Как обеспечить безопасность данных в CRM-системе
Управлять клиентской базой компании гораздо удобнее с программным обеспечением CRM (Customer Relationship Management). В нем хранятся сведения о клиентах: их покупки, контакты, адреса, семейное положение и пр. Это персонализирует покупателя, менеджеру легче делать интересные предложения, растет количество продаж или сумма чека. Но на владельца фирмы возлагается ответственность по защите информации. Как обеспечить конфиденциальность данных в CRM, вы узнаете из этой статьи.
Почему важна безопасность CRM
Всем владельцам бизнеса, работающим с клиентской базой, важно знать, как предотвратить утечку данных в CRM-системе. К этому обязывает Закон №152-ФЗ, касающийся персональных данных. В нем прописывается необходимость сохранения конфиденциальности. При утечке на должностные лица накладывается административная ответственность. Компания может заплатить крупный штраф.
Советы по безопасности данных в CRM-системах необходимы, поскольку в интернете много вредоносных программ. Сотрудник может получить письмо на рабочую почту, открыв которое, запустит вирус. Другие сообщения оформляются как будто от другого сотрудника. Это может быть ссылка на СРМ, имеющую идентичный вид. Введя логин и пароль злоумышленники получат доступ к рабочем кабинету менеджера.
Такие действия совершают для завладения клиентской базой. Одни это делают с целью шантажа, требуя вознаграждение. В противном случае данные клиентов разглашаются, что вредит репутации компании, влечет штрафы. Другие продают базу конкурентам.
Меры безопасности для CRM-систем необходимы и на случай увольнения недовольного сотрудника. Испытывая обиду, он может воспользоваться своим логином и паролем для несанкционированного входа в базу, или передать код конкурентам.
Как обеспечить безопасность CRM-системы
Ввиду описанных выше угроз, важно знать, как защитить данные в CRM-системе. Вот основные рекомендации:
- Организовать вход по паролю. У каждого сотрудника должен быть свой логин и пароль. Последний создается сложный, с комбинацией цифр, букв, разных регистров, символов. Его сложно взломать случайным подбором. При необходимости устанавливают двухфакторную идентификацию. Например, на личный телефон пользователя приходит код подтверждения.
- Менять настройки после увольнения. Когда персонал разрывает трудовые отношения с компанией, доступ в личный кабинет CRM закрывается, учетная запись удаляется. С менеджеров можно брать расписку о неразглашении личных сведений покупателей и базы.
- Разграничить доступ. Каждый сотрудник видит только ту часть базы, с которой работает. С крупными клиентами сотрудничают только старшие менеджеры. Никто из младшего звена не может удалять информацию – только вносить дополнительную.
- Настроить ограничение по IP. Если логин с паролем станут известны третьим лицам, вход в программу из другого места приведет к блокировке. Софт запросит дополнительное подтверждение личности.
- Шифровать данные при передаче. Используется защищенный протокол HTTPS и дополнительное шифрование. Даже при перехвате информации от компьютера к серверу злоумышленники получат непонятный набор символов.
- Делать резервную копию. База должна сохраняться на двух дисках со всеми изменениями каждый день. Даже при компьютерном сбое получится восстановить информацию.
- Регулярно обновлять ПО. Обновление включает меры по устранению ошибок, повышению защиты. За это отвечает разработчик, поэтому важно сохранять с ним связь, получать новые пакеты ПО.
- Установить на ПК антивирус. Общий антивирус будет блокировать вредоносные файлы.
Мониторить активность пользователей. Руководитель просматривает, какую информацию запрашивал менеджер, кому звонил. Подозрительная активность, не связанная с заказами, потребует дополнительных проверок.
Мониторить активность пользователей. Руководитель просматривает, какую информацию запрашивал менеджер, кому звонил. Подозрительная активность, не связанная с заказами, потребует дополнительных проверок.
Теперь вы больше знаете, как защитить CRM-систему от взлома. Применение софта повышает производительность бизнеса. Но руководителю компании важно понимать существующие угрозы и предусмотреть контрмеры по их устранению. В этом помогает правильный выбор CRM и разработчика.
