Методология Kanban: как использовать и возможности управления
Занимаясь многочисленными проектами хочется все выполнять качественно, точно в срок. От этого зависит успешность бизнеса. Помочь в организации проектов может методология Kanban. Она эффективна при командной работе, позволяет выстроить систему, поэтапно решать задачи, контролировать процесс. Метод подходит к разным сферам деятельности, а не только к разработке программных продуктов. Рассмотрим, как использовать Канбан, какие инструменты для этого имеются.
Содержание:
Что такое Kanban-методология?
Методология родом из Японии. Название сформировано из двух слов, которые буквально означают «визуальный» и «доска». Основной принцип - визуализация количества находящихся в работе задач и их движения по этапам.
Каждому проекту выделяется карточка с названием. Если сделать карточки разноцветными, станет еще проще отслеживать процесс. Карточки закрепляются на доске. Работа разбивается по этапам. Когда очередной этап завершен, карточка перемещается на следующий. Польза подхода - легкость визуального контроля. Причем полную картину видит, как руководитель, так и вся команда.
Как работает система Kanban
Рассмотрим на примере издательского центра, как происходит управление Канбан проектами. Обычно издательская работа проходит по следующим этапам (колонкам):
- темы в очереди;
- создание черновика;
- проверка материала редактором;
- внесение правок;
- подбор визуального материала;
- окончательное оформление статьи;
- окончательная проверка;
- публикация.
Например, у издательского центра в работе на очереди 10 тем. Их поручают команде из 4 человек. На доске размещают 10 карточек с названием тем. Работники берут некоторые из них в работу, перемещая соответствующие темы в раздел «создание черновика». Когда материал готов, он перемещается дальше в графу «проверка редактором». В этот момент сотрудник может взять новую тему, переставив ее из первой во вторую колонку.
Когда редактор проверил статью и оставил замечания, она попадает в раздел «внесение правок» и т. д. Благодаря такой доске наглядно видно движение дел, сколько задач на каких этапах. Доски Канбан помогают оценить возможности команды, сколько проектов и за какое время она способна выполнить. Визуализация полезна для обнаружения слабых мест. Например, если много карточек собралось в колонке «проверка редактором», значит здесь сотрудник не справляется. Нужно использовать несколько человек для проверки.
Доски Канбан помогают правильно расставлять приоритеты, поскольку задачи, находящиеся ближе к концу правого края более важны, чем те, что слева. Редактору стоит сперва проверять темы раздела «окончательная проверка», чтобы они поступили на публикацию. А только потом переходить к первоначальной проверке новых статей.
Гибкий метод работы Канбан позволяет вести множество проектов, успевая все делать вовремя. Он полезен для оценки степени загруженности и перераспределения задач.
Как внедрить метод и где его можно применять
Для внедрения метода подойдет пробковая доска. Бумажные квадратики крепятся канцелярскими иглами. Используют металлические магнитные доски и магнитики для фиксации задач. Современные инструменты Канбан - это компьютерные программы с виртуальными досками. Все участники команды имеют доступ к общей компьютерной доске со своих устройств. Это позволяет добавлять новые задачи и перемещать их, находясь не только в офисе, а из любого места.
Для внедрения методологии Kanban в организацию необходимо:
- Создать доску (обычную материальную или виртуальную).
- Разделить ее на колонки по основным этапам.
- Обучить персонал принципам методики.
- Обеспечить обратную связь для обсуждения вопросов, решения возникших проблем.
- Анализировать положение дел, количество незавершенных задач.
- На основании анализа установить лимиты проектов по каждой колонке, чтобы команда не была перегруженной.
- Найти уязвимые места, внести корректировки в работу.
Методика организации дел Канбан подойдет для любых организаций, фирм, компаний, использующих последовательные процессы. Если следующий этап нельзя начать, пока не завершится предыдущий, Канбан - идеальный вариант для организации прозрачности положения дел.
Методология применима в:
- строительстве (поиск земельного участка, оформление документов, проектирование, возведение фундамента, коробки и пр.);
- IT (согласование технического задания, создание макета, разработка сайта или приложения, наполнение контентом, тестирование);
- снабжении (поиск поставщиков, заключение договоров, создание заявок, прием поставок).
Этот подход применяется крупными компаниями: Microsoft, Toyota, Siemens, Альфа Банк, ХоумКредит. Метод развит на предприятиях Японии, Китая, Кореи.
Возможности управления
Руководителю виртуальная доска Kanban позволяет ставить задачи из любого места, следя за их выполнением. При необходимости легко вносить изменения дистанционно. Если один из этапов оказывается перегруженным, можно установить ограничение по количеству проектов. Тогда в компании озвучивается новое правило. Сотрудники переключаются на другие дела, пока колонка не разгрузится. Налаженная обратная связь (например, через каналы в самой программе Kanban) позволяет обговаривать возникшие проблемы, оперативно вносить изменения.
Почему Канбан эффективнее, чем список дел?
Методология помогает сотруднику увидеть собственную производительность без дополнительных подсчетов (все наглядно). Для руководителя - это удобный механизм контроля, чтобы регулировать нагрузку отдела, отслеживать состояние дел.
Список дел можно составить только в приоритетном порядке и вычеркивать сделанные. Но когда задача многоступенчатая, список этого не отразит. Kanban помогает разбить большой проект на ступени, контролируя этапы, что обеспечит своевременное выполнение.
Kanban уже доказал свою эффективность в крупных компаниях, поэтому методологию стоит внедрять в свой бизнес. Материальные доски подойдут для небольших местных команд, которые трудятся внутри одного офиса. Для группы удаленных специалистов или больших команд оптимальна виртуальная доска с каналами для коммуникации, поэтому потребуется программное обеспечение.
