Электронный документооборот между организациями
Электронный документооборот может быть не только внутренним (для пересылки отчетов, справок, накладных, приказов), но и внешним. Во втором случае возможно дистанционное заключение договоров, отправка официальных коммерческих предложений, счетов-фактур, квитанций. Если контрагентом выступает Пенсионный фонд или налоговая, для сдачи документов не потребуется их посещать. Сегодня мы рассмотрим, что такое электронный обмен документами между предприятиями, юридическими лицами, государственными инстанциями. Разберем, как он работает и что нужно для правильного оформления.
Содержание:
Что такое электронный обмен документами между предприятиями
Два предприятия, использующие ЭДО, могут экономить время и средства, обмениваясь документами в цифровом формате. Причем статус документации равнозначен бумажной, подписанной от руки с мокрой печатью. Для этого необходимо установить программу на серверах обеих фирм, чтобы в рабочих компьютерах, подключенных к ним появилась возможность создавать и редактировать документы.
Окно программы схоже с почтовым агентом. В нем удобно выбирать шаблон составляемого документа, заполнять необходимые поля. Затем текст можно согласовать с другими руководителями отделов, которые тут же вносят правки. После этого файл подписывается и отправляется в цифровом формате контрагенту. Это позволяет заключать договора, пересылать отчетность о проделанной работе, выставлять инвойсы, акты-выполненных работ.
Чтобы все было законно, необходимо следовать государственным нормам. ЭДО между организациями регулируется на законодательном уровне следующими актами:
- ФЗ 402 о правильности бухгалтерского учета.
- ФЗ 149 о защите информации и применении информационных технологий.
- ФЗ 63 о правильном применении электронной подписи и ее видах.
Дополнительно учитываются отдельные приказы ФНС, Постановления Правительства, выборочные статьи Гражданского и Налогового кодексов.
Как перейти на электронный документооборот с контрагентами
Чтобы перейти на ЭДО, необходимо выбрать систему электронного документооборота между организациями. Они бывают разные по функционалу, цене, сложности освоения, понятности интерфейса. Сравните разные варианты, определите, сколько сотрудников будут участвовать в документообороте (обычно он потребуется руководителю, бухгалтерии, снабжению). Далее для процесса перехода:
- Выберите оператора ЭДО, который будет передавать ваши файлы по зашифрованным каналам, обеспечивая конфиденциальность. Заключите с ним договор на обслуживание.
- Приобретите сертификат квалифицированной электронной подписи в аккредитованном центре. Только она приравнивается к собственноручной.
- Обучите персонал работе с системой электронного документооборота между организациями.
- Внесите изменения в устав компании, обязывающие применять ЭДО.
УКЭП придется подписывать счета-фактуры и другие значимые документы, отправляемые контрагентам. Внутреннюю документацию можно подписывать простой подписью в виде кодов или паролей, чтобы можно было идентифицировать отправителя, защитить файл от изменений несанкционированным лицом.
Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту
Заявление на подключение к цифровому документообороту требуется чаще всего при сдаче отчетности в Пенсионный Фонд РФ. Поскольку это не обычный контрагент, как партнеры по бизнесу, а внебюджетный государственный фонд, нужно заполнение установленной формы. Шаблон предоставляется на официальном сайте ПФР. Основные требования для заявления, это наличие:
- полных реквизитов организации, которая будет взаимодействовать с фондом в электронном виде (ИНН, КПП, данные банка, юридический адрес, номер регистрации в ПФР);
- информации о криптозащите, обеспечивающей конфиденциальность передаваемых сведений;
- сведений об операторе, обслуживающем компанию;
- подпись и печать руководителя фирмы.
Когда заявление принято и проверено, заключается соглашение о подключении к ЭДО. Бланк для соглашения тоже есть на официальном сайте.
Письмо о переходе на ЭДО
Переход на ЭДО между организациями можно обсудить в устной форме, но более солидно и правильно сделать это письменно. Для этого составляется письмо с предложением внедрить цифровой способ обмена документацией. В письменном сообщении указывают:
- законодательные документы для ознакомления с государственными нормами в этой сфере;
- преимущества перехода (экономия на бумаге, тонерах, курьерах, экономия времени на доставку, согласование, обмен, компактное хранение и пр.);
- список документов, которыми компания планирует обмениваться.
Если вы уже используете определенную систему электронного документооборота, можно порекомендовать ее контрагенту. Это упростит обработку файлов, поскольку они будут составлены одной программой.
Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами
Если содержание передаваемых документов сверхсекретное, разумно заключить отдельное соглашение об обмене документацией в цифровом формате. Это придаст деловым отношениям большей серьезности, поможет установить ответственность в случае нарушения прав или утечки данных. Законодательство не регламентирует форму подобных соглашений, поэтому они составляются по общему порядку. Среди возможных разделов: реквизиты сторон, срок действия, предмет соглашения, порядок выполнения обязательств. Можно добавить порядок решения споров, оговорить формат файлов, поставить подписи и печати.
Обмен цифровыми документами между организациями выгоден снижением затрачиваемого времени и ресурсов. Но для этого нужно выбрать удобную программу, оператора ЭДО и правильно все оговорить с партнерами по бизнесу.
