи. Хороший вариант СРМ-системы есть у компании А2Б, включающий электронный документооборот и другие функции.
