Онлайн-консультация А2Б
Здравствуйте! Мы можем вам чем-то помочь?
Заполняя данные, вы даете согласие с Политикой обработки персональных данных
😇 🙂 😕 😡 😈 😞 😘 😋 😥 😩 😄 😆 😉 😎 😐 😜 😯 👍 👎 😃

Автоматизация документооборота

Работа с бумажными документами обходится предприятиям ежегодно в десятки или сотни тысяч рублей. Подход с внедрением электронного документооборота позволяет сократить затраты. Функционал ЭДО зависит от разработчика. Есть программы, выполняющие часть работы без участия пользователя или по одному нажатию клавиши. Автоматизация документооборота повышает скорость создания и обработки документов еще больше, что улучшает управление внутри организации, содействует надежной работе компании.

Что такое автоматизация документооборота

Система автоматизации документооборота переводит ведение документации из бумажного формата в электронный. Выбирается сервис (коробочный или облачный), к которому подключаются ноутбуки, компьютеры, планшеты сотрудников. Софт позволяет создавать, согласовывать, отправлять и подписывать цифровой подписью файлы. После этого они имеют ту же юридическую силу, что и бумажные с подписью и печатью директора.

автоматизация-документооборота

Созданная документация хранится в электронном виде, пересылается между отделами. При внешнем документообороте файлы посылаются контрагентам или в государственные инстанции, например, в налоговую. Такое решение дает быстрое движение документов и надежное хранение.

При автоматизации электронного документооборота настраиваются функции, чтобы часть работы выполнялась программой автоматически без участия пользователя. Это могут быть следующие действия:

  • заполнение отдельных полей данными, которые всегда указываются на этом типе бланков (наименование организации, фамилии руководства, пр.);
  • автоматическая отправка документа на согласование по заранее составленным маршрутам без ручного выбора получателей;
  • автоматическое подписание бланков при отправке, без необходимости вставлять внешний флеш-накопитель с ключом.

Почему нужна автоматизация

Система автоматизации электронного документооборота упрощает рутинные процессы, ускоряет создание, обработку. Вот проблемы, которые решает софт:

  • Легко находить документы по автоматическому поиску, введя: фамилию отправителя, тему, дату и пр
  • Простое согласование по заранее созданному маршруту с возможностью оставлять комментарии, подписывать или возвращать файл на доработку.
  • Защита документации от случайной потери или передачи в чужие руки при пересылке.
  • Ускорение заполнения бланков благодаря наличию шаблонов с уже введенными данными.
  • Защита файлов от повреждения и порчи, бессрочное надежное хранение.

Цели автоматизации документооборота

Конкретные цели обозначаются перед внедрением автоматизации документооборота, от чего зависит конфигурация системы. Среди возможных вариантов:

  • Компания сильно выросла, поэтому происходит документооборот с тысячами бланков в месяц. В таком случае цель процесса автоматизации документооборота – сэкономить на бумаге, обеспечит своевременное оформление необходимой документации. С ЭДО будет легче обрабатывать и хранить документы.
  • У фирмы много сотрудников и филиалов по городу, региону, стране. Движение документов осуществляется курьерскими службами, логистическими компаниями и почтой. Цель автоматизации с ЭДО – обеспечить простую передачу файлов между филиалами компании, сэкономив на услугах логистических служб.
  • Организация работает с документами, требующими регулярного согласования между руководителями отделов. Цель ЭДО – настроить маршруты, сделав эту работу прозрачной.

С автоматизацией документооборота выстраивается хорошая коммуникация между отделами, что идет бизнесу на пользу. Еще одна цель – создается единый массив данных, к которому имеют доступ все подразделения. Это упрощает поиск и обработку файлов.

виды-автоматизации

Виды систем автоматизации документооборота предприятия

В зависимости от деятельности компании может потребоваться интеграция одной или нескольких систем автоматизации документооборота предприятия:

  • Workflow-решения. Помогают создавать, редактировать, проверять документы. Устанавливается контроль сроков, напоминания об отправке, несоответствии графику.
  • Системы делопроизводства. Упорядочивают работу с внутренними файлами, упрощая перемещение справок, приказов, актов по фирме или в рамках одного структурного подразделения. 
  • Электронные архивы. Позволяют хранить тысячи документов, обеспечивая легкий доступ к ним по системе поиска. 
  • ECM-системы. Помогают контролировать поручения внутри фирмы, управлять библиотеками, записями. Поддерживают настройку прав доступа, разрешают редактировать файлы, работать с некаталогизированным контентом. 

Преимущества системы автоматизации

Автоматизация бизнес процессов при помощи документооборота дает следующие преимущества:

  • увеличивается скорость создания и обработки документации;
  • упрощается обработка большого количества файлов;
  • вся работа по ведению документации на предприятии становится прозрачной, легко контролируемой;
  • повышается уровень защиты корпоративной информации;
  • нет нужды в большой комнате для хранения;
  • упрощается поиск нужного документа;
  • создаются регламенты для обработки файлов, что повышает организованность команды;
  • сотрудникам проще взаимодействовать друг с другом.

Использование автоматизации документооборота повышает производительность обработки файлов. Интуитивно понятный интерфейс программы быстро осваивается сотрудниками, что упрощает интеграцию. Затраченные средства на внедрение быстро окупаются повышением организованности на фирме при работе с документацией.