Как обеспечить безопасность данных в CRM-системе
Управлять клиентской базой компании гораздо удобнее с программным обеспечением CRM (Customer Relationship Management). В нем хранятся сведения о клиентах: их покупки, контакты, адреса, семейное положение и пр. Это персонализирует покупателя, менеджеру легче делать интересные предложения, растет количество продаж или сумма чека. Но на владельца фирмы возлагается ответственность по защите информации. Как обеспечить конфиденциальность данных в CRM, вы узнаете из этой статьи.
Почему важна безопасность CRM
Всем владельцам бизнеса, работающим с клиентской базой, важно знать, как предотвратить утечку данных в CRM-системе. К этому обязывает Закон №152-ФЗ, касающийся персональных данных. В нем прописывается необходимость сохранения конфиденциальности. При утечке на должностные лица накладывается административная ответственность. Компания может заплатить крупный штраф.
Такие действия совершают для завладения клиентской базой. Одни это делают с целью шантажа, требуя вознаграждение. В противном случае данные клиентов разглашаются, что вредит репутации компании, влечет штрафы. Другие продают базу конкурентам.
Меры безопасности для CRM-систем необходимы и на случай увольнения недовольного сотрудника. Испытывая обиду, он может воспользоваться своим логином и паролем для несанкционированного входа в базу, или передать код конкурентам.
Как обеспечить безопасность CRM-системы
Ввиду описанных выше угроз, важно знать, как защитить данные в CRM-системе. Вот основные рекомендации:
- Организовать вход по паролю. У каждого сотрудника должен быть свой логин и пароль. Последний создается сложный, с комбинацией цифр, букв, разных регистров, символов. Его сложно взломать случайным подбором. При необходимости устанавливают двухфакторную идентификацию. Например, на личный телефон пользователя приходит код подтверждения.
- Менять настройки после увольнения. Когда персонал разрывает трудовые отношения с компанией, доступ в личный кабинет CRM закрывается, учетная запись удаляется. С менеджеров можно брать расписку о неразглашении личных сведений покупателей и базы.
- Разграничить доступ. Каждый сотрудник видит только ту часть базы, с которой работает. С крупными клиентами сотрудничают только старшие менеджеры. Никто из младшего звена не может удалять информацию – только вносить дополнительную.
- Настроить ограничение по IP. Если логин с паролем станут известны третьим лицам, вход в программу из другого места приведет к блокировке. Софт запросит дополнительное подтверждение личности.
- Шифровать данные при передаче. Используется защищенный протокол HTTPS и дополнительное шифрование. Даже при перехвате информации от компьютера к серверу злоумышленники получат непонятный набор символов.
- Делать резервную копию. База должна сохраняться на двух дисках со всеми изменениями каждый день. Даже при компьютерном сбое получится восстановить информацию.
- Регулярно обновлять ПО. Обновление включает меры по устранению ошибок, повышению защиты. За это отвечает разработчик, поэтому важно сохранять с ним связь, получать новые пакеты ПО.
- Установить на ПК антивирус. Общий антивирус будет блокировать вредоносные файлы.
Мониторить активность пользователей. Руководитель просматривает, какую информацию запрашивал менеджер, кому звонил. Подозрительная активность, не связанная с заказами, потребует дополнительных проверок.
Мониторить активность пользователей. Руководитель просматривает, какую информацию запрашивал менеджер, кому звонил. Подозрительная активность, не связанная с заказами, потребует дополнительных проверок.
Теперь вы больше знаете, как защитить CRM-систему от взлома. Применение софта повышает производительность бизнеса. Но руководителю компании важно понимать существующие угрозы и предусмотреть контрмеры по их устранению. В этом помогает правильный выбор CRM и разработчика.
