Эффективное планирование времени с CRM
Оплата за работу сотрудников может быть сдельная или почасовая. Во всех ситуациях, но особенно во второй, важно помогать подчиненным работать продуктивно. Организовать хороший тайм менеджмент можно несколькими способами, включая системы автоматического планирования с CRM. Узнаем, как такой метод помогает в управлении компанией.
Содержание:
От чего зависит эффективность работы
Сколько успеют сделать работники за день в офисе или на складе, зависит от нескольких факторов. Среди них:
- Планирование деятельности. Если у них имеется четкий график, показывающий объем работы на каждый день, им будет понятнее, к какому результату стремиться. План дел должен быть хорошо продуман, учитывать реальное время, необходимое на выполнение задачи, а также периоды для отдыха. В противном случае на энтузиазме сотрудники продержатся только неделю или месяц, а дальше график станет существовать лишь в параллельной реальности.
- Понятность задания. В бизнес-процессах должна быть логика. Для выполнения каждой задачи необходимы прописанные инструкции, чтобы все сотрудники понимали, что от них ожидается.
- Квалификация. За одно и то же время два сотрудника выполняют разный объем, поскольку у них разное образование, опыт, способности. Это важно учитывать при распределении обязанностей.
- Мотивация. Успевать с работой за отведенное время помогает желание оставаться на этом месте. Мотивация лучше при наличии: высокой зарплаты, премий, привлекательных условий труда.
Понимая эту взаимосвязь, можно улучшить эффективное планирование времени. Но для этого важно избегать ошибок, допускаемых руководителями, которые приводят к снижению производительности.
Ошибки, которые приводят к снижению эффективности работы
Среди распространенных неправильных действия руководства:
- Запутанные бизнес-процессы. В компании сложные этапы согласования документов, разрозненные базы с информацией. Нужно ходить и уточнять что-то в другом отделе, что занимает дополнительное время.
- Стихийное поступление заданий. Поручения приходят внезапно, нет четкой приоритетности по важности, работники бросают одни задачи и берутся за другие.
- Отсутствие графиков, сроков. Непонятно, сколько времени уйдет на работу, до какого числа ее нужно выполнить.
- Противоречивые указания. Два-три руководителя дают поручения отделу, не согласовывая их между собой.
- Неграмотная постановка задачи. Отсутствие четких инструкций по выполнению тормозит процесс. Сотрудник тратит время, придумывая, как реализовать задачу.
- Проблемы с контролем. Чрезмерный контроль тормозит процесс, вселяет неуверенность в исполнителей. Отсутствие контроля выявляет ошибки при исполнении слишком поздно, поэтому работу приходится полностью переделывать, что занимает в два раза больше времени.
- Плохая коммуникация. Недостаток похвалы приводит к снижению мотивации, а нехватка критики – к допущенным грубым ошибкам, что сказывается на производительности.
Еще одна серьезная ошибка – ручное составление графиков по распределению заданий, планированию рабочего времени. Это ограничивает доступ, приходится регулярно посещать кабинет руководителя, перепроверяя информацию. Если данные в течение дня меняются, сложнее оповестить работников. Они продолжают использовать старые сведения, что вредит общему бизнес-процессу. Лучше внедрить электронную систему планирования.
Как повысить эффективность работы сотрудников
Повысить эффективность сотрудников можно при помощи программных методов учета и управления временем. Например, софт от А2Б со встроенным модулем CRM позволяет:
- Удобно вести базу всех клиентов. Это помогает собирать информацию в одной карточке для выстраивания хороших взаимоотношений.
- Видеть новые заявки, которые поступают в работу, строить воронку продаж.
- Распределять заявки среди менеджеров для равномерной обработки.
- Устанавливать сроки обработки, контролируя успеваемость.
При помощи CRM можно установить план продаж, что будет дополнительным ориентиром для каждого сотрудника. Руководителю легче анализировать успеваемость работников, видеть загруженность для дальнейшего равномерного распределения заданий. За выделенный промежуток времени настраивается автоматическое формирование отчетов.
При помощи дополнительного модуля Поручения можно раздавать задачи, вести учет рабочего времени сотрудников. В программе легко устанавливать сроки, а софт будет автоматически напоминать об их приближении. Модуль СЭД поможет создавать документы в электронном виде, согласовывать в реальном времени, пересылать, архивировать.
