Управление удаленной командой. Как организовать?
Содержание:
Количество компаний, которые перешли полностью удаленный или гибридный формат работы растет с каждым годом. Виртуальные офисы и дистанционная занятость имеют целый ряд преимуществ. Но далеко не каждый предприниматель знает, как организовать удаленную работу сотрудников. Как выстроить эффективные коммуникации между специалистами, которые находятся в разных городах? Как синхронизировать действия всего коллектива, повысить качество управления задачами, проектами? К счастью существует немало инструментов, стратегий и технологий, которые облегчают деятельность удаленных команд и положительно влияют на их производительность.
Виртуальная или удаленная команда - рабочий коллектив, члены которого физически находятся в разных местах и взаимодействуют между собой с помощью специальных инструментов: мессенджеров, таск-менеджеров.
Выстраиваем коммуникации в коллективе
Результат работы удаленной команды напрямую зависит от качества и эффективности коммуникаций между ее участниками. Грамотно выстроенные и поддерживаемые сотрудниками связи решают проблемы контроля и оперативной передачи информации. Позволяют им оставаться в общем контексте.
Использование коллективом корпоративных мессенджеров позволяет совместно работать над различными вопросами и оставаться на связи. Рассмотрим на примере чата в А2Б.
ВНИМАНИЕ! Бесконечные переписки снижают производительность сотрудников, так как им приходится постоянно отвлекаться на поступившие уведомления. Поэтому количество чатов необходимо контролировать и время от времени удалять ненужные.
Успешное управление удаленной командой невозможно без регулярных онлайн-встреч. Не стоит злоупотреблять совещаниями. Достаточно:
- раз в неделю проводить командные летучки для обсуждения острых проблем, сверки сроков по текущим задачам;
- раз в месяц организовывать встречи с каждым членом команды для корректировки индивидуальных планов развития, представления обратной связи и т.д;
- раз в квартал собираться для оценки результатов работы команды на длинной дистанции;
Планируем задачи в виртуальном офисе
Организация удаленной работы невозможна без использования специальных планировщиков. Четкое понимание каждым членом коллектива поставленных перед ним задач - гарантия отсутствия срывов в решении срочных проблем, реализации ответственных проектов.
Для планирования деятельности удаленного офиса можно воспользоваться функциями корпоративного портала и выстроить нужную цепочку поручений. Но, как мы знаем, задачи бывают как небольшими, так и достаточно масштабными. Для постановки долгосрочной задачи и назначения ответственного сотрудника нужно зайти в раздел Целей. Там можно без труда создать новую цель и отправить её в работу за пару минут.
Если говорить о повседневной работе с потоком более мелких поручений, то корпоративный портал заметно облегчит сотрудникам взаимодействие и контроль за своим рабочим прогрессом
Организуем совместную работу всех членов команды
Недостаточно спланировать задачу или проект, нужно также правильно организовать совместную работу всех членов удаленной команды. Сделать это можно с помощью функций, позволяющих участникам группы, находящимся в разных местах, создавать и редактировать презентации, документы, электронные таблицы.
Продумываем систему хранения рабочих документов
Еще один важный момент, который следует учитывать при организации виртуального офиса - система хранения документации. Для этого используют облачные хранилища - сервера, рассчитанные на использование файлов из любой точки мира. Система А2Б позволяет хранить всю необходимую документацию и другие важные файлы по проектам.
Пару слов о контроле и мотивации
Чтобы понять, как управлять удаленными сотрудниками стоит уделить внимание не только организации работы, но и системе мотивации и контроля. Эксперты выделяют четыре ключевых фактора, которые положительно сказываются на производительности персонала:
- регулярность коммуникаций с другими членами коллектива и обратная связь от руководства;
- погруженность в информационное поле - новости о жизни компании, рассылки, оповещающие о любых, даже незначительных событиях;
- неформальное общение - онлайн-вечеринки, виртуальные кофейные встречи;
- вовлечение человека во все, что связано с совместными проектами и задачами - обсуждение проблемных моментов, планирование, составление рабочих графиков.
Ни в коем случае при дистанционной занятости руководитель не должен нарушать личное пространство сотрудника: созвоны и переписка только в рабочее время, никаких срочных доработок в девять вечера или на выходных и т.д. Стоит тщательно продумать правила и распорядок дня специалиста, чтобы исключить возможные недопонимания, например, из-за его отсутствия у компьютера во время звонка руководителя.
Работа в удаленных командах и виртуальные офисы - это наше будущее. Поэтому, работодателям стоит уже сегодня задуматься о том, каким образом можно организовать занятость специалистов вне традиционного офисного пространства с сохранением и даже увеличением их производительности.
