Функциональные требования к системе электронного документооборота
Электронный документооборот (ЭДО) сокращает трудовые затраты на обработку документов, экономит деньги. С ним проще работать с документацией, повышается производительность, улучшается организованность. Если думаете о внедрении ЭДО, полезно узнать типовые функциональные требования к системе электронного документооборота. Это поможет правильно выбрать программный продукт для своей организации.
Описание функций ЭДО
ЭДО это программа для работы с документами. Она бывает коробочной или облачной. Коробочный вариант устанавливается на сервер фирмы-заказчика. Через внутреннюю сеть с ним можно работать с любого подключенного компьютера. При подключении сервера к интернету появляется удаленный доступ для работы. Платить нужно сразу, зато впоследствии расходов нет.
Облачная версия подразумевает работу программы на сервере разработчика. Для старта определяют количество сотрудников, которым требуется предоставить доступ. За каждого взимается небольшая ежемесячная плата. Зато нет расходов при начале работы.
Среди главных функций ЭДО:
- Создание документа – программа содержит инструменты для написания, редактирования. Поддерживает классификацию по категориям бланков. Предусматривает подписание простой незащищенной подписью или, при необходимости, квалифицированной защищенной.
- Отправка настройка постоянных или разовых маршрутов для передачи файла.
- Согласование – возможность совместной работы для внесения правок, обсуждения, утверждения финальной версии.
- Сохранение истории изменений для отслеживания, кто работал с документом, у кого он сейчас.
- Хранение – сквозная регистрация документа для размещения в архиве.
Дополнительные функции программы зависят от конкретного продукта. При необходимости можно обратиться к разработчику для дописания исходного кода.
Необходимые требования к ЭДО
Большинство заказчиков выдвигают следующие требования к ЭДО:
- Читаемость форматов. Программа должна поддерживать распространенные форматы текстовых файлов. Это позволит при необходимости открыть документ в штатном редакторе, если на устройстве нет доступа к СЭД.
- Удобство интерфейса. Панель для работы должна быть простой. От этого зависит время, требуемое персоналу на освоение. При сложном интерфейсе внедрение займет более длительный период или провалится.
- Безопасность хранения. Важно размещение двух копий с ежедневным обновлением на разных дисках. Тогда программный сбой не приведет к полному уничтожению данных. Вход для работы с платформой должен быть по логину с паролем. Это исключит создание или редактирование цифровых бланков неуполномоченными лицами. Разграничение уровней доступа закроет важные сведения от рядовых сотрудников.
- Регистрация действий. Протоколирование работы покажет, у кого документ сейчас, кто внес правки.
- Возможность совместной работы. Ускоряет согласование при большом количестве подписантов.
- Внутренняя связь в едином рабочем поле. Упрощает взаимодействие между отделами, отдельными сотрудниками, чтобы они не созванивались по каждому вопросу.
- Работа на разных устройствах, из разных мест. Важно, чтобы программа корректно открывалась на офисных компьютерах, ноутбуках, а также с ней можно было работать из дома или в поездке.
- Многокритериальный поиск. Упрощает обращение к документу, если он понадобится. Критериями поиска могут быть: фамилия автора, дата создания, участники согласования, тема, тип бланка и пр.
Важно, чтобы в ЭДО можно было загрузить оцифрованную документальную базу компании. Это поможет упорядочить документацию, все хранить в одном месте. Некоторые заказчики считают необходимым среди функциональных требований интеграцию с CRM.
Если приобретается коробочная версия, выдвигаются технические требования к аппаратной части. У каждого разработчика они свои, что требует определенной производительности процессора, размера оперативной и постоянной памяти.
Законодательные требования
При выборе оператора и разработчика ЭДО нужно убедиться, что платформа соответствует государственным правилам. Среди законодательных требований:
- Закон №402-ФЗ о ведении бухгалтерского учета.
- Приказ №69, принятый в 2020 году, о требованиях для архивов государственных органов.
- Налоговый кодекс РФ.
- Закон №125-ФЗ про архивы.
- ФСБУ 27/2021 о документообороте для бухгалтерии.
- Приказ Минфина №62н об утверждении вида документов для бухучета.
Программа от А2Б предлагает удобный ЭДО с подключаемыми модулями. Среди них: CRM, Проекты, и пр. Есть облачная и коробочная версия. Продукт соответствует действующим правилам, прост для освоения.
