Онлайн-консультация А2Б
Здравствуйте! Мы можем вам чем-то помочь?
Заполняя данные, вы даете согласие с Политикой обработки персональных данных
😇 🙂 😕 😡 😈 😞 😘 😋 😥 😩 😄 😆 😉 😎 😐 😜 😯 👍 👎 😃

Управление удаленной командой. Как организовать?

Количество компаний, которые перешли полностью удаленный или гибридный формат работы растет с каждым годом. Виртуальные офисы и дистанционная занятость имеют целый ряд преимуществ. Но далеко не каждый предприниматель знает, как организовать удаленную работу сотрудников. Как выстроить эффективные коммуникации между специалистами, которые находятся в разных городах? Как синхронизировать действия всего коллектива, повысить качество управления задачами, проектами? К счастью существует немало инструментов, стратегий и технологий, которые облегчают деятельность удаленных команд и положительно влияют на их производительность.

Виртуальная или удаленная команда - рабочий коллектив, члены которого физически находятся в разных местах и взаимодействуют между собой с помощью специальных инструментов: мессенджеров, таск-менеджеров.

Выстраиваем коммуникации в коллективе

Результат работы удаленной команды напрямую зависит от качества и эффективности коммуникаций между ее участниками. Грамотно выстроенные и поддерживаемые сотрудниками связи решают проблемы контроля и оперативной передачи информации. Позволяют им оставаться в общем контексте.

Использование коллективом корпоративных мессенджеров позволяет совместно работать над различными вопросами и оставаться на связи. Рассмотрим на примере чата в А2Б.

Чат сотрудников

ВНИМАНИЕ! Бесконечные переписки снижают производительность сотрудников, так как им приходится постоянно отвлекаться на поступившие уведомления. Поэтому количество чатов необходимо контролировать и время от времени удалять ненужные.

Успешное управление удаленной командой невозможно без регулярных онлайн-встреч. Не стоит злоупотреблять совещаниями. Достаточно:

  • раз в неделю проводить командные летучки для обсуждения острых проблем, сверки сроков по текущим задачам;
  • раз в месяц организовывать встречи с каждым членом команды для корректировки индивидуальных планов развития, представления обратной связи и т.д;
  • раз в квартал собираться для оценки результатов работы команды на длинной дистанции;

Планируем задачи в виртуальном офисе

Организация удаленной работы невозможна без использования специальных планировщиков. Четкое понимание каждым членом коллектива поставленных перед ним задач - гарантия отсутствия срывов в решении срочных проблем, реализации ответственных проектов.

Для планирования деятельности удаленного офиса можно воспользоваться функциями корпоративного портала и выстроить нужную цепочку поручений. Но, как мы знаем, задачи бывают как небольшими, так и достаточно масштабными. Для постановки долгосрочной задачи и назначения ответственного сотрудника нужно зайти в раздел Целей. Там можно без труда создать новую цель и отправить её в работу за пару минут.

Раздел Целей

Если говорить о повседневной работе с потоком более мелких поручений, то корпоративный портал заметно облегчит сотрудникам взаимодействие и контроль за своим рабочим прогрессом

Прогресс сотрудника

Организуем совместную работу всех членов команды

Недостаточно спланировать задачу или проект, нужно также правильно организовать совместную работу всех членов удаленной команды. Сделать это можно с помощью функций, позволяющих участникам группы, находящимся в разных местах, создавать и редактировать презентации, документы, электронные таблицы.

Файлы для сотрудников

Продумываем систему хранения рабочих документов

Еще один важный момент, который следует учитывать при организации виртуального офиса - система хранения документации. Для этого используют облачные хранилища - сервера, рассчитанные на использование файлов из любой точки мира. Система А2Б позволяет хранить всю необходимую документацию и другие важные файлы по проектам.

Хранение документов в системе

Пару слов о контроле и мотивации

Чтобы понять, как управлять удаленными сотрудниками стоит уделить внимание не только организации работы, но и системе мотивации и контроля. Эксперты выделяют четыре ключевых фактора, которые положительно сказываются на производительности персонала:

  • регулярность коммуникаций с другими членами коллектива и обратная связь от руководства;
  • погруженность в информационное поле - новости о жизни компании, рассылки, оповещающие о любых, даже незначительных событиях;
  • неформальное общение - онлайн-вечеринки, виртуальные кофейные встречи;
  • вовлечение человека во все, что связано с совместными проектами и задачами - обсуждение проблемных моментов, планирование, составление рабочих графиков.

Ни в коем случае при дистанционной занятости руководитель не должен нарушать личное пространство сотрудника: созвоны и переписка только в рабочее время, никаких срочных доработок в девять вечера или на выходных и т.д. Стоит тщательно продумать правила и распорядок дня специалиста, чтобы исключить возможные недопонимания, например, из-за его отсутствия у компьютера во время звонка руководителя.

Работа в удаленных командах и виртуальные офисы - это наше будущее. Поэтому, работодателям стоит уже сегодня задуматься о том, каким образом можно организовать занятость специалистов вне традиционного офисного пространства с сохранением и даже увеличением их производительности.

Читайте также:

Как контролировать и мотивировать сотрудников на удаленке?

Как правильно ставить задачи сотрудникам?

Как повысить эффективность команды